Agent d'accueil
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Vos missions en quelques mots
• Accueillir le public, dès le guichet d’entrée dans les règles prévues ; contrôler les pièces ; orienter vers l'interlocuteur adapté ; communiquer un premier niveau de renseignements le cas échéant.
• Répondre au téléphone, transférer les appels avec présentation préalable au destinataire ; prendre des messages sur la trame dédiée et sur APPI en note ; apporter un premier niveau de renseignements le cas échéant.
• Traiter la boite structurelle, soit analyse et transfert afférent des messages.
• Traiter le courrier, soit horodatage et transmission à l’interlocuteur dédié et préparation des pochettes courrier pour le vaguemestre.
• Rédiger des notes dans l’applicatif APPI le cas échéant.
• Tâche complémentaire de soutien au greffe MO - type archivage et contributions aux convocations.
• Tâche complémentaire de réponses aux demandes de stages si besoin.
• Tenue de tableaux de présence des PPSMJ dans un objectif statistique sous la houlette du Chef d’Antenne MO.
Composition et effectifs du service : 91 agents répartis sur deux antennes, Caen et Lisieux.
Votre hiérarchie : Chef d’Antenne. DPIP MO CAEN, attachée d’administration
Vos interlocuteurs métiers : Attachée d’administration pour les techniques administratives et d’accueil. DPIP pour le versant « métier », soit tout ce qui est en lien avec les PPSMJ
Profil recherché
Connaissances :
- Bonnes connaissances de l'environnement institutionnel (Administration Pénitentiaire, SPIP).
- Maîtrise de l'expression écrite et orale.
Savoir être :
Savoir comprendre une demande
Utiliser les outils du domaine d’activité (APPI, agenda APPI)
Capacité de communication et capacité mémorielle
Maîtrise de soi, s’adapter à des publics différents
Savoir gérer les flux de transmission en situation de pression
Faire preuve d’une écoute attentive
Savoir-faire :
- Techniques de communication avec des personnes en difficulté ou agressives
- Techniques d’accueil téléphonique
- Techniques d’accueil du public
- Savoir rendre compte et prioriser
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : expérience en accueil bienvenue
Offres de formation associées à votre prise de poste : Formations d’intégration en interne, formations interministérielles sur l’accueil et la gestion des conflits.
Perspectives d’évolution professionnelle : autre poste de personnel administratif au sein de l’Administration Pénitentiaire ou du Ministère de la Justice.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Personnes à contacter
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Agent d'accueil et de coordination administrative
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Agent d'Accueil
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Agent d'accueil salon VIP
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