Secrétaire administratif(ve) au tribunal judiciaire de Villefranche-sur-Saône

Le secrétaire administratif exercera ses fonctions au sein du tribunal judiciaire de Villefranche-sur-Saône (69400), juridiction appartenant au ressort de la Cour d’Appel de LYON

ACTIVITES PRINCIPALES

1-       Secrétariat de la présidence

-  Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs,

-  Gérer du courrier et de l’agenda du président du tribunal,

-  Gestion de la documentation du secrétariat,

-  Diffuser et afficher l’information,

-  Elaborer des documents administratifs,

-  Gestion RH (magistrats et attachés de justice) : Préparation des PV d’installation, des tableaux d’astreintes, des ordonnances de roulement, des comptes épargnes temps, et du logiciel de gestion du temps.

-  Gestion des prestations de serment,

-  Gestion et planification des salles et des audiences sur le logiciel PILOT,

-  Préparation des audiences solennelles et installation des magistrats, ainsi que la préparation des assemblées générales hormis celles des fonctionnaires (en lien total avec la directrice de greffe).

-  Gestion des dossiers réservés du Président (élections, commission électoral…)

2-      Droit/procédure

2.1 – Contrôle et suivi des expertises civiles (hors JAF et pôle social)

-  Réception et tri du courrier papier et électronique (RPVA), 

-  Gestion du dépôt des rapports,

-  Gestion des demandes de prorogation de délais,

-  Gestion des demandes de provisions complémentaires,

-  Gestion des ordonnances de taxe,

-  Rappels aux experts,

-  Classement et archivage des documents et dossiers

2.2 – Dépens

-  Vérification des dépens

3-     Activité générale de traitement de frais de justice

-     Gestion des frais de justice, circuit simplifié, réception sur bal structurelle dédiée,

-     Gestion de tous les mémoires sur Chorus formulaires,

-     Tenue des statistiques des frais de justice.

4-      Logistique/Fonctionnement

4.1 Gestion de la sécurité informatique (application des consignes de sécurité)

4.2 Archivages des dossiers terminés.

ACTIVITE SECONDAIRES :

Assurer toute tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel, par le supérieur hiérarchique direct dans le but de garantir la continuité du service public de la justice.

Mission générale

Assister le président du tribunal judiciaire au sein de son secrétariat et contribuer à la bonne gestion des services.

Assister le directeur de greffe dans la gestion des dépens (huissiers).

Assurer les fonctions d’accueil et d’information.

Assurer toute tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel, par le supérieur hiérarchique direct dans le but de garantir la continuité du service public de la justice.

Les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent transmettre les documents suivants:

- Leur fiche de candidatures complétée, avec l'avis de leur administration d'origine relatif a leur départ;
- leur curriculum vitae;
- leur lettre de motivation;
- le cas échéant, les pièces justifiant de leur situation particulière;
- leur dernier arrêté d'avancement d'échelon ;
- leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel ;
- leur état des services.

L‘ensemble de ces documents doit être envoyé a l'adresse suivante : laurence.prolonge@justice.fr

IFSE : 3
Durée de l’affectation : 3 ans