Administrative Assistant M/W

il y a 4 jours

Paris, Île-de-France Ipsen Temps plein

The Administrative Assistant will provide comprehensive support to the Intellectual Property (IP) team in managing its administrative and budget activities. The role involves end-to-end ownership of delegated tasks, ensuring smooth coordination of internal processes, vendors, and external counsels, while maintaining high standards of accuracy and confidentiality.

Key Responsibilities
Provide Administrative Support for the IP Team

  • Manage vendors and outside counsels in the follow-up of cost reports (e.g., request quotations on a recurring basis from suppliers and agents, and send billing guidelines).
  • Facilitate document signatures as required.
  • Document parallel import cases by scanning physical samples and updating the dedicated tracking spreadsheet.

Assist with the Management of Budgetary Processes

  • Support the management of outside counsels and vendor relations.
  • Set up new vendors or reactivate vendor profiles in the internal system.
  • Assist with tasks related to the Patent and Trademark budget, including monthly updates to the budget spreadsheet.
  • Contribute to the annual budget preparation: draft worksheets, gather input from attorneys, and compile data.
  • Handle invoice-related tasks, including follow-up on statements of account received from vendors.
  • Work with SAP and the accounting department to resolve invoicing issues.
  • Assist in creating and following up purchase orders (goods receipt) within the Ipsen system.
  • Help establish price lists with agents for IP formalities (e.g., filing fees).
  • Participate in the implementation of e-invoicing solutions.

Provide Organizational Support to the IP Team

  • Assist in managing IP tools (e.g., CPA, subscriptions).
  • Manage file organization: ordering, returning, scanning, sorting, and archiving patent and trademark certificates.
  • Coordinate departmental activities and serve as a liaison between the IP team and internal/external contacts.
  • Support the organization of IP group meetings (IP Seminars, Global IP Team meetings, patent attorney meetings, etc.): manage agendas, produce minutes, and ensure timely distribution of materials.
  • Coordinate IP team members' travel arrangements, reimbursements, and address real-time travel issues.
  • Organize conference registrations and membership renewals for professional associations.
  • Book conference rooms and coordinate both on-site and off-site meetings in collaboration with other administrative staff across international locations.
  • Maintain and update key group documents such as the IP team roster, roles, and responsibilities.
  • Assist in the management and organization of the IP Group SharePoint site.

Profile

  • Executive Assistant diploma or equivalent, or experience/diploma in paralegal studies.
  • Proven proficiency with office software and digital tools.
  • Strong digital fluency and attention to detail
  • French & english : fluent

  • assistant administratif

    il y a 7 jours

    Paris, Île-de-France APF ENTREPRISES Temps plein

    Description du poste Nous recherchons, pour l'un de nos clients basé à Paris 9ème  un assistant administratif, ressources humaines et comptabilité.L'assistant administratif, RH et comptabilité assiste la Responsable Administratif et financière dans la gestion des Ressources Humaines, de la comptabilité et l'administratif liée à l'exploitation de...

  • assistant administratif

    il y a 4 jours

    Paris, Île-de-France APF ENTREPRISES Temps plein

    Description du poste Nous recherchons, pour l'un de nos clients basé à Paris 9ème un assistant administratif, ressources humaines et comptabilité.L'assistant administratif, RH et comptabilité assiste la Responsable Administratif et financière dans la gestion des Ressources Humaines, de la comptabilité et l'administratif liée à l'exploitation de...

  • Assistant administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France CENTRE PREPARATOIRE AUX CARRIERES MEDICALES - JURIDICAS Temps plein

    Le groupe CJC composé des écoles CPCM / Juridicas / Cap Barreau est un institut leader de l'enseignement secondaire. Chaque année, nos étudiants suivent des cours de perfectionnement pour réussir le concours de 1ère année des études de Santé (CPCM), décrocher une mention en Licence de droit (Juridicas) ou réussir l'entrée au concours d'avocat...

  • Assistant(e) Administrative

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France FretBay Temps plein

    MissionsL'assistant(e) administratif(ve) assurera l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier/emails.La personne assurera le secrétariat, le suivi des dossiers (clients et transporteurs), des plannings et des tableaux de bord.La personne assurera le suivi des commandes passées auprès des...

  • assistante administrative

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France OPTIMADMIN Temps plein

    Nous recherchons pour une pharmacie située dans le17ᵉ arrondissementun(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) pour nous accompagner dans la remise en ordre de la gestion administrative et optimiser l'organisation au quotidien. Vos missionsOuverture, tri, scan et classement du courrierRangement et réorganisation complète du bureauAppels aux...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Paris, Île-de-France APF FRANCE HANDICAP INTERIM Temps plein

    Description de l'entreprise Qui sommes - nous ? APF France handicap créée une filiale travail temporaire « handicap intérim » dédiée à 100% pour des personnes en situation de handicap en France, pour une société plus inclusive et solidaire dans la dynamique « Cap vers l'entreprise inclusive » pilotée par le Ministère du travail.Notre...

  • Assistant administratif

    Il y a 43 minutes

    Paris, Île-de-France CPCM - Prépa médecine PASS LAS LSPS Temps plein

    Qui sommes-nous ?Le Groupe CJC, composé des écoles CPCM, Juridicas et Cap'Barreau, est un acteur de référence dans l'enseignement supérieur privé.Chaque année, nous accompagnons nos étudiants vers la réussite :Au concours de la 1ère année des études de santé (CPCM),Pour la mention en Licence de Droit (Juridicas),Au concours d'entrée au CRFPA...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Manitou Americas Temps plein

    Pourquoi rejoindre Manitou Group ?Manitou s'engage résolument envers ses collaborateurs. Avec une approche "One United Team", nous cultivons à l'échelle internationale un environnement de travail dynamique et orienté résultats. Nous garantissons l'égalité des chances et valorisons la diversité de plus de 6000 employés dans plus de 30 pays (6...

  • Assistant Administratif/ Assistante Administrative

    il y a 4 jours

    Paris, Île-de-France FOP - Fédération Française des Producteurs d'Oléagineux et de Protéagineux Temps plein

    Association spécialisée de la FNSEA, la FOP (Fédération française des producteurs d'oléagineux et de protéagineux) représente les producteurs d'oléagineux (colza, tournesol, soja, lin oléagineux, olive…) et de protéagineux (pois, féveroles, lupins …). Elle réunit près de producteurs.Elle assure la défense et la promotion des intérêts des...

  • Assistant administratif

    il y a 9 heures

    Paris, Île-de-France Actual group Temps plein

    Actual Talent, est la division spécialisée d'Actual group, 5ème acteur du travail et de l'emploi en France à la vision résolument humaniste. Nous déployons avec nos clients les solutions d'acquisition et d'évaluation de Talents qui construisent aujourd'hui et demain, la performance de leur organisation. Depuis plus de 20 ans, nos consultants...