Assistant(e) Opérationnel(le) Transverse

Finalité du poste : Au sein d'une petite équipe Immobilier d'Entreprise, l'Assistante opérationnelle transverse occupe un rôle clé de support administratif, opérationnel et organisationnel.

Polyvalente, elle intervient sur deux axes complémentaires :

• Assistanat Programmes (suivi des opérations immobilières),
• Assistanat ADV / commercial (administration des ventes, relation clients et partenaires).

Elle contribue à la fluidité des opérations, à la fiabilité des données, au respect des délais et procédures, et à la coordination entre les équipes internes et les interlocuteurs externes, depuis la phase opérationnelle jusqu'à la livraison et la facturation.

Environnement de travail : Le poste s'exerce au sein d'une structure à taille humaine, impliquant :

• une forte polyvalence,
• une proximité avec les opérationnels,
• une diversité d'interlocuteurs (internes et externes),
• une gestion simultanée de sujets administratifs, commerciaux et opérationnels.

Interactions régulières avec :

• l'équipe Immobilier d'Entreprise,
• les clients, partenaires, notaires, prestataires,

Missions principales

1 - Assistanat Programmes (opérationnel immobilier)

• Assurer le suivi administratif des opérations d'immobilier d'entreprise (dossiers programmes, conventions, contrats, courriers).
• Constituer, mettre à jour et fiabiliser les dossiers opérationnels (documents techniques, administratifs et contractuels).
• Assister l'équipe dans le suivi des plannings et des jalons clés des opérations.
• Préparer et assurer le suivi des comptes rendus de réunions (internes ou externes).
• Contribuer à la coordination des intervenants (prestataires, partenaires, services internes).
• Participer à la préparation des phases de livraison / clôture des opérations (documents de fin d'opération, archivage).
• Alerter sur les écarts, retards ou incohérences constatés dans le périmètre administratif.

2 - Assistanat ADV / commercial

• Assurer la gestion administrative des ventes :
• suivi des dossiers clients,
• préparation et contrôle des pièces contractuelles,
• coordination avec les partenaires (notaires, finance, juridique).
• Participer à la facturation, au suivi des encaissements et à la transmission des éléments aux équipes Finance.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi commercial / ADV.
• Assurer l'interface administrative entre les équipes commerciales, les clients et les partenaires.
• Contribuer au suivi des demandes clients et à la qualité de la relation client.
• Participer à l'amélioration continue des process ADV et outils de suivi.

Missions transverses

• Assurer un support administratif global à l'équipe Immobilier d'Entreprise.
• Gérer l'organisation administrative du quotidien (classement, archivage, mise à jour des bases documentaires).
• Faciliter la circulation de l'information entre les équipes et les interlocuteurs externes.
• Être force de proposition sur l'optimisation des méthodes de travail et des outils.

Compétences requises

Savoir (connaissances techniques)

• Environnement de l'immobilier (idéalement immobilier d'entreprise ou promotion).
• Notions d'administration des ventes et de gestion contractuelle.
• Compréhension des processus d'une opération immobilière.
• Bases de la facturation et du suivi financier.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs).

Savoir-faire (compétences opérationnelles)

• Organiser et suivre des dossiers techniques et administratifs.
• Coordonner des interlocuteurs multiples, internes et externes.
• Suivre des plannings et gérer des échéances.
• Mettre en place et alimenter des outils de suivi et de reporting.
• Gérer les priorités et les imprévus.
• Communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral.

Savoir-être (qualités humaines et professionnelles)

• Rigueur et sens de l'organisation.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Disponibilité pour s'adapter aux cycles des programmes.
• Réactivité et capacité à gérer le stress.
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
• Autonomie et sens de l'initiative.
• Fiabilité, discrétion et sens des responsabilités.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation Bac +2 minimum (BTS, DUT ou Licence professionnelle) en assistanat, gestion, administration ou immobilier, vous disposez idéalement d'une première expérience réussie sur un poste d'assistante opérationnelle, assistante programmes, assistante ADV ou assistante commerciale.

Vous êtes à l'aise dans des environnements opérationnels et polyvalents, nécessitant rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Une expérience dans le secteur de l'immobilier ou dans un environnement technique et structuré constitue un réel atout.

Nature du contrat

• CDD - remplacement de congé maternité
• Durée du contrat : mars 2026 à septembre mois)