Gestionnaire de scolarite

L'Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de étudiants en formation initiale ou continue.

Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l'offre de recherche de l'UPJV.

Antenne Universitaire de Beauvais (AUB),situé au cœur de la ville de Beauvais, est composé d'une Antenne Universitaire, de l'IUT de l'Oise et du Crous. L'implantation de l'Antenne Universitaire permet à 600 jeunes de suivre une formation de l'enseignement supérieur et d'avoir un diplôme reconnu. L'Antenne Universitaire de Beauvais (AUB) propose des formations dans 2 domaines : Arts, Lettres, Langues & Sciences, Technologie, Santé

Localisation géographique : 52 boulevard Saint-André – 60000 BEAUVAIS

Le (la) gestionnaire de scolarité exécute les actes administratifs de gestion courante de la scolarité et la vie de l'étudiant. Recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'Antenne Universitaire. Informe et oriente les étudiants dans leurs démarches.

Activités principales :

Réaliser les opérations de gestion courante du Secrétariat à la Scolarité et la vie de l'étudiant :

• Gestion des Inscriptions Administratives sur l'application APOGEE
• Gestion des Inscriptions Pédagogiques sur l'application APOGEE
• Gestion des Plannings – Gestion des salles sur l'application CELCAT
• Gestion des données (extractions d'informations, statistiques, élaboration de tableaux…)
• Gestion des conventions de stage

Dossiers scolaires

• Gestion des transferts, dérogation, validation, bourses, absences, Régimes Spécifiques d'Etudes
• Gestion des demandes de remboursement

Organisation des examens/jury

• Préparation des documents PV-Liste émargement, sujets
• Affichage des résultats

Gestion des résultats sur l'application APOGEE

• Saisie des notes, édition des PV de délibération,
• Edition et envoi des relevés de notes aux étudiants
• Remise des diplômes

Gestion des candidatures études en France

• Extraction des dossiers, transmission des fiches navettes….

Secrétariat : courrier, notes de service, reproduction, diffusion

• Saisir, mettre en forme des documents

Suppléer les autres secrétaires de la scolarité en cas d'afflux de travail

Activités associées :

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l'Antenne Universitaire (Enseignants et étudiants)
• Classer et archiver les documents et informations
• Participer à la vie de l'Etablissement
• Serre-file en cas d'évacuation des bâtiments

Contraintes particulière:

• Amplitude horaire éventuelle, gestion et respect du temps de travail pour permettre aux étudiants d'obtenir l'information souhaitée pendant leur temps de repos.

Rémunération basée sur la grille indiciaire Technicien de classe normale : https://extra.u-

Type de contrat : CDD, Suppléance du 25/03/2026 au 14/07/2026, Temps plein, ouvert aux contractuels

Date limite pour postuler : 15/01/2026

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et des composantes de l'UPJV
• Connaître des bases techniques de communication orale et écrite
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Notion de base du secrétariat à la scolarité
• Connaître la règlementation autour de la scolarité

Savoir-faire opérationnels/techniques :

• Bonne maîtrise de l'informatique pour utilisation des outils bureautiques : connaissance de MS office et logiciel Apogée – Celcat – ENT
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte
• Accueil des usagers
• Bonne orthographe
• Polyvalence, flexibilité

Savoir-être :

• Aisance expression orale et écrite
• Etre autonome/confiance en soi
• Sens de l'organisation
• Etre réactif(ve)
• Savoir anticiper
• Avoir le sens du relationnel
• Etre rigoureux(se)
• Savoir s'adapter
• Faire preuve de discrétion
• Être diplomate