Assistante Administrative Polyvalente H/F
Il y a 2 jours
Paris, Ile-de-France
Studio A. Mainardi
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En tant qu'Assistante Administrativeen appui aux assistantes déjà en poste (2), vous interviendrez pour les tâches suivantes : INTERFACE AVEC La Direction / Les Employés / La banque / Le cabinet comptable / Les prestataires informatiques / Les organismes / Les fournisseurs / L'Assureur / Les Clients / Le Syndic. ACCUEIL TELEPHONIQUE FACTURES : Gestion des factures FOURNISSEURS / FREE LANCE / CONSULTANTS / NOTES DE FRAIS EMPLOYES /CLIENTS / ORGANISMES. BANQUE : Gestion des Relevés Bancaires et Pointage des facturettes CLIENTS : Préparation des offres (français/italien/anglais) + Emission des factures avec gestion des tableaux de suivi. EMPLOYES : Gestion des CV, des Contrats, des Tableau des Payes. PARC INFORMATIQUE : Gestion des commandes matériel, des interventions mensuelles sur site et téléphoniques avec le prestaire informatique, des mises à jour des logiciels Autocad / Adobe / Microsoft. ASSURANCE : Insertion périodique des éléments d'encaissement à l'année et compte -rendu annuel pour l'Assurance. COMMANDES / ACHATS : Timbres / KBIS / Consommables / Fourniture Bureau et Entretien / Billets Avion et Train, Hôtels / Envois FEDEX ou Coursier DIVERS / PONCTUEL Fiches Contacts : Tenue des listes de contacts fournisseurs / administrations / prestataires
Formation:
Mise en place de formations via l'organisme dédié OPCO EP et la Société Archivage Informatique des dossiers Projets : validation de devis et classement / traductions / Préparation des PV Réception / Demande d'impressions de dossiers en ligne Formation et première expérience en gestion / administration appréciée. Maîtrise du français, anglais et italien requise. Vous êtes structurée, rigoureuse, réactive et autonome, avec une forte capacité à gérer simultanément les urgences et les sujets de fond. Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un véritable sens du service. Vous êtes particulièrement à l'aise dans les environnements où il faut anticiper et prioriser. Discrétion, fiabilité et disponibilité sont des qualités indispensables pour réussir à ce poste. STUDIO A. MAINARDI est une agence d'architecture spécialisée dans le retail de luxe, intervenant sur des projets en France, en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient.
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Mise en place de formations via l'organisme dédié OPCO EP et la Société Archivage Informatique des dossiers Projets : validation de devis et classement / traductions / Préparation des PV Réception / Demande d'impressions de dossiers en ligne Formation et première expérience en gestion / administration appréciée. Maîtrise du français, anglais et italien requise. Vous êtes structurée, rigoureuse, réactive et autonome, avec une forte capacité à gérer simultanément les urgences et les sujets de fond. Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un véritable sens du service. Vous êtes particulièrement à l'aise dans les environnements où il faut anticiper et prioriser. Discrétion, fiabilité et disponibilité sont des qualités indispensables pour réussir à ce poste. STUDIO A. MAINARDI est une agence d'architecture spécialisée dans le retail de luxe, intervenant sur des projets en France, en Europe, aux États-Unis et au Moyen-Orient.