Onboarding Specialist

Description

Position at eXp France

Nous faisons partie des premières entreprises entièrement en télétravail, avec plus de 2 000 collaborateurs utilisant notre bureau virtuel appelé eXp World. Ce poste est 100 % à distance, avec la possibilité de travailler de n'importe où en France.

Qui est eXp ? Oser l'audace fait partie de l'ADN d'eXp Realty. Nous sommes une entreprise qui valorise les esprits créatifs capables de proposer des solutions audacieuses, où chaque opinion compte, où tout est possible et où les résultats peuvent être révolutionnaires. En tant que courtier immobilier mondial offrant un service complet, s'appuyant sur un environnement de bureau virtuel en 3D, totalement immersif et basé sur le cloud, avec un accès 24/7 à des outils collaboratifs et à des formations, eXp a bousculé les modèles traditionnels de l'immobilier. Nous accomplissons de grandes choses. Rejoignez eXp Realty – une entreprise récompensée 8 fois « Best Places to Work » par Glassdoor Vos missions : Agir en tant que personne de contact pour toutes les questions relatives à l'intégration chez eXp France, notamment :

• Gestion complète du processus d'onboarding des agents, incluant la mise en place des outils technologiques, l'accès aux systèmes, la création des comptes agents et l'activation des passeports, avec support technique et conformité des systèmes
• Suivi des dossiers administratifs (fourniture RSAC / RCP)
• Dépôt des dossiers auprès de la CCI et commande des cartes professionnelles, avec suivi et modifications, mise à jour du profil REP avec le texte de présentation
• Gestion des accès à Agent Center, Modelo, SE LOGER, PROVIGIS, Learn Words, etc.
• Rappels de paiement des cotisations mensuelles, explication de Stripe et relances de paiement
• Mise à jour des dossiers et des processus, y compris sur Learn Words : création et gestion de modules et de formations
• Collecte et gestion administrative des attestations de formation Loi Alur
• Envoi des contrats Teams et cartes professionnelles (T-card) via HelloSign
• Envoi des procédures TRACFIN, gestion des ajouts au registre et suivi
• Coordination avec le support technique et les prestataires externes si nécessaire
• Enregistrement des agents (listings), création de tableaux Trello et de dossiers Drive
• Gestion de la carte interactive et de l'affichage des conseillers
• Centralisation, classement et diffusion des contrats signés, avec notification des parties concernées
• Intégration et mise en place des nouvelles équipes en collaboration avec l'Operations Manager
• Gestion de l'offboarding, incluant notamment la confirmation des dates de départ, l'envoi de lettres recommandées (RAR), la désactivation des logiciels, la gestion des publicités en cours, le remplissage des formulaires en ligne et la mise à jour de la carte Trello d'offboarding
• Communication et réponse aux demandes des personnes souhaitant rejoindre eXp, y compris les appels entrants, e-mails et messages des conseillers
• Animation de sessions d'onboarding deux fois par semaine
  
  

Ce qui retiendra notre attention : Ce poste requiert généralement :

• un minimum de 5 ans d'expérience pertinente avec un Bachelor (Licence), ou plus
• ou une expérience équivalente.

Si vous pensez correspondre à ce poste mais ne remplissez pas toutes les conditions, nous vous encourageons néanmoins à postuler Ce qu'eXp Realty vous offre :

• Allocation mensuelle pour les technologies, versée via la paie
• Équipement fourni par l'entreprise : ordinateur portable, écran, casque
• Attribution unique de stock options lors de l'embauche
• Environnement de travail 100 % à distance
• Accès gratuit à l'application Calm
• Une culture d'entreprise exceptionnelle
• Et bien plus encore…

Déclaration EEO (Égalité des chances) : Nous croyons fermement à la valeur de la diversité et à la création d'environnements inclusifs et bienveillants où chacun peut réussir. À ce titre, eXp est fier d'être un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l'ascendance, l'origine nationale, la religion ou les convictions religieuses, le handicap mental ou physique, l'état de santé, les informations génétiques, le sexe (y compris la grossesse, l'accouchement et les conditions médicales associées), l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, l'âge, la situation familiale, le statut militaire ou de vétéran, la citoyenneté, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, nationales ou locales.

We are one of the first all-remote companies with 2,000+ team members utilizing our virtual office called eXp World. This role is work-from-anywhere in France. Who is eXp?  Doing the audacious is part of eXp Realty's DNA. We are a company that rewards creative minds who can offer bold solutions, where opinions matter, anything is possible and the outcome can be revolutionary. As a global full-service real estate brokerage utilizing a 3-D, fully immersive, cloud office environment, offering 24/7 access to collaborative tools & training, eXp has broken the traditional mold of real estate. We are doing big things.   Come join us at eXp Realty – a 8x Glassdoor Best Places to Work organization  What you will do:  Acting as a contact person for all questions concerning integration at eXp France, covering:

• Full cycle onboarding for agents including the set up of technology and access to systems, agent accounts and passport activation with technical support including compliance systems
• Follow-up of administrative files (RSAC / RCP supplies)
• File applications with the CCI + order cards including follow up and amendments, update REP profile with presentation text
• Access management for Google Drive,  APIMO, SE LOGER, PROVIGIS, MODELO and TRAKSTAR etc.
• Reminder payment of monthly dues plus Stripe explained + payment reminder 
• Updating files and processes, including TRAKSTAR - creation and management of modules and training courses
• Collection and administrative management of Loi Alur training certificates
• Sending Teams and T-card contracts via HelloSign
• Sending of Tracfin procedure notes and management of additions to the register and follow-up
• Liaise with technical support/ third parties as and when required
• Entry in agent listing / Trello / Drive folder creation
• Management of the interactive map + display of advisors
• Collate, file and distribute/ notify parties of signed contracts appropriate
• New team integration and set up with Operations Manager
• Offboarding management included but not limited to confirming of departure dates or sending of RARs, deactivation of software, management of advertisements in progress,, complete online form + map in Trello offboarding
• Communicating and responding to queries from those wanting to join, including incoming calls, emails and chats from advisors with questions
• Running onboarding sessions twice a week

How you will grab our attention:

• Typically requires a minimum of 8 years of related experience with a Bachelor's degree; or 6 years and a Master's degree; or a PhD with 3 years experience; or equivalent experience.
  
  

If you think you'd make a great match for this position but don't meet all the requirements, we would still encourage you to apply  What eXp Realty Provides:

• Monthly technology allowance via payroll
• Company supplied equipment; laptop, monitor, headset
• One-time new hire stock option grant
• Fully remote environment
• Free Calm app
• Amazing company culture
• And more…
  
  

EEO Statement: We believe strongly in the value of diversity and creating supportive, inclusive environments where our colleagues can succeed. As such, eXp is proud to be an Equal Opportunity Employer. We do not discriminate on the basis of race, color, ancestry, national origin, religion, or religious creed, mental or physical disability, medical condition, genetic information, sex (including pregnancy, childbirth, and related medical conditions), sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital status, military or veteran status, citizenship, or other protected characteristics under federal, state or local law. 

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