Assistant de Direction

il y a 6 jours


Clamart, Île-de-France Hôpital Antoine Béclère AP-HP Temps plein
Détails de l'offre

POSTE PROPOSÉ

Assistant de Direction - DALQH F/H

CONTRAT

CDI

DESCRIPTIF

Gestion du planning du directeur

Utilisation de l'application Trello

Collaboration avec les cadres des 7 sites

Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d'informations par mail pour le directeur et pour ses cadres

Création d'enquêtes en ligne sur Lime Survey

Accueil téléphonique et physique

Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d'Approvisionnement lorsqu'il s'agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d'évaluation CDD aux RRH et les CR d'entretien des agents aux RRH

Référente Talentsoft : envoi de la fiche de poste à l'équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures, finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants

Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH

Saisie des congés

Gérer les demandes de devis

Saisie des commandes et des demandes d'interventions dans SAP

Mise à jour de l'organigramme

Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO

Remplacement de la responsable du développement durable

Formations et/ou qualifications requises :

  • Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation...)
  • BTS Assistant Manager ou niveau

Expérience requise :

  • Fortement conseillée en secrétariat

Connaissances particulières :

  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
  • Connaissance internet (intranet, mail, internet)
  • Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
  • Application Trello fortement conseillée
  • Application Framadate pour l'organisation des réunions
  • Gestime
  • SAP
  • Talentsoft

Qualités professionnelles requises :

  • Ponctualité
  • Rigueur
  • Réactivité
  • Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément)
  • Esprit d'initiative
  • Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement)
  • Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement)
  • Bonne présentation
  • Discrétion et secret professionnel

POUR CANDIDATER :

MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS

PERSONNE À CONTACTER

URL de l'offre :

ETABLISSEMENT

Hôpital Antoine Béclère AP-HP

157, rue de la Porte de Trivaux

92141 Clamart


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