Executive Assistant

Title:

Executive Assistant

Company:

Ipsen Innovation (SAS)

About Ipsen:

Ipsen is a mid-sized global biopharmaceutical company with a focus on transformative medicines in three therapeutic areas: Oncology, Rare Disease and Neuroscience. Supported by nearly 100 years of development experience, with global hubs in the U.S., France and the U.K, we tackle areas of high unmet medical need through research and innovation.

 Our passionate teams in more than 40 countries are focused on what matters and endeavor every day to bring medicines to patients in 88 countries. We build a workplace that champions human-centric leadership and fosters a culture of collaboration, excellence and impact. At Ipsen, every individual is empowered to be their true selves, grow and thrive alongside the company's success. Join us on our journey towards sustainable growth, creating real impact on patients and society

For more information, visit us at  and follow our latest news on LinkedIn and Instagram.

Job Description:

Titre du poste :   Assistante de Direction

Division / Fonction :  Global Regulatory Affairs – R&D

QUOI - Responsabilités Principales & Compétences Techniques

SUPPORT ADMINISTRATIF DE L'EQUIPE ET DU SVP (quand nécessaire)

• Répondre aux demandes d'informations des collaborateurs (mails, Teams, etc..) et les orienter
• Préparation de présentations : collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
• Traitement des envois UPS (international), sollicitation de coursiers (région parisienne). Veiller à la bonne livraison
• Mise à jour et suivi de tableaux et/ou fichiers pour le département
• Coordonner les démarches pour l'arrivée/départ de collaborateurs (internes/externe, tous sites confondus) avec les départements impliqués (ordinateur, téléphonie, accès IT, badges, RH, formations…)
• Mise à jour des fichiers en lien avec les mouvements du département (sous Excel, accès aux équipe Teams…)
• Mise à jour régulière de l'organigramme du département (sous Visio)
• Saisie et suivi des notes de frais du SVP
• Gestion rigoureuse des voyages du SVP en respectant la politique voyage du Groupe (réservation du trajet, des hôtels et modifications si nécessaire, demandes de visas ou autres procédures d'entrée sur les territoires étrangers, création de plan de voyage…)
• Fournir un support logistique pour les petits et grands évènements de département (5 à 120 personnes) dans un environnement international : coordination des évènements, incluant la commande de services de restauration, la gestion des listes de chambres, le suivi des réunions, la préparation des badges, la réponse aux demandes de documents pour l'obtention de visas, ainsi que la commande et la gestion des goodies

FINANCE : CONTRATS DE PRESTATIONS DE SERVICE ET CONTRATS EXTERNES (activités ponctuelles et en support à l'assistante Finances)

• Gérer les contrats en lien avec les managers responsables : suivi de la vie du contrat et de la facturation pour de département (Ariba)
• Formuler des demandes d'achats, assurer le traitement des commandes d'achat et des factures en veillant à respecter le budget
• Assurer la livraison dans ARIBA/SAP avant chaque fin de mois selon le calendrier de la Finance
• Suivi de la facturation : vérification des factures, veiller au règlement de celles-ci dans les délais, suivi du travail réalisé (prestations effectuées).

COMMENT - Connaissances & Expérience

Connaissances & Expériences (indispensables) :

• 5 à 7 ans en tant qu'Assistante d'un Directeur/d'une équipe avec des bases de comptabilité/finance
• Maîtrise du pack office Microsoft (word, excel, powerpoint…)

Connaissances & Expérience (souhaitées) :

• Outils : Sharepoint, Visio, Excel -TCD, Concur, Ariba, SAP
• Sens de l'analyse, gestion des priorités et rapidité d'exécution
• Proactivité et fiabilité
• Rigueur

Formation / Diplômes (souhaitées) :

•  Bac + 2/3 Assistante de Direction / SAM Ou GPME

Langue(s) (indispensables) :

•  Maitrise de l'anglais écrit & parlé

Nous nous engageons à créer un lieu de travail où chacun se sent écouté, valorisé et soutenu, où nous incarnons « The Real Us*». La valeur que nous accordons aux différentes perspectives et expériences motive notre engagement en faveur de l'inclusion et de l'égalité des chances. Lorsque nous intégrons des modes de pensée diversifiés, nous prenons des décisions plus réfléchies et découvrons des solutions plus innovantes. Ensemble, nous nous efforçons de mieux comprendre les communautés que nous servons. Cela signifie que nous voulons également vous aider à donner le meilleur de vous-même lorsque vous postulez à un poste chez nous. Si vous avez besoin d'aménagements ou d'aide pendant le processus de candidature, veuillez en informer l'équipe de recrutement. Ces informations seront traitées avec soin et n'auront aucune incidence sur le résultat de votre candidature. *Soyons nous-même

---