Gestionnaire secrétariat de direction

Localisation administrative et géographique

DISP STRASBOURG GRAND EST - Siège - 19 rue Eugène Delacroix BP 16 – 67035 Strasbourg Cedex 2

Les activités du service

La direction interrégionale des services pénitentiaires de Strasbourg Grand Est couvre trois régions administratives : l'Alsace, la Champagne-Ardenne et la Lorraine.

Elle s’étend sur 10 départements (Bas-Rhin, Haut-Rhin, Meuse, Moselle, Meurthe-et-Moselle, Vosges, Ardennes, Aube, Marne et Haute-Marne).

Elle touche 5 ressorts de cour d’appel (Colmar, Dijon, Metz, Nancy, Reims).

Elle comprend 23 établissements et 9 services pénitentiaires d’insertion et de probation.

La direction interrégionale anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.

Composition et effectifs du service

Responsable de service de catégorie A et B ; personnels de catégorie C (personnel administratif et/ou personnel de surveillance).

Votre hiérarchie

Sous l'autorité de la cheffe de cabinet et de l’adjointe au cheffe de cabinet.

Vos interlocuteurs métiers

Le personnel de direction, les services administratifs, les personnels, les juridictions.

Vos activités principales

     Le secrétariat de direction assure l’assistance administrative et organisationnelle de la direction.

     Il garantit le bon fonctionnement du secrétariat, contribue à la fluidité de la circulation de l’information et veille à         la qualité de l’accueil ainsi qu’au suivi des dossiers.

     Il est chargé de gestion administrative d’exécution, gestion de comptabilité, logistique ainsi que des missions d’accueil et de secrétariat. Il exerce ses missions au sein de la direction interrégionale du Grand Est.

    Secrétariat : suivi des agendas des membres de la direction, traitement du courrier, réponses téléphoniques,  gestion des fournitures, organisation du classement. Organiser des réunions ainsi que la logistique. Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux déplacements.

    Assistant gestionnaire CHORUS : mise à disposition des crédits, gestion des engagements juridiques, gestion des recettes, gestion des actifs, travaux de fin d’exercice.

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
 

Logiciels utilisés : Word, Excel, Harmonie, Chorus

 Durée d’affectation attendue sur le poste : 2 ANS

 Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Corps / Grade : Adjoint(e) administratif(ve)

Vos principales compétences à mettre en œuvre :

Connaissances

Outils bureautiques

Savoir-faire

Bonne connaissance du pack office, word, excel, power point

Rédiger des courriers, rapports, classement, archives
Mettre en application les consignes, les textes réglementaires
Assurer le suivi budgétaire sur Chorus

Savoir-être

Autonomie. Aisance avec tout public par téléphone.
Sens du travail en équipe, sens de la communication. Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
Sens de l’organisation, rigueur, réactivité.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Oui

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Oui selon le poste occupé

Perspectives d’évolution professionnelle :

Evolution professionnelle possible

Peuvent faire acte de candidature les agents ayant, à la date de publication sur le site Choisir le service public (CSP), la qualité de fonctionnaire titulaire ou de contractuel en CDI de catégorie C 

Ce poste est soumis a un entretien obligatoire avec le service recruteur.

Le candidat devra prendre contact avec le service recruteur afin de procéder à cet entretien.

Renseignements et candidature :

Cheffe du bureau des affaires générale - Mme DABYSING

Davina.dabysing@justice.fr