Adjoint administratif Secrétariat de Direction

Centre pénitentiaire de Paris la Santé

42 rue de la Santé 75014 PARIS

Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l’équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d’assistance auprès d’elle en assurant des fonctions de secrétariat, d’enregistrement, de classement et d’actualisation de la base documentaire.

Il veille à orienter correctement les demandes, qu’elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail.

Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction.

Missions : 

-          Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction

-          Gestion du standard téléphonique et réorientation des appels ;

-          Enregistrement et répartition du courrier entrant ;

-          Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement ;

-          Gestion de l’agenda électronique du chef d’établissement ;

-          Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers ;

-          Rédaction et diffusion de notes de services et d’informations à la population pénale ;

-          Diffusion des informations générales transmises par la direction ;

-          Actualisation et mise en forme des délégations de signature ;

-          Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes ;

-          Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion ;

-          Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers… ;

-          Participation à l’accueil des nouveaux personnels : création des cartes d’accès à l’établissement et actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;

-          Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation ;

-          Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe ;

-          Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction ;

-          Gestion d’un badge parking « invité »

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale                       OUI ☐            NON ✔

Connaissances
Maîtrise des principaux logiciels informatiques
word, excel, open office et des logiciels
spécifiques GENESIS

Savoir-faire
Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles

Savoir-être
Rigoureux
Ordonné
Avoir le sens de l’organisation
Polyvalent

IFSE : 2

Organisation de travail

Poste administratif avec des plages en horaires fixes et plages en horaires variables du lundi au vendredi

Restauration

Cantine des personnels

Accessibilité en transport / Parking

RER B DENFERT-ROCHEREAU / Métro Ligne 6 GLACIERE