Assistant(e) administratif(ve)
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Vos missions en quelques mots
YPAREO :
- Vérifier les données saisies sur YPAREO par rapport au formulaire d’inscription
- Compléter les renseignements manquants nécessaires dans les différents onglets et rajouter les annexes sur YPAREO
- Rechercher si besoin l’OPCO et la caisse de retraite concernés de l’entreprise à l’aide des sites officiels sur Internet
- Editer et envoyer le contrat, la convention de formation et si besoin la convention d’aménagement de durée, de façon dématérialisée (si option 1) depuis YPAREO, ou par mail à l’UFA/GRETA (si option 2) pour signature des documents
- Relancer les signatures : sur YPAREO dans le suivi des signatures soit en appelant et/ou par mail en copiant les liens
- Apposer la signature du GIP sur les documents en option 2 et suivre le retour des documents signés par mail
- Classer dans la boîte mail les messages par dossier par établissement UFA/GRETA
- Compléter et mettre à jour le tableau de suivi des contrats d’apprentissage
- Relancer les entreprises pour le dépôt des contrats
- Gérer le suivi des conventions de stage et apposer la signature du GIP
- Enregistrer les contrats annulés dans YPAREO et compléter le tableau de suivi des contrats
OPCO :
- Faire la télétransmission des documents du contrat d’apprentissage depuis YPAREO
- Solutionner les erreurs de transmission (pour ce faire : contacter les OPCO, les entreprises et/ou les apprenants (par téléphone ou mail) pour obtenir les renseignements et permettre la gestion des problèmes, pour effectuer la transmission du contrat correctement)
- Gérer les courriers de demande de mise en conformité envoyés par les OPCO (pour ce faire : modifier les documents du contrat et les déposer sur notre espace personnel selon l’OPCO, ou si nous n’avons pas l’accès, envoyer les documents à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO
- Récupérer les accords de prise en charge via les plateformes OPCO
COMMUNICATION :
- Réceptionner les appels entrants et émettre des appels auprès des différents intermédiaires (entreprise, apprenant, représentant légal, CFP, coordonnateur UFA etc …)
- Rechercher des documents relatifs à un contrat sur YPAREO pour transmettre à une tierce personne (UFA, coordonnateur)
- Aider dans l’accompagnement de la signature numérique du contrat, en direct, par téléphone
- Compléter le calendrier et l’assiduité sur YPAREO
- Informer les UFA sur le suivi du contrat d’apprentissage (une fois que le contrat a été envoyé à la signature numérique, ou encore, s’il manque une signature sur un document)
AVENANTS :
- Créer les avenants au contrat
- Transmettre l’avenant à l’entreprise pour dépôt auprès de son OPCO ou bien, dépôt directement de l’avenant depuis la plateforme de l’OPCO concerné
SUIVI DES RUPTURES :
- Enregistrer les ruptures dans les tableaux de suivi
- Identifier les informations erronées ou manquantes et en faire la demande auprès des établissements
- Contacter le cas échéant les apprentis et/ou entreprises
- Partager les informations
Profil recherché
Compétences professionnelles :
- Savoir manipuler les logiciels et les outils de travail (pack Office, YPAREO, sites des OPCO)
- Identifier les éléments manquants obligatoires au contrat
- Résoudre les problèmes de transmission informatique
- Créer et entretenir de bonnes relations avec nos partenaires, collaborateurs et tout autre intervenant
- Utilisation de l'outil informatique : boite mail, Excel ++
- Communication orale ++
- Communication écrite ++
Compétences opérationnelles et comportementales :
- Gérer les priorités et les urgences
- Être à l’écoute des personnes externes et internes
- Être réactive et minutieuse
- S’adapter à l’environnement de travail
- Être rigoureuse et autonome
- Savoir prendre des initiatives
- Communication
- Discrétion : confidentialité des informations
Localisation
- Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
- Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
- Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
- Flèche haut : déplacer la carte vers le haut
Éléments de candidature
Documents à transmettre
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Conseiller(ère) administratif(ve) et social(e)
Il y a 3 heures
Amiens, Hauts de France Fonction publique Territoriale Temps pleinVos missions en quelques mots Sous l'autorité hiérarchique du chef du service accès aux droits de la Maison Départementale des Personnes Handicapées, le ou la conseiller(ère) administratif(ve)et social(e) assure l'information et l'orientation de tous les publics s’adressant à la MDPH selon les différentes modalités. A ce titre, il/elle...
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Assistant Juridique et Administratif — Dossiers
Il y a 1 jour
Amiens, Hauts-de-France Université de Picardie Jules Verne Temps plein 19 € - 23 € ContratUniversité de Picardie Jules Verne recherche un assistant juridique pour assurer le secrétariat du service juridique, le suivi administratif et le traitement procédural des dossiers confiés. Vous participerez à la préparation et à la rédaction d’actes, et assurerez la traçabilité et les échanges avec les services internes et externes.Le poste...
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Assistant(e) médical(e)
Il y a 3 jours
Amiens, Hauts-de-France Temps plein 13 € ContratNous recherchons un(e) Assistant(e) médical(e) motivé(e) et dévoué(e) pour rejoindre notre équipe à temps plein.En tant qu'Assistant(e) médical(e), vous serez responsable d’assurer la prise en charge et le confort des patient(e)s, tout en collaborant étroitement avec l’ensemble des professionnels de santé. (secrétaires, orthoptistes et...
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Assistant de gestion administrative et logistique
Il y a 10 heures
Amiens, Hauts-de-France SUP INTERIM Temps pleinEntreprise :SUP INTERIM Amiens est une agence d'emploi généraliste située dans la Zone Industrielle Nord. Nous intervenons dans les secteurs de l'agroalimentaire, de l'industrie, de l'automobile, de la soudure, du transport, du bâtiment, des travaux publics et du tertiaire. Nous recrutons notamment sur les postes de cariste, d'agent de production,...
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Assistant administratif
Il y a 4 jours
Amiens, Hauts-de-France ACTUAL AMIENS Temps pleinA propos de l'entreprise : Notre client, acteur spécialisé dans le commerce de détail de boissons en magasin spécialisé, s'appuie sur l'expertise de notre réseau national composé de 600 agences, 3 écoles de formation et 3 cabinets de recrutement pour accompagner ses besoins en personnel. A propos du poste : Actual recherche un Assistant...
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Assistant(e) technique réhabilitation
Il y a 6 jours
Amiens, Hauts-de-France Société Immobilière Picarde d'HLM Temps pleinLa SIP (Société immobilière picarde), est une entreprise sociale pour l’habitat, qui avec 12500 logements et près de 165 collaborateurs, œuvre au bénéfice de ses locataires. Présente dans plus de 80 communes de la Picardie, la SIP construit, rénove et innove avec pour ambition, la recherche constante de la qualité de ses logements et des services...
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Assistant(e) de Vie H/F
Il y a 2 heures
Amiens, Hauts-de-France Domaliance Amiens Temps partielDescription de l'entreprise :Domaliance Amiens fait partie du groupe a2micile, spécialisé dans les services à la personne et représenté par deux marques : Azaé et Domaliance.C'est au travers de ses 387 agences de proximité sur l'ensemble de l'hexagone que le groupe propose ses services d'aide à domicile.Respect, bien être et considération sont les...
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Assistant administratif et juridique
Il y a 2 jours
Amiens, Hauts-de-France Université de Picardie Jules Verne Temps plein 19 € - 23 € ContratMissions et activitésSous l’autorité du responsable du service juridique, L’assistant/te juridique assure le secrétariat, la gestion administrative et le suivi procédural des dossiers confiés au service juridique.Activités principalesSecrétariat et organisation du service juridiqueAssurer le suivi administratif des dossiers administratifs et...
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Assistant Administratif H/F
Il y a 6 jours
Amiens, Hauts-de-France Armée De L'Air Et De L'Espace Temps pleinLe poste d'assistant administratif occupe des fonctions essentielles dans l'organisation des bases aériennes. Cet emploi de secrétaire comporte de multiples missions telles que l'organisation et la gestion des plannings de formation, de déplacements et de réunions via les outils bureautiques. L'assistant administratif est un véritable référent du...
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Assistant(e) dentaire qualifié(e) H/F
Il y a 5 jours
Amiens, Hauts-de-France DENTEGO Temps pleinDescription de l'entrepriseVous pouvez obtenir plus de détails sur la nature de ce poste, et sur ce qui est attendu des candidats, en lisant ce qui suit.Dentego, acteur incontournable de la médecine bucco-dentaire en France, compte aujourd’hui plus de 100 centres dentaires et 2 300 collaborateurs engagés pour rendre les soins accessibles et de...
