Chargé ou chargée de dossiers administratifs

La Direction solutions numériques, composée d'une centaine d'agentes et agents et disposant d'un budget de près de 30 millions d'euros, accompagne la collectivité dans sa transition digitale en mettant en œuvre des solutions numériques sécurisées et responsables pour 5 000 utilisateurs ou utilisatrices, 150 sites départementaux et 85 collèges. Elle pilote un portefeuille de 300 projets, maintient en conditions opérationnelles près de 500 applications et équipements.

Missions et activités

Vous gèrez, analysez et assurez le suivi des dossiers, notamment RH et logistique de la direction et le suivi des dossiers relatifs aux méthodes et pilotage de la Direction, et assistez les services Ressources et Méthodes et pilotage

En tant que chargé(e) de suivi de dossiers RH et logistique de la direction (90%) :

• Gère et organise l'accueil des stagiaires et apprentis au sein de la direction solutions numériques, en lien avec la DRH les services de la Direction
• Gère les dossiers de conventions de la Direction, en lien avec le directeur adjoint : rédaction, passage en CP, signature et notification
• Conçoit et met en œuvre le plan de formation de la direction en collaboration avec les assistantes, les chefs de service et d'unité, ainsi que la DRH. Produit et met à jour le tableau de bord
• Collabore aux procédures de recrutement, en lien avec la cheffe de service et la DRH
• Conçoit le planning annuel de l'astreinte numérique et la mise en paiement mensuelle
• Conçoit le planning de présence des assistantes : suivi et organisation pour garantir la continuité de service
• Collabore à la rédaction des procédures internes, RH et logistique, en lien avec les services de la direction. Contribue à la production et au suivi des tableaux de bord, et à leur diffusion
• Participe au portage des règles d'organisation administrative auprès des assistantes dans le cadre d'un comité de coordination administratif animé par la cheffe de service Ressources
• Administre les locaux, gère la sécurité du bâtiment : suivi travaux et incidents du bâtiment, gestion du parking, organisation des exercices d'évacuation annuels avec le service des moyens généraux, demandes de travaux et d'entretien des locaux (compétence partagée avec les assistantes de services)
• Représente le service Ressources au comité « Communication » et au comité « Qualité » de la Direction : organisation des évènements internes DSN et collaboration à la communication
• Veille aux bonnes conditions d'accueil, notamment téléphonique, du public et des interlocuteurs de la direction (référent Qualité accueil)

En tant qu'assistante aux chefs de service Ressources et Méthode et Pilotage de la direction (10%)

• organise les réunions conséquentes des services Méthode et pilotage et Ressources, prise d'appels téléphoniques, production de notes et de courriers
• Contribue à la mise à jour et publication de tableaux de bord
• Supplée l'assistante de direction pour l'arrivée du courrier papier et diffusion, la production de notes et courriers.
• Contrôle l'application des règles d'organisation de la gestion documentaire de la direction.
• Collabore à la réalisation des schémas de procédure internes et diffusion. Contribue à la production et diffusion des tableaux de bord pour la direction.

Compétences attendues

• Connaitre les principes du droit administratif
• Maitriser le cadre réglementaire du fonctionnement et de l'environnement juridique du Département
• Connaitre les statuts de la FPT
• Connaitre les règles internes de recrutement
• Maitriser les outils bureautiques et logiciels métiers (Aire délib, Admimail,...)
• Capacité à travailler en équipe, à coordonner
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Organisation, rigueur, autonomie, adaptation
• Esprit d'analyse et de synthèse

Avantages sociaux

Array