Assistant administratif au secrétariat général

En tant qu'assistant administratif au secrétariat général H/F de la mairie des Belleville, vos missions seront :

Organisation et coordination de la vie professionnelle du Maire, des élus et du Directeur général des services

• Assurer la gestion des agendas du Maire et du Directeur général des services
• Participer au suivi de l’agenda des élus
• Coordonner les besoins des élus et des services en matière d’organisation et de planification

Gestion administrative des assemblées

• Participer à la préparation et à l’organisation des réunions de Municipalité et des séances du Conseil municipal
• Assurer la préparation et la diffusion des convocations dans le respect des délais réglementaires
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la diffusion des comptes rendus
• Assurer le suivi administratif des réunions et des échéances associées

Gestion des registres

• Assurer le suivi des arrêtés, décisions et délibérations
• Contribuer au suivi des procédures de transmission des actes au contrôle de légalité
• Assurer la tenue, la mise à jour et le classement des registres papier et numériques
• Participer au suivi du registre d’affichage et des formalités de publicité des actes
• Veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à l’archivage des documents administratifs

Gestion et optimisation du suivi du courrier de la collectivité et du Maire

• Assurer l’enregistrement, la réception, le traitement et la diffusion quotidienne du courrier entrant
• Participer à la rédaction des courriers du Maire et de la Direction générale
• Assurer l'enregistrement et l'affectation des courriers dans le logiciel de gestion du courrier de la collectivité
• Optimiser le suivi du courrier via le logiciel courrier, en veillant à la bonne affectation des demandes, à leur traçabilité et à leur traitement dans les délais impartis
• Assurer le suivi des réponses attendues des services, relancer les interlocuteurs concernés et identifier les courriers en attente de traitement
• Veiller au respect des délais de réponse et alerter le responsable de service ou la Direction générale en cas de retard ou de difficulté
• Mettre à jour les informations de suivi dans le logiciel afin de garantir une vision fiable et actualisée de l’état d’avancement des courriers
• Assurer le suivi des courriers adressés au Maire et contribuer à la bonne information des élus
• Participer à l’amélioration continue des pratiques et procédures de gestion du courrier

5.Accueil et coordination administrative du secrétariat général

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et en assurer le suivi
• Faciliter la circulation et la transmission des informations au sein de la collectivité
• Contribuer à la coordination et à la continuité du fonctionnement administratif du secrétariat général

Conditions d’exercice

• Poste à temps complet
• Respect des obligations de discrétion professionnelle, de confidentialité et de réserve
• Nécessité de disponibilité ponctuelle en soirée.

SAVOIRS

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation administrative
• Connaissance des procédures relatives aux assemblées et aux actes administratifs
• Maîtrise des règles de rédaction administrative

SAVOIR-FAIRE

• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à assurer le suivi des dossiers, des échéances et des délais de réponse
• Capacité à prioriser les activités et à organiser le travail

SAVOIR-ÊTRE

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Réactivité et anticipation
• Sens des priorités et respect des délais
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sens du service public et qualités relationnelles
• Autonomie et capacité à travailler en équipe