Gestionnaire du courrier

Le bureau du cabinet est une structure de l’administration centrale rattachée directement au cabinet du/de la Ministre. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du cabinet ministériel et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement du cabinet ministériel dans toutes ses dimensions.

Au sein du bureau du cabinet, le secteur de la correspondance et des publications, composé de quatre missions qui ont vocation à enregistrer et distribuer le courrier et les questions écrites des parlementaires auprès des entités rédactrices (Mission Courrier/QE), à proposer, sur commande du cabinet, des projets de réponses au courrier et questions écrites, notamment (Pool commun des rédacteurs), à constituer les parapheurs portant signature des textes réglementaires (Mission des Textes), et à identifier et constituer les promotions dans l’Ordre du Mérite agricole et les ordres nationaux (Mission des distinctions honorifiques).

Assurer la gestion (réception, enregistrement et suivi) des courriers adressés au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, et des projets de réponse (élus, institutions, organisations et particuliers) dans le respect des règles de forme et des procédures de traitement en vigueur.

Auprès des responsables de la mission du Courrier et des Questions Ecrites et du chef du secteur de la Correspondance et des Publications, le titulaire du poste sera chargé des missions principales suivantes :

- Assurer une permanence pour l’ouverture du courrier adressé au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, pour la gestion des courriers d’initiative du Cabinet et le traitement des demandes de mise en parapheur prioritaire,
- Analyser et instruire les courriers dans le logiciel dédié (Maarch) : effectuer une recherche préalable de précédents, procéder à la numérisation en s’assurant de la qualité de lecture en ligne, enregistrer conformément à l’analyse les données du courrier afin d’en faciliter la traçabilité et le suivi.
- Assurer la traçabilité et le suivi de tous les courriers enregistrés dans le logiciel dédié (Maarch),
- Mettre en forme les projets de réponse des directions et les projets de courrier en accord avec la charte ministérielle, les règles typographiques et les formules validées par le Cabinet,
- Préparer les parapheurs papier en veillant à la complétude et la lisibilité du dossier ainsi qu’à la définition du circuit de validation (feuille de route des visas) jusqu’à la signature,
- Numériser les courriers signés, les expédier par voie postale et clôturer ou mettre à jour pour traitement le dossier dans le logiciel dédié
- Transmettre aux services rédacteurs (Cabinet, Bureau du cabinet, Directions d’administration centrale) les fonds de dossiers clôturés ou à traiter,
- Accompagner les utilisateurs, notamment au Cabinet, dans le fonctionnement du logiciel dédié en apportant des conseils d’utilisation et une assistance fonctionnelle.

Savoir-être :

Être disponible et réactif*
Avoir le sens des priorités
Faire preuve d’esprit d’équipe
Avoir le sens des relations humaines
Discrétion et confidentialité requise

Savoir-faire :

Aptitude à l’analyse de documents
Capacité à identifier la nature d’un dossier et à y appliquer la procédure de traitement correspondante
Savoir travailler en équipe
Être organisé et rigoureux
Savoir s’adapter rapidement aux évolutions de procédure
Forte maîtrise des outils de bureautique
Une première expérience sur un logiciel issu de Maarch serait un plus
Connaissances en gestion de l’information
Intérêt pour les politiques publiques portées par le ministère