Adjoint à la direction des secrétariats médicaux H/F

L'Ensemble hospitalier de l'Institut Curie recrute actuellement un adjoint à la direction des secrétariats médicaux dans le cadre d'un CDI en temps plein.Votre mission :L'adjoint(e) de la Direction des Secrétariats Médicaux assure le pilotage stratégique, organisationnel et managérial des équipes médico-administratives de son périmètre. Il/elle encadre les équipes sous sa responsabilité, coordonne les ressources, harmonise les pratiques, veille à la qualité du service rendu, élabore et suit les budgets, et déploie les projets institutionnels. Il/elle garantit la qualité, la gestion des risques et l'harmonisation des pratiques sur son périmètre. Il/elle est également responsable, sur le volet médico-administratif et à l'échelle de l'EH, de la formation, des parcours de soins, de la coordination des recrutements et de l'intégration des alternants.Vos principales activités : ManagementManagement et animation des équipes sous sa responsabilité :Accompagne et soutient les managers des secrétariats médicaux et assistant(e)s médicales (AM) sous sa responsabilité dans la résolution des dysfonctionnements, la gestion des crises et la prise de décision.Assure la continuité de l'activité médico-administrative de son périmètre, notamment en organisant les remplacements lors des congés et en redéployant les effectifs si nécessaire.Gère les tensions, conflits et les entretiens de recadrage concernant les équipes de son périmètre. Participe aux procédures disciplinaires aux côtés de la DSM.Développement des compétences :Evalue les pratiques professionnelles et veille au développement des compétences individuelles et collectives des équipes sous sa responsabilité.Valide les demandes d'évolution professionnelle des équipes de son périmètre, consolide et priorise leurs besoins en formation.Garantit la qualité de service des secrétariats médicaux, en soutenant une dynamique d'amélioration continue et en veillant à l'application des bonnes pratiques sur l'ensemble de son périmètre.Pilotage stratégique et organisation de l'activité médico-administrativePilotage stratégique et gestion de projets :Organise les évènements institutionnels en lien avec les secrétariats médicaux.Participe aux groupes de travail des projets institutionnels sur proposition de la DSM.Relaie les orientations institutionnelles, déploie et met en œuvre les projets institutionnels auprès de ses équipes.Pilotage et organisation de l'activité médico-administrative :Gère et pilote le processus de construction et de suivi budgétaire des ressources médico-administratives de son périmètre : élabore et suit le budget de fonctionnement (écarts entre effectifs prévisionnels et réalisés), prépare et participe à la réunion annuelle de contractualisation.Pilote l'activité médico-administrative, ajuste les ressources à l'activité réelle, mesure la performance des secrétariats médicaux et des organisations médico-administratives, et en assure le reporting auprès de la DSM.Supervise l'organisation opérationnelle des équipes médico-administratives sur son périmètre.Contribue à la gestion et au pilotage du budget d'investissement, en lien avec la DSM.Est responsable de la gestion des travaux et des ressources matérielles pour son périmètre Recrutement et gestion des effectifs.Est responsable du recrutement des managers et AM/SM sous sa responsabilité, en agissant en étroite collaboration avec le service recrutement de la DRH. · Arbitre et formalise les demandes de remplacement (DAR) pour les postes médico-administratifs (CDD et CDI).Activités transversales Formation :Est responsable de la définition et de l'amélioration continue de la politique de formation annuelle de l'ensemble des secrétariats médicaux de l'Institut Curie.Recrutement :Supervise l'ensemble du processus de recrutement et coordonne la mobilité interne en lien avec la DRH.Supervise et organise le recrutement et la formation des alternants des différents départements, en lien avec la DRH, les cadres de départements AM et les AM formatrices.Est responsable de l'organisation des relations avec les écoles.Enseignement :Est responsable de la coordination et du suivi de l'organisation de l'activité d'enseignement.Qualité et gestion des risques :Est responsable du contrôle de l'application des procédures qualité et de gestion des risques au sein de son ou ses département(s)/secteur(s). Il/elle met à jour les processus, procédures et modes opératoires, en lien avec les cadres de proximité, et veille à leur intégration dans la base documentaire institutionnelle.Evalue les pratiques professionnelles, en collaboration avec la DSM et la direction qualité, notamment dans le cadre des audits internes et des démarches de certificationGarantit l'harmonisation des pratiques entre les sites de son périmètre.Evalue les risques professionnels et met en œuvre des actions de prévention, en lien avec le service HSE et la DSM.Assure le suivi des événements indésirables (EI), en promouvant leur déclaration et en pilotant les plans d'action correctifs associés.Enquête sur les plaintes des patients portant sur le volet médico-administratif, sur délégation de la DSM.Profil recherché :Savoir-faire / Compétences techniquesLeadership stratégique et managérial : exercer un leadership mobilisateur, incarner les valeurs institutionnelles, accompagner les cadres de proximité, et mettre en place des stratégies managériales adaptées.Communication et négociation : maîtriser les techniques de communication, notamment interdisciplinaire et auprès des différentes instances de direction, savoir adapter son discours aux interlocuteurs et aux contextes, y compris en situation sensible ou stratégique.Pilotage de la performance : suivre et analyser les indicateurs d'activité, de qualité et de ressources (tableaux de bord, effectifs...), et ajuster les organisations en conséquence.Conduite du changement et gestion de projet : piloter des projets transversaux (multisites ou inter-départements), accompagner les transformations organisationnelles et mobiliser les acteurs concernés.Optimisation des organisations : analyser, questionner et améliorer les processus et pratiques médico-administratives dans une logique d'efficience et d'harmonisation.Gestion des situations sensibles : repérer les tensions, gérer les conflits avec discernement, et maintenir un climat de travail serein.Réflexivité professionnelle : interroger et faire évoluer sa pratique dans une dynamique d'amélioration continue.Maîtrise des outils et référentiels : connaître les processus médico-administratifs et utiliser les outils métiers de manière experte.Vision transversale des organisations et compréhension des enjeux et processus relatifs à la formation, au recrutement et à l'enseignement.Savoir / ConnaissancesConnaissance et compréhension des enjeux institutionnelsConnaissance des organisations médico-administrativesConnaissance de la cancérologie et de la terminologie associéeSavoir-êtreTravail en réseau et coopération : collaborer efficacement avec la DSM, les autres directions, travailler en transversalité et entretenir des relations de confiance avec les partenaires internes et externes.Responsabilité et éthique professionnelle : assumer ses décisions en cohérence avec les enjeux de l'établissement, faire preuve de discernement et d'objectivité.Communication et intelligence relationnelle : faire preuve d'aisance dans la communication, d'écoute bienveillante, de diplomatie et de maîtrise de soi, y compris en situation de tension.Capacité d'analyse et d'organisation : analyser, synthétiser, prioriser les tâches et optimiser les organisations avec rigueur et méthode.Autonomie et engagement : faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, de prise d'initiative et de capacité à déléguer efficacement.Force de proposition : contribuer activement à l'amélioration continue et à l'innovation managériale.Diplômes / Qualification(s) requise(s) :Master 2 Rejoindre l'Institut Curie, c'est : Rejoindre un Institut engagé et engageant Participer à aventure passionnante où les semaines sont rythmées par l'innovation et l'excellence dans une ambiance bienveillante et humaine️ Trouver un équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle : 8 semaines de congés, droit à la déconnexion, aide à la parentalité (place en crèches, aide à la garde d'enfant...) Bénéficier d'avantages sociaux : épargne salariale, retraite supplémentaire, 70% du titre de transport, séances d'ostéopathie... Travailler au cœur du quartier latin (Paris 5ème) à proximité du Jardin du LuxembourgConformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.