Assistant(e) direction

Le Club de la Com, association loi 1901, fédère depuis 1979 les professionnels du marketing et de la

communication d'Occitanie. Il fédère 400 membres qui travaillent bénévolement ensemble à

promouvoir, réinventer et s'inspirer ensemble. Chaque année, les membres de l'association organisent

plus de 30 occasions de se rencontrer. Véritable organe représentatif, le Club de la Com est en lien

constant avec les professionnels et les institutions pour faire avancer conjointement les professionnels du

territoire. Le Club de la Com travaille chaque année avec plus de 50 partenaires.

NOUS RECRUTONS :

Nous recherchons une personne de confiance pour assurer le suivi de l'ensemble des missions

administratives, comptable sur les actions de l'association. Vous coordonnerez l'organisation interne

en lien avec le bureau et ce, dans le plus strict respect du secret professionnel. En tant que « bras droit

» du Président, du bureau et du Conseil d'administration, vous serez l'interface entre toutes les parties

prenantes du Club de la Com.

LES MISSIONS PRINCIPALES (Liste non-Exhaustive) :

Contribuer à la gestion comptable & financière globale du Club :

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bords, indicateurs, reporting…).
• Suivre les objectifs financiers
• Participer à la gestion de la situation de trésorerie quotidienne
• Suivre les relations bancaires (dont remise des espèces et des chèques)
• Superviser la collecte, l'organisation et saisir les factures
• Gérer les notes de frais
• Assurer le suivi administratif du personnel (contrat, congés et salaires) en lien avec le cabinet d'expertise comptable

Contribuer à la stratégie globale du Club :

• Assurer le suivi du courrier (réceptionner, trier et traiter) et des dossiers administratifs
• Gérer le tableau de bord de suivi d'activités
• Gérer les relations avec les fournisseurs et partenaires (règlement et suivi des comptes)
• Assurer la fluidité de l'approvisionnement des marchandises, gestion des importations fournisseurs – relations directes avec les transporteurs
• Assurer la bonne gestion des locaux (commandes de matériel, fournitures, consommables…)
• Traiter & gérer les emails
• Apporter un soutien administratif et organisationnel au bureau et au Conseil d'administration
• Suivre les paiements des membres
• Gérer, suivre et archiver les documents administratifs
• Rédaction des comptes rendus des comités de pilotage et Conseil d'administration ainsi que des conventions de partenariat et contrats lors de certains évènements

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômé d'un Bac+2 (administration, gestion ou autre) vous justifiez d'une expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire (hors stage et alternance).

COMPÉTENCES :

• Maîtrise des outils informatiques & bureautiques (Pack Office – dont Excel)
• Connaissances en gestion administrative (finance, comptabilité, gestion…)
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Excellente communication écrite & orale
• Une appétence pour la communication & marketing serait un plus

SAVOIR ÊTRE :

• Organisation et rigueur Réactivité et autonomie
• Dynamisme et esprit d'initiative Esprit d'équipe, aisance relationnelle

CONTRAT :

CDI en Temps partiel – 5 jours/ semaine sur un forfait de 30h/semaine. Heures supplémentaires

en récupération.

TEMPS DE TRAVAIL :

Travail en journée mais possible en soirée avec récupération

Possibilité de télétravail 1 jour/ semaine

SALAIRE :

Selon profil

AVANTAGES :

• Participation aux transports en communs
• Prise en charge partielle de la mutuelle

LIEU DU POSTE :

Rue Caraman 31000 Toulouse et exceptionnellement sur les lieux d'évènements à Toulouse et sa

périphérie.