Lyon 1 Université

Lyon 1 Université Claude Bernard est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR).  Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.

Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

Lyon 1 Université propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.

En tant qu’employeur responsable, Lyon 1 Université s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective. 

Le département Génie Électrique et Informatique Industrielle (GEII) de l'IUT Lyon 1, situé sur le site de Gratte-Ciel à Villeurbanne, accueille environ 500 étudiantes et étudiants en BUT GEII. Il compte 45 personnels permanents et fait appel à environ 70 vacataires extérieurs. Le secrétariat du département, composé de deux agents, assure l'assistance administrative du chef de département, la gestion administrative des études et des étudiants ainsi qu'une partie de la gestion financière du département. Le poste est proposé à 50 % pour assurer le remplacement d'un agent momentanément absent.

Missions principales :

Pendant l'absence de la titulaire du poste, et sous l'autorité du chef de département, l'agent assure en priorité la gestion des commandes et le suivi financier du département GEII dans Sifac. Selon le temps disponible, il ou elle apporte un appui à la gestion administrative du département.

Activités :

• Saisir les demandes d'achat et les bons de commande dans Sifac, dans le respect des règles de la commande publique et des marchés de l'université
• Assurer le lien avec les fournisseurs, réceptionner les commandes et constater le service fait
• Suivre les factures et les dépenses du département, alimenter les tableaux de suivi budgétaire
• Traiter les demandes d'achat des enseignants et les ordres de mission
• Accueillir et renseigner les étudiants, les enseignants et les interlocuteurs extérieurs
• Participer au suivi des dossiers des vacataires en lien avec les services centraux
• Apporter un appui ponctuel à la gestion de la scolarité et à l'assistance au chef de département

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

• Sifac (module achats / commandes)
• Suite bureautique (tableur, traitement de texte
• Outlook

Quotité de 50 % (répartition hebdomadaire à définir). CDD de remplacement pour la durée de l'absence de la titulaire (au moins 3 à 4 mois). Poste sur site, sans télétravail (réceptions et lien avec les fournisseurs). Pics d'activité liés au calendrier universitaire (rentrée, jurys, fin de semestre) ; congés à poser en dehors de ces périodes. Aucun poste à risque.

Compétences opérationnelles :

• Gérer son activité dans un calendrier contraint
• Appliquer des procédures et des règles
• Rendre compte
• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte), La maîtrise SIFAC (module achats / commandes) serait un plus

Connaissances :

• Fonctionnement des administrations publiques et de l'enseignement supérieur
• Règles de la commande publique et de la comptabilité publique
• Techniques d'élaboration de documents et de communication
• Diplôme : baccalauréat ; formation souhaitée en secrétariat ou gestion administrative.
• Une expérience dans l'enseignement supérieur serait appréciée

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Sens relationnel et du service
• Autonomie et discrétion

En tant qu’employeur responsable, Lyon 1 Université s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :

• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,

• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,

• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,

• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,

• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.

Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.

Pour postuler : Dès que possible

Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-8hxbwnwhw45ht@emploi.beetween.com