Assistant(e) administratif(ve)

L’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d’assurer la gestion des contrats d’apprentissage ainsi que le suivi des procédures de rupture.

YPAREO :
- Vérifier les données saisies sur YPAREO par rapport au formulaire d’inscription
- Compléter les renseignements manquants nécessaires dans les différents onglets et rajouter les annexes sur YPAREO
- Rechercher si besoin l’OPCO et la caisse de retraite concernés de l’entreprise à l’aide des sites officiels sur Internet
- Editer et envoyer le contrat, la convention de formation et si besoin la convention d’aménagement de durée, de façon dématérialisée (si option 1) depuis YPAREO, ou par mail à l’UFA/GRETA (si option 2) pour signature des documents
- Relancer les signatures : sur YPAREO dans le suivi des signatures soit en appelant et/ou par mail en copiant les liens
- Apposer la signature du GIP sur les documents en option 2 et suivre le retour des documents signés par mail
- Classer dans la boîte mail les messages par dossier par établissement UFA/GRETA
- Compléter et mettre à jour le tableau de suivi des contrats d’apprentissage
- Relancer les entreprises pour le dépôt des contrats 
- Gérer le suivi des conventions de stage et apposer la signature du GIP
- Enregistrer les contrats annulés dans YPAREO et compléter le tableau de suivi des contrats
OPCO :
- Faire la télétransmission des documents du contrat d’apprentissage depuis YPAREO
- Solutionner les erreurs de transmission (pour ce faire : contacter les OPCO, les entreprises et/ou les apprenants (par téléphone ou mail) pour obtenir les renseignements et permettre la gestion des problèmes, pour effectuer la transmission du contrat correctement)
- Gérer les courriers de demande de mise en conformité envoyés par les OPCO (pour ce faire : modifier les documents du contrat et les déposer sur notre espace personnel selon l’OPCO, ou si nous n’avons pas l’accès, envoyer les documents à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO
- Récupérer les accords de prise en charge via les plateformes OPCO
COMMUNICATION :
- Réceptionner les appels entrants et émettre des appels auprès des différents intermédiaires (entreprise, apprenant, représentant légal, CFP, coordonnateur UFA etc …)
- Rechercher des documents relatifs à un contrat sur YPAREO pour transmettre à une tierce personne (UFA, coordonnateur)
- Aider dans l’accompagnement de la signature numérique du contrat, en direct, par téléphone
- Compléter le calendrier et l’assiduité sur YPAREO
- Informer les UFA sur le suivi du contrat d’apprentissage (une fois que le contrat a été envoyé à la signature numérique, ou encore, s’il manque une signature sur un document)
AVENANTS :
- Créer les avenants au contrat
- Transmettre l’avenant à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO ou bien, dépôt directement de l’avenant depuis la plateforme de l’OPCO concerné

SUIVI DES RUPTURES :

- Enregistrer les ruptures dans les tableaux de suivi

- Identifier les informations erronées ou manquantes et en faire la demande auprès des établissements 

- Contacter le cas échéant les apprentis et/ou entreprises

- Partager les informations

Compétences professionnelles :

- Savoir manipuler les logiciels et les outils de travail (pack Office, YPAREO, sites des OPCO)

- Identifier les éléments manquants obligatoires au contrat

- Résoudre les problèmes de transmission informatique

- Créer et entretenir de bonnes relations avec nos partenaires, collaborateurs et tout autre intervenant

- Utilisation de l'outil informatique : boite mail, Excel ++

- Communication orale ++

- Communication écrite ++

 Compétences opérationnelles et comportementales :

- Gérer les priorités et les urgences

- Être à l’écoute des personnes externes et internes

- Être réactive et minutieuse

- S’adapter à l’environnement de travail

- Être rigoureuse et autonome

- Savoir prendre des initiatives

- Communication

- Discrétion : confidentialité des informations