Assistant.e de direction

Informations générales

Organisme de rattachement

Université de Strasbourg  

Référence

Date de début de diffusion

/01/2026

Date de parution

/01/2026

Date de fin de diffusion

/02/2026

Localisation

STRASBOURG

Date limite de candidature

11/02/2026

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Domaine / Métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Assistant.e de direction

Descriptif du service

Le Service Relations Alumni de l'Université de Strasbourg a été créé en janvier 2012. Il comprend en janvier 2026, 6 personnes et des vacataires étudiants associés en particulier à la gestion événementielle et à la qualification des données de l'application alumni.
Il anime le réseau Alumni et déploie son action au bénéfice de ses membres. Le réseau Alumni par son périmètre choisi (diplômés, personnels et doctorants) et son positionnement visant la solidarité intergénérationnelle est un facteur de soutien pérenne pour l'Université de Strasbourg et ses étudiants notamment en termes d'emploi, de conseil, d'expertise, d'échange d'expériences professionnelles, de savoirs, de ressources, de rencontres, de prospects et de dons. Ce réseau est basé sur un principe fondateur : la création d'un esprit « maison » de l'Université de Strasbourg qui s'appuie sur la richesse et les spécificités de ses composantes (UFR, Facultés, Ecoles, Unités de recherche). Il accompagne le développement et le rayonnement de l'Université et de ses composantes. Il propose un nouveau cadre d'interaction en présentiel et en ligne avec ses diplômés.

Description du poste

CDD 1 an

Démarrage à compter du 16/03/2026

Catégorie : B    Corps : Technicien

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission 

Réaliser et coordonner de manière polyvalente les activités administratives et demandes financières nécessaires à la gestion du service et gérer les demandes des alumni (diplômés, doctorants, personnels), des étudiants, et des recruteurs.

Activités 

Administration, organisation et gestion

Gestion de l'agenda et des rendez-vous de la direction (VIP, directions des entités de l'Unistra- partenaires), planning de travail, renseignement des tableaux de bord et des listes de diffusion.Organisation des réunions du Service relations alumni et rédaction des comptes-rendus.Organisation des réunions visant le renforcement du réseau des référents Alumni des composantes (facultés, écoles et instituts), contact avec les référents, mise à jour des listes.Gestion administrative, suivi budgétaire du service, et gestion des ordres de mission.Développement et gestion de la boutique en ligne du Service relations alumni et participation à la génération de recettes propres, responsabilité d'une régie de recettes (en direct et en ligne).

Assistance à l'organisation des événements 

Contact et négociation avec des fournisseurs, engagements budgétaires, préparation des listes d'émargement, et gestion des questionnaires de satisfaction.Participation aux événements, accueil des participants, gestion des documents, organisation logistique.

Support aux usagers du Réseau alumni

Gestion et validation des inscriptions des alumni au Réseau, soutien  à l'encadrement de vacataires étudiants pour la gestion des inscriptions des membres du Réseau alumni.Réponse aux premières demandes des alumni, relais et suivi des sollicitations/propositions des alumni auprès de l'équipe, des services et des composantes de l'Université.Veille liée à la complétude des profils et relance téléphonique pour leur mise à jour par les membres du Réseau Alumni.Suivi et mise à jour du fichier de alumni actifs en relation avec les membres de l'équipe du SRA.

Conditions particulières d'exercice

- Disponibilité pour les événements selon le programme des activités du Service Relations Alumni en journée ou en soirée, le cas échéant.
- Interruptions fréquentes
- Amplitude horaires importantes lors des événements
- Port de charges (documents etc) lors des événements

Temps plein

Oui

Rémunération contractuels (en € brut/an)

Catégorie B. TECH

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Relation hiérarchique
L'assistant(e) de direction est sous la responsabilité directe de la directrice du service.

Relations fonctionnelles

L'assistant(e) de direction est en relation avec tous les membres du Service relations alumni, les alumni, les référents alumni des composantes, les directions des composantes, des laboratoires et des services, les partenaires, fournisseurs et associations d'anciens et d'étudiants.

Localisation du poste

Europe, France, Grand Est, Bas Rhin (67)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Service Relations Alumni

Critères candidat
Compétences attendues

Savoir sur l'environnement professionnel

- Connaissance du monde universitaire
- Connaissance approfondie en gestion administrative (de niveau licence, BTS assistante de direction ou équivalent avec une première expérience ou stage professionnel dans le domaine)

Savoir-faire opérationnel

- Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office ou équivalent word, excel, powerpoint), rédiger des comptes-rendus, des résumés, et des « posts » sur les réseaux sociaux institutionnels.
- Assurer le suivi budgétaire en recettes et en dépenses en lien avec un pôle financier de l'université de Strasbourg et négocier les prestations
- Effectuer des requêtes de profils sur les réseaux sociaux (linkedIn)
- Faire preuve d'excellentes qualités rédactionnelles
- Bonne expression en anglais et en allemand – Niveau B2-C1
- Assurer le suivi des actions

Savoir-faire comportemental

- Important sens de l'organisation
- Capacité à s'adapter aux besoins des usagers du Réseau Alumni et aux membres du Service relations alumni
- Sens du service rendu
- Dynamisme, réactivité et polyvalence
- Capacité d'écoute et d'analyse des besoins
- Qualité relationnelle et de communication
- Capacité à travailler en équipe et en autonomie
- Capacité à rendre compte

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

16/03/2026

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

Contact 1

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