Gestionnaire administratif/administrative missions et frais de déplacements

il y a 5 jours

Palaiseau, France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

Contexte :

L’Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris), est une école d’ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d’excellence. L’école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France et représentée à l’International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq Écoles sur le plateau de Saclay (Palaiseau).

Constituée sur la forme d’un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Grand Etablissement, doté de l’autonomie administrative et financière, l’école gère une population d’environ 250 agents (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.

Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à une ingénierie fondée sur l’excellence scientifique et technique augmentée par le numérique, pour accompagner les transformations des grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux de souveraineté et des attentes fondamentales de la société.

Un projet de fusion entre ENSTA Paris et ENSTA Bretagne est en cours avec pour objectif de mettre en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Palaiseau et Brest) à la rentrée académique 2026/2027. Ce projet va notamment impliquer un rapprochement des modes de fonctionnement, avec un déploiement de nouveaux SI métiers et une réorganisation progressive des services à moyen terme.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Environnent du poste :

Au sein de la Direction Générale des Services (DGS), le poste est hiérarchiquement rattaché à la responsable de la division des ressources humaines (DRH).

La DRH est organisée en 4 pôles :

- Le pôle « Pilotage » a pour mission de gérer les données RH, de pilotage de la consommation d’emplois et de crédits de personnel

- Le pôle « Gestion » a pour mission d’assurer le traitement de la paye, la gestion administrative et la gestion des temps de l’ensemble des agents et des vacataires

- Le pôle « Développement » a pour mission d’assurer le recrutement, la gestion des carrières, la formation, l’action sociale, la gestion des relations entre la direction et les représentants du personnel

- Le pôle « Missions » a pour mission principale de préparer les déplacements, assurer le paiement des frais de mission et de gérer l'attribution des décorations et des récompenses

Missions principales :

Le/la titulaire du poste est chargé/e des missions suivantes :

1/Assistance et conseil : conseille les agents et les correspondants sur les règles applicables en matière de mission et frais de déplacement et sur l’utilisation du SI mission ; assure la veille juridique et en assure la diffusion ; rédige et met à jour les procédures ; contrôle la bonne application des règles

2/ Etablissement des ordres de mission : contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais ; si besoin, réserve et fournit les titres de transport ; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents/ élèves, vacataires et associés ; assure le remboursement aux agents

3/Assurer les relations avec les prestataires extérieurs (prestataire du SI missions, services billetterie…) : assure le lien avec les prestataires et la bonne exécution des marchés ; procède au contrôle, à la liquidation et au paiement de toutes les factures relatives aux missions

4/Suivi financier des missions et indicateurs : fait une estimation du coût global des missions en amont de leur validation ; produit des tableaux de suivi de l’activité ; suit les dépenses liées aux missions

Autres activités :

  • Gérer l'attribution des décorations et des récompenses des agents (médailles, ordres nationaux…)
  • Assurer la prise en charge des stages de découverte
  • Assurer les engagements juridiques et le suivi budgétaire du budget de fonctionnement la DRH

Activités annexes :

  • Participer à l’ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines
  • Participer à la démarche qualité et à la démarche RSE de l’établissement


Niveau de formation et/ou expérience requis

- Bac +2 minimum avec expérience analogue

Connaissances :

- Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires)

- Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions

- Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie)

- Information sur les conditions d’accès dans les pays étrangers (visa)

Savoir-faire:

- Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel,…) et SI métiers

- Savoir effectuer des recherches sur Internet : SNCF, Air France,…

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

Aptitudes:

- Qualités relationnelles

- Rigueur

- Autonomie et réactivité

- Esprit d’initiative

- Sens de la qualité du service rendu à l’usager


  • Gestionnaire Administratif Et Financier Missions

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, France L'École polytechnique Temps plein

    **L’École polytechnique**, **surnommée l’X**, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de **l’Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** :...

  • Gestionnaire Administratif de Formation

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France BWO - Brain Work Office Temps plein

    **Ecole supérieure - Gestion des dossiers étudiants - Relationnel****Mission d'intérim - PALAISEAU - Temps plein avec RTT - Télétravail 1 à 2 jours / semaine**En tant que gestionnaire administratif H/F, vous intégrez cette école supérieure située à Palaiseau en renfort de l'équipe Direction de l'enseignement. Vous avez la charge de la gestion des...

  • Gestionnaire administratif et financier Missions H/F

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, France L'École polytechnique Temps plein

    La Direction des Affaires Budgétaires et Financières (DABF) assure les missions suivantes : mise en œuvre de la politique budgétaire et financière selon la stratégie pluriannuelle et les enjeux de l’École ; préparation et contrôle des actes financiers ; production et analyse des tableaux de bord financiers ; optimisation de la fonction finances ;...

  • Assistant / Assistante en Gestion Administrative

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : mardi 20 février 2024 **Informations générales**: **Intitulé de l'offre **:Assistant / Assistante en gestion administrative (H/F)** Référence : UMR137-ANNDUS-015 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PALAISEAU Date de publication : mardi 30 janvier 2024 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France École polytechnique Temps plein

    **L'École polytechnique**, **Surnommée l'X**, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de **l'Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l'ENSAE...

  • Gestionnaire Administratif Et Solde Des élèves

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, France L'École polytechnique Temps plein

    **L’École polytechnique**, **surnommée l’X**, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de **l’Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** :...

  • Responsable Administratif ou Administrative Des

    il y a 1 mois

    Palaiseau, France Institut Mines-Télécom Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** Ecole de l’Institut Mines-Télécom, Télécom Paris est la première grande école française d'ingénieurs généralistes du numérique. Avec des enseignements et une recherche d'excellence, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique fondé sur la transversalité de sa formation, de ses départements de...

  • Gestionnaire Administratif

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France L'École polytechnique Temps plein

    **L'École polytechnique**, **surnommée l'X**, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de **l'Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l'ENSAE...

  • Gestionnaire Administratif Et Solde Des élèves

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, France École polytechnique Temps plein

    **L’École polytechnique**, **Surnommée l’X**, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de **l’Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** :...

  • Gestionnaire administratif et technique des bâtiments F/H

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France Work&You - Cabinet de Recrutement National Temps plein

    Opportunités de développement professionnel et de formation continue Culture d'entreprise axée sur l'innovation et la qualité "Intégrez notre équipe en bureau d'études en maitrise d'oeuvre en tant que Responsable administrative et technique dans le bâtiment H/F , où vous seriez rattaché au service administratif technique. Votre contribution sera...

  • Assistant Administratif/gestionnaire D’équipe de

    il y a 1 mois

    Palaiseau, France Inria Temps plein

    **Type de contrat **:Mobilité ou CDD **Contrat renouvelable **:Oui **Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent **Autre diplôme apprécié **:Bac + 2 **Fonction **:Personnel des fonctions support (IT) **Corps d'accueil **:Technicien de la Recherche / Assistant Ingénieur (TR/AI) **A propos du centre ou de la direction fonctionnelle**: Créé en...

  • Assistant Administratif/gestionnaire D’équipe de

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, France Inria Temps plein

    **Type de contrat **:Mobilité **Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent **Autre diplôme apprécié **:Bac + 2 **Fonction **:Personnel des fonctions support (IT) **Corps d'accueil **:Technicien de la Recherche (TR) **A propos du centre ou de la direction fonctionnelle**: Créé en 1967, **Inria** est le seul institut public de recherche...

  • Gestionnaire Administratif Et Solde Des élèves

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France École polytechnique Temps plein

    **L'École polytechnique**, **Surnommée l'X**, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de **l'Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l'ENSAE...

  • Responsable Administratif ou Administrative Des

    il y a 1 mois

    Palaiseau, France Télécom Paris Temps plein

    **Critères de l'offre**: - Responsable administratif (H/F) - Palaiseau (91) - CDI - Temps Plein - Secteur : Enseignement, Formation - Expérience requise : 3-5 ans, 6-10 ans, 11-20 ans - Langues souhaitées : Anglais - Niveau d'études : Bac+5 - Télétravail occasionnel accepté **L'entreprise **:Télécom Paris**: Télécom Paris est une grande école...

  • Gestionnaire Administratif-ive Et Logistique

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, France Université Paris-Saclay Temps plein

    Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe...

  • Responsable Administratif Et Financier

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, France 2WORK AGENCY LLP Temps plein

    Descriptif du poste Rattaché à la Direction Générale, le/la Responsable Administratif(ve) et Financier(e) est en charge de la gestion des services administratifs et financiers sur le périmètre Groupe: - Gestion Financière et Comptable: - Superviser la gestion financière et comptable de l'entreprise, - Tenir de comptabilité générale et/ou...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : vendredi 24 mai 2024**Informations générales**:**Intitulé de l'offre **:Assistant administratif (H/F) / Assistante administrative**Référence : UMR9006-JEAGUI0-012Nombre de Postes : 1Lieu de travail : PALAISEAUDate de publication : vendredi 3 mai 2024Type de contrat : CDD Technique/AdministratifDurée du contrat : 6 moisDate...

  • Agent de Gestion Administrative

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, France Conseil départemental de l'Essonne Temps plein

    Informations générales Référence de l'offre: 4953 Type de contrat: Emploi permanent Lieu de travail: PALAISEAU Vos missions La DGA solidarités conçoit, pilote et met en œuvre les politiques sociales, médico-sociales et de santé décentralisées vers les départements. Elle œuvre ainsi auprès des populations les plus fragiles, par une action...

  • Gestionnaire Des Stages

    il y a 1 mois

    Palaiseau, France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    **Missions / Activités principales**: Le/la gestionnaire des stages contribue au suivi de la scolarité des étudiants et assure leur gestion administrative. Il/Elle assure le suivi administratif des stages, de l’établissement des conventions de stage jusqu’à l’évaluation. Le/La titulaire du poste devra de plus: - Informer les étudiants sur les...

  • Responsable administratif-ve H/F

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France CNRS Temps plein

    Informations générales Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique Intitulé de l'offre : Responsable administratif-ve H/F Référence : UMR8501-MOBINT-F56613 Lieu de travail : PALAISEAU Institut : INP - Institut de physique Date de publication : jeudi 18 avril 2024 Session : Mobilité au fil de l'eau 2024 Groupe de Fonction : IEG1 BAP :...