Assistant de direction H/F

Notre mission

Chez PROTECT'UP nous œuvrons chaque jour pour sauver des vies à travers la formation professionnelle en santé et sécurité au travail. Notre mission a du sens et notre impact est immédiat.

Basé en Haute-Savoie, nous accompagnons nos clients (professionnels et particuliers) dans la définition et la mise en œuvre de leur plan de formation.

Nous intervenons chez nos clients en France et les accueillons sur l'un de nos 5 sites en Haute-Savoie.

Nous mettons un point d'honneur à maintenir un haut niveau d'excellence opérationnelle et pédagogique au service du client et de l'expérience du participant en cherchant sans cesse l'innovation de nos process.

Nous recherchons aujourd'hui un Assistant de direction (H/F) rigoureux(se), autonome et orienté(e) résultats pour épauler le dirigeant dans la gestion stratégique, administrative et opérationnelle de l'entreprise, et contribuer à faire progresser l'organisation.

#Ensemblesauvonsdesvies

Profil de poste : Assistant de direction (H/F)

Localisation : Annecy-le-Vieux (Haute-Savoie 74)

Secteur : Formation professionnelle

Contrat – Statut : CDI temps plein – Technicien/Agent de Maîtrise

Votre rôle chez nous

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous jouez un rôle central dans la fluidité du quotidien et la coordination des priorités.

Véritable pilier organisationnel, vous accompagnez le dirigeant dans la gestion efficace de l'entreprise.

Vous intervenez comme interface entre la direction, les collaborateurs, les clients, les partenaires et les prestataires. Vous anticipez, organisez et facilitez le bon fonctionnement de l'entreprise.

Vous êtes garant(e) de l'efficacité, de la discrétion, de la fluidité et de la qualité des échanges.

Vous apportez une réelle valeur ajoutée en structurant les process, en améliorant les outils et en veillant à la conformité et à la bonne tenue administrative et opérationnelle.

Missions principales

1. Appui au dirigeant

· Filtrer les sollicitations et anticiper les urgences, tout en contribuant à la gestion de son agenda.

· Préparer les dossiers de décision, comptes-rendus, présentations.

· Assurer la recherche documentaire, la veille et les benchmarks en autonomie.

· Rédiger correspondances, notes stratégiques, supports de présentation.

2. Gestion administrative et légale

· Suivre les échéances (URSSAF, assurances, mutuelles, juridiques, fiscales, baux, etc).

· Gérer les relations avec banques, experts-comptables, conseils juridiques.

· Organiser l'archivage, la gestion documentaire, la conformité des dossiers.

· Assurer la gestion des courriers et correspondances de l'entreprise.

· Assurer la conformité des déclarations légales et obligatoires.

3. Suivi financier et support comptable

· Suivre et réaliser les paiements fournisseurs.

· Suivre les encaissements, détecter les impayés et relancer.

· Réaliser les rapprochements bancaires et le traitement comptable de premier niveau puis transmettre les pièces de gestion au cabinet comptable.

· Mettre à jour et analyser les tableaux de bord de gestion.

· Produire des extractions chiffrées pour appuyer les décisions.

4. Support RH et gestion des collaborateurs

· Préparer les dossiers de contrat, collecter les pièces, veiller à la conformité.

· Réaliser les déclarations légales.

· Suivre les absences et notes de frais, préparer les éléments pour la paie.

· Organiser les entretiens professionnels/annuels et onboarding des nouveaux collaborateurs.

· Gérer les documents administratifs (mutuelle, avenants…).

· Proposer et suivre le plan de développement des compétences.

5. Organisation & logistique

· Gérer les achats, fournitures, matériels, commandes diverses.

· Organiser et coordonner les réunions, séminaires et formations internes.

· Gérer le parc de matériels et coordonner leur maintenance avec le chargé de maintenance.

· Gérer les relations avec les prestataires.

· Accueillir les visiteurs, diriger les flux physiques et téléphoniques.

Profil recherché

Expérience :

· Confirmée en assistanat de direction ou office management, idéalement en PME.

· Dans un environnement dynamique avec interactions multiples (clients, prestataires, équipes).

· Une expérience dans le secteur de la formation ou de l'éducation est appréciée.

Qualités personnelles et compétences attendues

1. Rigueur et sens de l'organisation

· Excellente gestion des priorités dans un environnement multi-tâches.

· Fiabilité dans le suivi des dossiers, précision dans l'exécution.

· Goût du travail bien fait et souci du détail.

2. Autonomie et proactivité

· Capacité à avancer seul(e), à prendre des initiatives et à alerter en cas de besoin.

· Force de proposition pour améliorer l'existant (outils, process, organisation).

· Aptitude à progresser en autodidacte sur de nouveaux sujets ou outils.

3. Discrétion et intégrité

· Sens aigu de la confidentialité sur les sujets sensibles.

· Loyauté vis-à-vis du dirigeant et de l'entreprise.

· Respect des règles internes, des obligations légales et des engagements pris.

4. Relationnel et posture professionnelle

· Très bon relationnel à l'oral comme à l'écrit, avec tous types d'interlocuteurs.

· Capacité à représenter efficacement la direction auprès de tiers (clients, prestataires, partenaires).

· Politesse, écoute active, diplomatie, fermeté constructive si nécessaire.

5. Orientation solutions et esprit d'analyse

· Réflexes logiques pour poser les bons diagnostics.

· Recherche active de solutions en cas d'imprévu ou de blocage.

· Capacité à prendre du recul pour clarifier une situation ou prioriser efficacement.

6. Maîtrise des outils numériques et appétence technologique

· Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

· Aisance avec les plateformes collaboratives et les logiciels de gestion.

· Intérêt prononcé pour les nouvelles technologies, l'automatisation et l'innovation utile.

Vous êtes titulaire du Permis B.

Ce que vous trouverez chez PROTECT'UP

· Une mission utile : former pour sauver des vies.

· Une entreprise en croissance, agile, humaine.

· Une culture de l'innovation, portée par un dirigeant impliqué.

· Un onboarding soigné : formation, accompagnement, immersion terrain

Rémunération et avantages

Poste en CDI basé à Annecy-le-Vieux

· Ordinateur portable

· Titres restaurants pris en charge à 50%

· Mutuelle prise en charge à 70%

· Prévoyance prise en charge à 50%

· Salaire selon expérience

· Prime d'intéressement basée sur les résultats de l'entreprise

Candidatures et recrutement

Envoyez-nous votre candidature à

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 200,00€ à 2 800,00€ par mois

Avantages :

• Intéressement et participation

Lieu du poste : En présentiel