Meetings Administrative Assistant
il y a 4 jours
MEETINGS ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Based in Sophia-Antipolis, French Riviera
MISSIONS
We are seeking for a Meetings Support Administrator to integrate its Marketing Division, within the Events team.
The Meetings Support Administrator acts as the main point of contact for meetings taking place in the ETSI premises, providing comprehensive administrative and logistical support. This role supports the efficient organisation and delivery of meetings and events at ETSI, facilitating smooth onsite operations while delivering a "best in class" delegate experience. Additionally, the position handles procurement for meetings and other activities organised in the region.
This role englobes the following responsibilities:
Act as the primary contact for Technical Groups meetings and other meetings organised in ETSI.
Assume global support for meetings taking place in ETSI, from handling requests via the ETSI portal to ensuring successful delivery.
Oversee meeting room reservations and ensure rooms are prepared and operational, coordinating with stakeholders to resolve any issues.
Handle administrative tasks such as issuing invitation letters, compiling meeting statistics and maintaining the event calendar.
Coordinate onsite logistics for ETSI meetings and events, including catering, signage, check-in activities, and ad-hoc support.
Ensure smooth onsite operations by liaising with internal and external stakeholders.
Contribute to high delegate satisfaction and continuous improvement of meeting services through enhancement projects.
Handle procurement and vendor relations for meetings and activities organised in the region, including offsite trainings, board dinners, team-building activities, farewell cocktails.
Coordinate requests across all Secretariat divisions and implement processes to support internal needs.
Liaise and negotiate with external suppliers as required and maintain preferred supplier lists.
PROFILE
This role requires a highly organised, proactive, and detail-oriented profile.
Candidatures are particularly welcome from candidates having the following profile:
Hands-on, proven experience in customers facing environment is required
Excellent organisational skills, proficient in logistical coordination and administrative oversight
Results -oriented team player, experience working in an international team environment
Able to collaborate effectively in a buddy setup
Well-developed customer service approach
Strong communication abilities (both written and verbally) and interpersonal skills
Adaptable, dynamic and self-driven, ability to cope with tight deadlines
At ease with negotiations
Fluency in English and French (both oral and written)
The post will be based at our headquarters located in Sophia-Antipolis, a lung of greenery between Cannes and Nice.
If you want to contribute to sustainable innovation and design tomorrow's world in a renowned organisation which invests in its employees' well-being and satisfaction, join ETSI
All applications (cover letter and C.V.) must be submitted through our online application form.
The deadline is 19 December 2025.
-
Assistant(e) Support Clients
il y a 2 jours
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Dipteratech - BioBelt Temps pleinAssistant(e) Support Clients & Coordination Opérationnelle (CDD 12 mois)BioBelt – Protection Anti-Moustiques Haut de GammeBioBelt développe une technologie brevetée unique de protection anti-moustiques, déployée dans des propriétés de prestige et des établissements d'hospitalité haut de gamme.Dans un contexte de croissance post-levée de fonds,...
-
Assistant de la direction des ressources humaines
il y a 2 semaines
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ManpowerGroup Temps pleinManpower Cabinet de recrutement de Nice-Sophia Antipolis recherche pour son client, un acteur du secteur des services aux entreprises, un Assistant de direction (H/F) dans le cadre d'un CDDVos missions principales seront :Assister la Direction du PersonnelParticiper à la gestion des projets au sein du service ainsi qu'à la gestion de dossiers ponctuels qui...
-
assistant(e) de direction h/f
il y a 1 semaine
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France GSF Temps pleinGroupe Indépendant Français de services aux entreprises, acteur de référence dans son secteur d'activité, GSF a bâti son développement sur la qualité de sa relation client et sur l'excellence de ses prestations.Avec plus de 160 Etablissements en France ainsi qu'à l'international (Canada, USA, Grande-Bretagne...), les équipes du Groupe agissent en...
-
STAGE Assistant chef de produit
il y a 1 semaine
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Groupe LPG® Temps pleinLeader mondial, le Groupe LPG est une entreprise française qui conçoit, depuis 1986, et commercialise aujourd'hui dans plus de 100 pays, auprès des professionnels de la santé, de la beauté et du grand public, des solutions non-agressives et non-invasives de remodelage corporel, de rajeunissement du visage et de physiothérapie.Les soins Endermologie...
-
Technical Officer MCC
il y a 3 jours
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ETSI Temps pleinTECHNICAL OFFICER MCCBased in Sophia-Antipolis, French RivieraMISSIONSWe are seeking for highly motivated Technical Officers to join the MCC team. The Technical Officer provides both technical and administrative support to Partnership Projects 3GPP and/or ETSI Committees. This support includes advice on good standards-making methods and processes, guidance...
-
Technical Officer SDC
il y a 2 semaines
Sophia Antipolis, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ETSI Temps pleinTECHNICAL OFFICER SDCBased in Sophia-Antipolis, French RivieraMISSIONSWe are seeking for a highly motivated Technical Officer to join the SDC team. The Technical Officer provides both technical and administrative support to ETSI Committees. This support includes advice on good standards-making methods and processes, guidance on the application and Working...
-
Alternant-e Assistant-e Administratif-ve
il y a 3 jours
Sophia Antipolis, France CSTB Temps pleinLes secteurs de la construction et de l'urbain sont au cœur des enjeux énergétiques et environnementaux : efficacité et garantie de performance énergétique, développement et intégration des ENR, rénovation, aménagement urbain, gestion de parcs immobiliers, réseaux énergétiques, nouveaux systèmes constructifs et composants du bâtiment...
-
Assistant Administratif
il y a 1 semaine
Sophia Antipolis, France Alithya Temps plein**Assistant administratif** **:sophia-antipolis **Veuillez noter que ce poste est en présentiel.** Alithya, chef de file en transformation numérique, accompagne des clients et des partenaires internes dans la recherche d’experts, de collaborateurs créatifs et ingénieux. C’est l’un des nombreux services d’Alithya. Chez Alithya, nous avons le...
-
Assistante Administrative
il y a 1 jour
Sophia Antipolis, France engIT Temps pleinContrat d’apprentissage - Sophia Antipolis **Description de la mission**: Dans le cadre du développement de notre société basée à Sophia Antipolis, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en contrat d’apprentissage. en étroite collaboration avec les Offices Manager, en veillant au suivi des mouvements de personnel, de la gestion des...
-
Assistant(E) Administrative Et Comptable
il y a 2 semaines
Sophia Antipolis, France GOMECANO Temps plein**Description du poste** **L’Entreprise**: **Descriptif du poste**: L'équipe de GOMECANO recherche aujourd'hui un ou une assistant(e) administrative et comptable. Vos missions principales seront: **1/ Suivi comptabilité** - Établissement des factures client - Enregistrement factures fournisseurs - Suivi règlement clients et fournisseurs - Suivi des...
-
Assistant Administratif D'équipes de Recherche
il y a 7 jours
Sophia Antipolis, France Inria Temps plein**Type de contrat **:Mobilité **Contrat renouvelable **:Oui **Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent **Autre diplôme apprécié **:Bac + 2/Licence ou expérience significative en assistanat **Fonction **:Personnel des fonctions support (IT) **Corps d'accueil **:Technicien de la Recherche (TR) **Niveau d'expérience souhaité **:De 3 à 5...
-
Stage - Assistant Administratif Des Etudes
Il y a 12 minutes
Sophia Antipolis, France QuantifiCare SA Temps pleinOct 16, 2024 - Internship - Sophia-Antipolis (06, France) **Quantificare** Dans le cadre du développement du département Etudes Cliniques, la société recherche un **Assistant Administratif d’études cliniques H/F** pour un stage de 6 mois. **POSTE ET MISSIONS** Dans le cadre de votre stage, vous êtes rattaché(e) au département des Opérations...
-
Assistant Administratif Et Comptable
il y a 1 semaine
Sophia Antipolis, France NETWORK INTERIM CANNES Temps pleinNotre agence Network Intérim Cannes recherche pour l'un de ses clients un(e) **ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE CLIENT **(H/F): **Vos missions**: - Saisir les règlements : chèques, virements, traite, LCR,... - Gérer les rapprochements bancaires, lettrages, rapprochements bancaires - Aide à la préparation des comptes, vérification de la balance -...
-
Assistant Comptable Et Administratif
il y a 4 jours
Sophia Antipolis, France DSI Méditerranée Temps plein**« Offre d'emploi en Entreprise Adaptée réservée aux bénéficiaires d'une Reconnaissance Qualité Travailleur Handicapé en cours de validité »** **« QUI SOMMES-NOUS ? »** DSI Méditerranée est une entreprise spécifique qui créée de l'emploi pérenne notamment pour les personnes en situation de handicap. Son objectif est de trouver des...
-
Alternance - Assistant Commercial Et Administratif
il y a 4 jours
Sophia Antipolis, France BAYA Temps plein**BAYA ** recherche son Assistant(e) commercial(e) et administratif(ve) en Alternance - Sophia Antipolis Si, comme nous, vous êtes un(e) facilitateur(trice) du quotidien clients. Si votre tempérament professionnel rime avec écoute, adaptabilité, dynamisme, sens du service client, rigueur et désir d’apprendre, **rencontrons-nous.** **Quelques mots...
-
Assistant Administratif D’etudes Cliniques
il y a 6 jours
Sophia Antipolis, France QuantifiCare SA Temps pleinOct 16, 2024 - Internship - Sophia-Antipolis (06, France) **Quantificare** Dans le cadre du développement du département Etudes Cliniques, la société recherche un **Assistant Administratif d’études cliniques H/F** pour un stage de 6 mois. **POSTE ET MISSIONS** Dans le cadre de votre stage, vous êtes rattaché(e) au département des Opérations...