Assistant administratif

La Société LAVAL, entreprise familiale française, créée en 1878 est le fournisseur d'outillage et de fournitures, écrins et présentoirs, de gammes de bijoux et de montres auprès des professionnels Horlogers-Bijoutiers. Elle offre une expertise et un savoir-faire uniques depuis cinq générations.

Elle distribue en France et à l'international références dont une partie par ses deux filiales, Selfor à Paris et Comptoir Niçois à Nice.

Afin d'accompagner notre notre croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) qui accompagne la direction de l'entreprise, afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

VOS MISSIONS

Assistanat :

• Assiste la direction afin d'optimiser la gestion de son activité : prise de RV, gère les plannings, filtre les appels,
• Prépare et contrôle les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…),
• Gère l'organisation des déplacements de la direction et des équipes parisiennes : réservation des transports et hébergements,
• Prend en charge le suivi complet de dossiers ou d'événement spécifiques,
• Prend en charge les dossiers de protections des marques et des modèles,
• Gère les notes de frais de la direction,

Communication :

• Conçoit et rédige les courriers, rapports, notes…,
• Prépare et organise les réunions (convocations, préparations des dossiers, réservations, comptes rendu…),
• Participe à certaines réunions afin d'en rédiger les comptes rendus,
• Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des structures,

Administratif :

• Gère l'intervention et suivi des dossiers des prestataires externes : RDV des intervenants, plombiers, électriciens, experts, vidéosurveillance, alarmes, assurances, entretien des locaux…,
• Gère le classement et l'archivage des dossiers de la direction,
• Gère quotidiennement le courrier : reçu et à envoyer
• Prend en charge la gestion des fournitures (recueil des besoins et centralisation des commandes),
• Rend compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer

VOTRE PROFIL

De formation Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat de direction/manager, gestion MPE-PMI ou équivalent, vous possédez 5 ans d'expérience minimum,

Vos principales qualités sont votre adaptabilité, votre dynamisme, un esprit d'initiative, de discrétion, d'organisation et de rigueur. Vous êtes polyvalente, réactive et autonome. Vous avez un esprit de synthèse et d'analyse, une aisance relationnelle, des capacités rédactionnelles, un sens de l'écoute et de communication. Vous êtes en capacités à gérer les situations de crise à prioriser les missions confiées.

Vous maîtrisez les méthodes de classement, d'archivage et les techniques de numérisation.

Vous avez des facilités et de l'aisance dans la rédaction et maîtrisez l'orthographe et la syntaxe.

Vous parlez Anglais couramment. La maîtrise d'autres langues est un plus.

Vous maitrisez le pack office et l'utilisation des outils collaboratifs et de communication.

NOS AVANTAGES :

Salaire : Selon profil, expérience et diplômes

Prime de fin d'année

Titre restaurant – valeur faciale 8,00 €, prise en charge employeur de 60%

Accord de Participation

Mutuelle d'entreprise

Conditions de travail :

Temps de travail de 35h par semaine, auxquelles s'ajoutent 3h45 d'heures supplémentaires

Du lundi au vendredi de 9h00 à 17h30