assistante en gestion administrative

Le poste est à pourvoir au sein de l'unité PCCEI, une unité mixte de recherche pluridisplinaire, composée de chercheurs, ingénieurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Elle est répartie sur deux sites : la Délégation régionale Occitanie Méditerranée à Montpellier, l'hôpital Pierre Zobda-Quitman à Fort-de-France. Compétente dans le domaine de la recherche en infectiologie, l'unité PCCEI défend une recherche translationnelle, entre clinique et fondamentale, sur la transmission du VIH, les infections chroniques et émergentes associées. Elle mène ainsi des projets en étroite collaboration avec les hôpitaux régionaux et ceux des Antilles, mais également à l'échelle internationale, avec les pays du Sud (Afrique subsaharienne et Asie du Sud-Est).

Mission principale :

La personne recrutée aura pour principale mission de seconder la Responsable Administrative et Financière de l'unité dans toutes ses activités administratives et organisationnelles et d'assurer la gestion administrative interne quotidienne de l'unité.

Principales activités :

• Assurer l'organisation et le suivi des déplacements (réservation voyage, ordre de mission, remboursement de frais)
• Contrôler les demandes d'achat avant d'en établir les engagements financiers
• Procéder aux opérations de dépenses (saisir, engager, contrôler les commandes) dans le respect des budgets alloués, des procédures interne à l'unité, des règles de la commande publique et de la tutelle et des exigences du financeur
• Répondre aux demandes des services financiers et comptables des tutelles en matière de suivi des dépenses
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Réceptionner (physiquement) les commandes/courrier et en assurer la bonne transmission aux personnes concernées
• Instruire les dossiers d'accueil des stagiaires et en assurer le suivi (conventions de stage, contrôle des pièces, gestion des gratifications)
• Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Environnement de travail :

• Travail sur écran
• Port de charges (réception des colis)
• Sollicitations fréquentes au quotidien

Temps de travail :

• Temps complet (100%)
• Nombre d'heures hebdomadaires : 38h30
• Congés Annuels et RTT : 32 jours de CA et 13 jours d'ARTT

Connaissances :

• Connaissances générales du fonctionnement des établissements publics
• Connaissances générales de la règlementation financière et comptable publique
• Connaissances approfondies des techniques de gestion administrative
  
  

Savoir-faire :

• Capacités en organisation et gestion des priorités, permettant d'assurer la gestion des agendas et des rendez-vous, la préparation des réunions et événements, ainsi que le respect des échéances
• Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableurs, outils de présentation) et aisance dans l'utilisation des environnements informatiques
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer simultanément plusieurs missions
• Capacité à analyser les situations, à résoudre les problématiques rencontrées et à prendre des décisions rapides et pertinentes
• Capacité à hiérarchiser les sollicitations et à y apporter des réponses adaptées et professionnelles

Savoir-être :

• Autonomie
• Attitude pro-active
• Rigueur et sens de l'organisation
• Grande polyvalence et disponibilité
• Discrétion et confidentialité pour gérer les informations sensibles
• Flexibilité et adaptabilité pour s'adapter aux changements de dernière minute et aux demandes imprévues
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer avec les différents niveaux hiérarchiques

Niveau d'expérience :

Une première expérience significative sur un poste similaire sera fortement appréciée.

Niveau de diplôme :

• Bac +2 à Bac +3 (BTS, DUT, Licence professionnelle)
• Niveau B2 ou C1 en anglais

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

• Curriculum Vitæ