Administrative Assistant M/W

il y a 3 jours

Paris, Île-de-France IPSEN Temps plein

The Administrative Assistant will provide comprehensive support to the Intellectual Property (IP) team in managing its administrative and budget activities. The role involves end-to-end ownership of delegated tasks, ensuring smooth coordination of internal processes, vendors, and external counsels, while maintaining high standards of accuracy and confidentiality.

Key Responsibilities

Provide Administrative Support for the IP Team

  • Manage vendors and outside counsels in the follow-up of cost reports (e.g., request quotations on a recurring basis from suppliers and agents, and send billing guidelines).
  • Facilitate document signatures as required.
  • Document parallel import cases by scanning physical samples and updating the dedicated tracking spreadsheet.

Assist with the Management of Budgetary Processes

  • Support the management of outside counsels and vendor relations.
  • Set up new vendors or reactivate vendor profiles in the internal system.
  • Assist with tasks related to the Patent and Trademark budget, including monthly updates to the budget spreadsheet.
  • Contribute to the annual budget preparation: draft worksheets, gather input from attorneys, and compile data.
  • Handle invoice-related tasks, including follow-up on statements of account received from vendors.
  • Work with SAP and the accounting department to resolve invoicing issues.
  • Assist in creating and following up purchase orders (goods receipt) within the Ipsen system.
  • Help establish price lists with agents for IP formalities (e.g., filing fees).
  • Participate in the implementation of e-invoicing solutions.

Provide Organizational Support to the IP Team

  • Assist in managing IP tools (e.g., CPA, subscriptions).
  • Manage file organization: ordering, returning, scanning, sorting, and archiving patent and trademark certificates.
  • Coordinate departmental activities and serve as a liaison between the IP team and internal/external contacts.
  • Support the organization of IP group meetings (IP Seminars, Global IP Team meetings, patent attorney meetings, etc.): manage agendas, produce minutes, and ensure timely distribution of materials.
  • Coordinate IP team members' travel arrangements, reimbursements, and address real-time travel issues.
  • Organize conference registrations and membership renewals for professional associations.
  • Book conference rooms and coordinate both on-site and off-site meetings in collaboration with other administrative staff across international locations.
  • Maintain and update key group documents such as the IP team roster, roles, and responsibilities.
  • Assist in the management and organization of the IP Group SharePoint site.

Profile

  • Executive Assistant diploma or equivalent, or experience/diploma in paralegal studies.
  • Proven proficiency with office software and digital tools.
  • Strong digital fluency and attention to detail
  • French & english : fluent

  • service de presse H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Temps plein 25 000 € - 45 000 € par an

    Informations générales Entité Grasset a publié de nombreux romanciers, historiens et penseurs du XXe siècle, et la maison s'est imposée rapidement et durablement parmi les maisons d'édition les plus prestigieuses, dont les auteurs ont fréquemment été distingués par le Prix Nobel, l'Académie française ou les grands prix littéraires. Grasset...

  • Mechatronics Product Trainer(W/M/D)

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France Sidel Group Temps plein

    Octeville Mechatronics Product Trainer(W/M/D) YOUR OPPORTUNITYYou will be, as a Mechatronics product trainer(W/M/D), responsible for delivering high quality training solutions within own pre-defined area to both internal and external audiences using different delivery methods (e.g. classrooms, coaching) at Sidel, at the customer site or via remote learning....

  • service de presse H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Temps plein 80 000 € - 120 000 € par an

    Informations générales Entité Les Editions Stock, filiale du groupe Hachette Livre, sont spécialisées en littérature française et étrangère, ainsi qu'en essais et documents. La maison publie des personnalités et auteurs à succès tels qu'Erik Orsenna, Justine Lévy, Jean-Louis Fournier, Michel Cymes, etc…   Référence Intitulé du...

  • assistant administratif

    il y a 3 jours

    Paris, Île-de-France APF ENTREPRISES Temps plein

    Description du poste Nous recherchons, pour l'un de nos clients basé à Paris 9ème un assistant administratif, ressources humaines et comptabilité.L'assistant administratif, RH et comptabilité assiste la Responsable Administratif et financière dans la gestion des Ressources Humaines, de la comptabilité et l'administratif liée à l'exploitation de...

  • assistant administratif

    il y a 7 jours

    Paris, Île-de-France APF ENTREPRISES Temps plein

    Description du poste Nous recherchons, pour l'un de nos clients basé à Paris 9ème  un assistant administratif, ressources humaines et comptabilité.L'assistant administratif, RH et comptabilité assiste la Responsable Administratif et financière dans la gestion des Ressources Humaines, de la comptabilité et l'administratif liée à l'exploitation de...

  • Alternance Assistant administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France LWS - Ligne Web Services Temps plein

    LWS recherche dans le cadre de son développementun assistant administratif en alternance (H/F).Vous recherchez une alternance pour un poste d'assistant administratif ? Au sein du département Service Client, le poste consiste à faire du contact commercial avec les clients. Faire les factures, paiements, remboursements, règlement des litiges etc.Vous avez...

  • Assistant administratif

    il y a 3 jours

    Paris, Île-de-France AD Education Temps plein

    FICHE DE POSTE –Assistant administratif Pôle CFAPôle Qualité & Pédagogie / Pôle CFA Positionnement dans l'organisationSous la direction d'une co-responsabilité au sein Pôle CFA, l'assistant administratif prendra part aux diverses missions entourant la gestion administrative des différents CFA* du groupe.Il intégrera une équipe de 9...

  • Assistant administratif

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France CENTRE PREPARATOIRE AUX CARRIERES MEDICALES - JURIDICAS Temps plein

    Le groupe CJC composé des écoles CPCM / Juridicas / Cap Barreau est un institut leader de l'enseignement secondaire. Chaque année, nos étudiants suivent des cours de perfectionnement pour réussir le concours de 1ère année des études de Santé (CPCM), décrocher une mention en Licence de droit (Juridicas) ou réussir l'entrée au concours d'avocat...

  • Assistant(e) Administrative

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France FretBay Temps plein

    MissionsL'assistant(e) administratif(ve) assurera l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier/emails.La personne assurera le secrétariat, le suivi des dossiers (clients et transporteurs), des plannings et des tableaux de bord.La personne assurera le suivi des commandes passées auprès des...

  • assistante administrative

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France OPTIMADMIN Temps plein

    Nous recherchons pour une pharmacie située dans le17ᵉ arrondissementun(e) assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) pour nous accompagner dans la remise en ordre de la gestion administrative et optimiser l'organisation au quotidien. Vos missionsOuverture, tri, scan et classement du courrierRangement et réorganisation complète du bureauAppels aux...