Assistant de Direction

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationDirection des Achats, de la Logistique et de la Qualité HôtelièrePrésentation du service Intitulé de la direction: Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière La Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière est composée des divisions : - Ecologie hospitalière - Approvisionnement - Restauration - Courses logistiques - Transports logistiques - Vaguemestres - Pilotage économique - Qualité hôtelière - Fablab Composition de l'équipe: - 1 Directeur DALQH - 1 Adjointe au Directeur DALQH - 1 assistante de Direction - Les responsables d'encadrement de la DALQH Particularités du poste: Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du Groupe Hospitalier Universitaire Paris-Saclay: veiller à organiser au mieux les rdv en fonction des sites et des temps de trajets Vos missions Gestion du planning du directeur Utilisation de l'application Trello Collaboration avec les cadres des 7 sites Frappe des courriers, des synthèse et diffusions d'informations par mail pour le directeur et pour ses cadres Création d'enquêtes en ligne sur Lime Survey Accueil téléphonique et physique Assurer le suivi des dossiers en cours pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration (accusé réception de la demande, validation par le Directeur, envoi aux équipes Restauration, confirmation des équipes Restauration, mise à jour du tableau avec le coût de la prestation, création de la Demande d'Approvisionnement lorsqu'il s'agit de demande pour le traiteur sur le marché), convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents, recensement des CDD, envois des fiches de recrutement ou d'évaluation CDD aux RRHet les CRd'entretien des agents aux RRH Référente Talentsoft: envoi de la fiche de poste à l'équipe Attractivité/Recrutement, transmission des candidatures,finalisation du recrutement, transmission à la Responsable du pôle Attractivité/Recrutement pour diffusion des postes vacants Transmission du tableau de suivi des candidatures aux membres du CODIR DALQH Saisie des congés Gérer les demandes de devis Saisie des commandeset des demandes d'interventions dans SAP Mise à jour de l'organigramme Insertion des procédures DALQH sur la GED ALFRESCO Remplacement de la responsable du développement durable Profil recherché Formations et/ou qualifications requises : - Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation) - BTS Assistant Manager ou niveau Expérience requise : - Fortement conseillée en secrétariat Connaissances particulières : - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Connaissance internet (intranet, mail, internet) - Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails - Application Trello fortement conseillée - Application Framadate pour l'organisation des réunions - Gestime - SAP - Talentsoft Qualités professionnelles requises : - Ponctualité - Rigueur - Réactivité - Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément) - Esprit d'initiative - Logique d'organisation (la DALQH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement) - Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement) - Bonne présentation - Discrétion et secret professionnel Schéma horaireJourTemps de travail7h30TélétravailNonVos avantages à l'AP-HP Avantages liés au statut et à la fonction : Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année) Aide à l'installation et au logement : Aide à l'installationversée par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux : Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux Place en crèche selon disponibilités Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge Accès à une offre de formation continue conséquente Accès à l'espace détente Description de l'hôpitalSitué à Clamart (92), l'hôpital Antoine-Béclère accueille les urgences médico-chirurgicales adultes, pédiatriques et gynécologique. Doté d'une maternité de type 3, il offre également des prises en charge expertes en médecine foetale, procréation médicalement assistée, prise en charge de l'obésité, troubles du sommeil, infections ostéo-articulaires et travaille en association avec les acteurs du territoire dans les domaines de l'enfance en danger, des violences faites aux femmes et de la filière gériatrique.Référence de l'offre2