Assistant Administratif

Nous recherchons actuellement notre : Assistant(e) Administratif(ve)
- Legal Leasing (F/H)
- CDI Ce que nous proposons Assurer le support administratif, documentaire et financier de la Direction Juridique Leasing afin de garantir la bonne gestion des baux commerciaux, des dossiers contentieux, de la facturation et des processus internes. A quoi va ressembler votre quotidien ? Gestion documentaire des baux et autres documents juridiques
- Réception, contrôle, consolidation et archivage des baux authentiques.
- Préparation des maquettes papier.
- Réalisation des opérations de sanctuarisation et d'archivage des actes juridiques.
- Gestion des filigranes.
- Suivi administratif des congés délivrés par les preneurs. Support aux contentieux
- Création et mise à jour des fiches de contentieux (Litigation).
- Constitution et transmission des dossiers aux avocats externes. Gestion financière et facturation
- Création et suivi des bons de commande (PO).
- Création des fournisseurs dans SAP.
- Suivi des factures et résolution des anomalies de facturation.
- Approbation et déblocage des factures.
- Gestion des avis de virement et interface avec les équipes comptables et les cabinets d'avocats. Administration et support opérationnel
- Gestion du courrier entrant et sortant, y compris recommandé.
- Affectation et suivi des demandes dans Pulse.
- Organisation logistique de réunions et préparation des supports nécessaires.
- Classement, archivage et mise à jour des bases documentaires.
- Participation aux actions d'amélioration continue des processus et outils de l'équipe. Gestion du budget
- Assurer le suivi des dépenses et des engagements, notamment liés aux honoraires des avocats, huissiers et autres prestataires externes
- Mettre à jour les outils et tableaux de suivi budgétaire et contribuer au suivi des écarts entre budget et dépenses réalisées ;
- Assurer le lien avec les équipes internes concernées pour faciliter le bon traitement et l'imputation des dépenses ;
- Contribuer aux exercices de reporting et de prévisions budgétaires du département Support à l'équipe
- Contribution à l'intégration des nouveaux arrivants (création des accès, formalités administratives).
- Assistance ponctuelle aux juristes et responsables juridiques sur les besoins administratifs et organisationnels.
- Polyvalence sur l'ensemble des activités du département afin d'assurer la continuité de service Contribuer aux projets opérationnels transverses de l'équipe Vous accompagnez l'équipe juridique dans son fonctionnement quotidien et contribuez à la bonne organisation du département. Vous participez notamment à l'intégration des nouveaux arrivants, en prenant en charge la création des accès et les différentes formalités administratives nécessaires à leur arrivée. Au quotidien, vous apportez également un soutien ponctuel aux juristes et responsables juridiques sur leurs besoins administratifs et organisationnels. Grâce à votre polyvalence, vous intervenez plus largement sur les différentes activités du département afin de faciliter le travail de l'équipe et d'assurer la continuité de service. Vous êtes la bonne personne pour ce poste si : Savoir-faire:
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Aisance avec les outils documentaires et financiers (SAP, outils de workflow et de signature électronique) et Appétence pour l'IA et les outils digitaux (automatisation, data, amélioration des processus) et Accès à Copilot for Work.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
- Qualités rédactionnelles et rigueur documentaire.
- Niveau d'anglais professionnel. Savoir-être:
- Rigueur et fiabilité.
- Sens du service et esprit d'équipe.
- Réactivité et autonomie.
- Discrétion et confidentialité.
- Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement exigeant. A quoi m'attendre concernant les étapes du recrutement ? Notre but est de vous proposer un process rapide et diversifié qui permettra d'avoir une vision à 360 du Groupe afin d'avancer de manière éclairée. Notre ambition est de vous offrir un process transparent et bienveillant qui soit constructif et ce malgré l'issue des échanges
- Premier entretien avec la recruteuse
- Deuxième entretien avec le manager
- Troisième entretien avec la directrice de l'équipe
- Dernière étape : accepter l'aventure et vous onboarder Nos avantages Package : Salaire fixe attractif sur 13 mois + Bonus annuel basé sur vos performances+ intéressement/participation Transport : Betterway afin de choisir votre mobilité (100% du pass navigo remboursé ou 700€ si vous choisissez une mobilité électrique), une offre de mobilité verte (flotte de vélos électriques) Santé : une excellente Mutuelle avec surcomplémentaire (inclue à 1,10€), Prévoyance Restauration :