Chargé(e) de Direction Unité Affaires Juridiques

At Roche you can show up as yourself, embraced for the unique qualities you bring. Our culture encourages personal expression, open dialogue, and genuine connections,  where you are valued, accepted and respected for who you are, allowing you to thrive both personally and professionally. This is how we aim to prevent, stop and cure diseases and ensure everyone has access to healthcare today and for generations to come. Join Roche, where every voice matters.

MISSION

Véritable acteur/trice polyvalent(e) au service de sa Direction d'appartenance, le/la Chargé(e) de Direction a pour mission de contribuer au bon fonctionnement de celle-ci en facilitant la vie de sa communauté et en pilotant des activités administratives/opérationnelles spécifiques à cette Direction.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Dans la gestion des activités de l'Unité Affaires Juridiques de rattachement :

• Secrétariat juridique : suivi et formalisation des opérations relevant du droit des sociétés (approbations annuelles des comptes des filiales de Roche en France, opérations diverses (augmentation de capital, changement de dirigeant, mise à jour KBIS…)

• Assistance sur la mise en place et modifications de templates (modifications, Gsite, mise en place dans les outils)

• Gestion des Assurances (suivi et coordination des polices d'assurance, du paiement des primes annuelles, appel offres courtier, …)

• Suivi des Contentieux (création dossiers papier/électronique…)

• Référent Coremap (tableaux de gestion, campagnes annuelles de destruction, OneArchive...) et de l'archivage au sein de l'Unité

• Mise en place des conventions d'honoraires avec les cabinets d'avocats et suivi facturation (recouvrement des factures, suivi des DA annuelles, création DA …)

• Suivi des délégations de pouvoirs (mise à jour des délégations de pouvoirs en fonction des changements de l'organisation…)

• Suivi des déclarations des liens d'intérêt (suivi des déclarations des liens d'intérêts pour tout nouvel arrivant/modifications …) 

• Suivi des abonnements juridiques (base documentaire juridique, adhésion aux associations professionnelles…)

• Gestion des actes juridiques et en général assurer le suivi des obligations légales et administratives de l'entreprise, conventions avec les avocats, huissiers de justice, notaires…

Dans la gestion des activités administratives et opérationnelles  au périmètre de la DJCE:

• Contribuer ou être en charge de bout en bout, d'activités opérationnelles et administratives de la direction (Ex. GSITE DJCE), et ses différentes unités, de processus/outils métiers, et/ou de projets spécifiques; et le cas échéant, accompagner les utilisateurs dans leur appropriation (actions de sensibilisation voire de formation, …), demandes d'achat & suivi des factures

• Apporter un support sur les activités administratives confidentielles et opérationnelles au périmètre de la DJCE

• Identifier et proposer des pistes d'amélioration sur des process et/ou outils métiers dans son périmètre d'activité, dans une logique d'amélioration continue

En tant que facilitateur d'équipe et de l'expérience collaborateur au périmètre de sa Direction:

Coordonner et animer les différents temps de vie de la Direction (ex: onboarding, matériels nécessaires, réunions et événements de Direction,gestion nouveaux arrivants …), en veillant à favoriser l'application des méthodes Agile, l'auto-organisation et une collaboration  fluide entre ses membres

En tant que référent de sa Direction:  

Être un point de contact de sa Direction et veiller au bon partage de l'information  

Accompagner les membres de sa Direction dans l'appropriation des nouveaux processus, méthodes et outils de travail (ex: outils digitaux, méthodes agiles, nouveau modèle opératoire, ..),  

Participer aux différentes communautés 

Respecte et intègre les lois et règles de compliance, directives, code de conduite,  politiques internes et procédures standards du Groupe Roche dans ses activités

MINDSET

Etat d'esprit d'entreprise (Volonté de partager une vision et des objectifs communs, en étant acteur et ambassadeur de notre culture construite autour de nos valeurs)

Apprentissage continu/growth mindset (Faire preuve de curiosité et apprendre et développer nos connaissances en continue pour progresser)

Digital (Capacité à s'adapter et adopter des comportements propres à la mutation numérique - Toujours considérer la solution digitale en priorité)

Création de valeur (Concentration de tous nos efforts sur la valeur ajoutée, la soutenabilité et l'impact apportés aux patients, à nos clients, à la société au sein des écosystèmes, en envisageant toutes nos actions et décisions sous le prisme RSE)

Réseau/catalyseur (Aide à connecter "le cœur et l'esprit" et le travail des uns et des autres vers un but collectif, en créant des liens et en maintenant la collaboration au sein de l'organisation)

COMPÉTENCES & EXPÉRIENCES

Diplôme universitaire supérieur  Bac+2/Bac +3 (BTS assistant de manager, BTS assistant de direction, BTS assistant de gestion PME-PMI et tout autre diplôme équivalent, Licence de droit, ...)

Expérience préalable d'au moins 5 ans dans des activités d'assistanat d'équipe 

Une expérience dans l'assistanat de direction s'avère être un atout

Anglais écrit et parlé (niveau B2)

Bonne connaissance de la culture, des méthodes et outils Agile (Scrum; Rétrospective; … - Trello, Jamboard, …)

Avoir une forte orientation & service client

Relation Interpersonnelle

Compétences en lien avec l'Agilité : Être authentique, être pragmatique,expérimenter et prendre des risques, collaborer et réseauter ,s'améliorer continuellement, se faire confiance et favoriser la prise d'initiative, questionner et challenger

Faire preuve de rigueur et d'anticipation dans l'organisation, le traitement et planification des activités

Être force de proposition pour l'amélioration des process et le support aux clients

Faire preuve d'autonomie d'adaptabilité et d'esprit d'initiative

Favoriser/fédérer l'esprit et la cohésion d'équipe

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels 

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