Assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole

il y a 1 mois


Chamonix, France Mairie de Chamonix Temps plein
À propos de nous

Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, la commune de Chamonix Mont-Blanc est considérée comme la ville nature par excellence. Entourée de montagnes enneigées et de denses forêts où se rencontrent hommes et nature, vous y trouverez à coup sûr votre bonheur en pratiquant des activités sportives été comme en hiver ou encore, en vous rendant dans des lieux de détente et de culture accessibles toute l'année. Ville fleurie, Chamonix Mont-Blanc est une ville surclassée de 40 à 80 000 habitants, voit sa population augmenter durant les saisons fortes lui permettant une activité économique très développée. Collectivité territoriale connue et reconnue pour l'accueil de nombreux évènements tels que l'UTMB ou encore le Cosmo Jazz, il nous tient à cœur de développer la culture des arts, du sport, mais également du respect de l'environnement, chez nos concitoyens.

A ce titre, la ville de Chamonix Mont-Blanc recrute pour sa direction générale : Assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole H/F

Mission

Secrétariat du Maire :

-       Assurer l’accueil physique des agents de la Commune, des administrés, et des personnalités reçues par le Maire,

-       Assurer l'accueil téléphonique (évaluer les demandes, orienter, prendre les messages),

-       Rédiger des courriers via Dotelec, en assurer le suivi et préparer les réponses,

-       Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire,

-       Organiser l'agenda du Maire (filtrer, organiser, gérer le planning),

-       Préparer les réunions (constituer des dossiers, mise en forme de présentations PWPT, réservation de salles, réservation de matériels),

-       Organiser les présences politiques lors des réunions, commissions et de l’évènementiel.

 

Protocole - Relation aux administrés :

-       Aider à l'organisation des réunions publiques, cérémonies et manifestations officielles (commandes auprès des fournisseurs, formuler les demandes auprès des services internes, etc.),

-       Gérer les invitations des temps officiels (mailings) et suivre la liste des invités,

-       Organiser la présence des élus lors des temps officiels,

-       Tenir à jour l'ensemble des fichiers relationnels,

-       Gérer les cadeaux protocolaires (commandes, gestion des stocks…),

-       Gérer les doléances des administrés : centralisation, étude et répartition des demandes en fonction des domaines d'interventions,

-       Gérer les relations avec les extérieurs (Club des Sports, UTMB, Arcteryx, CosmoJazz, etc.) en lien avec les services associés (Cabinet, DGS, Services Techniques, Evènements, Culture…),

-       Etre présent et participer au bon déroulement de certains évènements à la demande du Maire (ex : vœux à la population, Comités de villages, certaines réunions publiques ou grands évènements).

Profil

SAVOIRS

 

Maîtrise des règles d’expression écrite et orale,

Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services.

 

SAVOIR FAIRE

 

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Outlook, Office, DOTELEC),

Conception d'outils de planification, de tableaux de bord et de procédures,

Capacité à restituer, synthétiser et transmettre les informations.

 

SAVOIR ÊTRE

 

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,

Sensibilité aux enjeux locaux,

Organisation, anticipation, rigueur et méthode,

Capacité d'adaptation et de réactivité,

Gestion de sollicitations multiples, disponibilité,

Sens du collectif et de l’'intérêt général,

Capacité à alerter et à rendre compte,

Autonomie,

Diplomatie.



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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la Commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et prépare les...


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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la Commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et prépare les...


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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et prépare les...


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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques, l'organisation de l'agenda du Maire et la préparation des...


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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et...


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    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la Commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et prépare les...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix Temps plein

    MissionL'Assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est un rôle clé au sein de la direction générale de la Mairie de Chamonix Mont-Blanc.Vous serez chargé de l'accueil physique et téléphonique des agents de la Commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire.Vous assurerez également la gestion et...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix Temps plein

    MissionL'assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole est responsable de l'accueil physique et téléphonique des agents de la commune, des administrés et des personnalités reçues par le Maire. Il assure également la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire, organise l'agenda du Maire et...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services Temps plein

    MissionL'Agent d'accueil et de gestion administrative est chargé de garantir une expérience client de qualité pour les usagers de la Direction Générale des Services de la Mairie de Chamonix. Il/elle est responsable de l'accueil, de la réception et de l'orientation des demandes, ainsi que de la gestion du courrier et des formalités...


  • Chamonix-Mont-Blanc, France Mairie de Chamonix Temps plein

    **À propos de nous**: Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, la commune de Chamonix Mont-Blanc est considérée comme la ville nature par excellence. Entourée de montagnes enneigées et de denses forêts où se rencontrent hommes et nature, vous y trouverez à coup sûr votre bonheur en pratiquant des activités sportives été comme...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services Temps plein

    MissionL'Agent d'accueil et de gestion administrative est chargé de garantir une expérience client de qualité pour les usagers de la Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services.Il s'agit de:Accueillir, renseigner et orienter les usagersRecevoir, filtrer et orienter les appelsIdentifier et gérer les demandes et leur degré d'urgencePrise de...


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    À propos de nousSituée au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, la commune de Chamonix Mont-Blanc est considérée comme la ville nature par excellence. Entourée de montagnes enneigées et de denses forêts où se rencontrent hommes et nature, vous y trouverez à coup sûr votre bonheur en pratiquant des activités sportives été comme en...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services Temps plein

    MissionL'Agent d'accueil H/F est chargé de l'accueil et de l'orientation des usagers, ainsi que de la gestion du courrier et des petites annonces.• Accueillir-renseigner-orienter les usagers, recevoir-filtrer et orienter les appels, identifier-gérer la demande et son degré d'urgence• Prise de rendez-vous pour les différents services ouverts au public...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services Temps plein

    MissionEn tant qu'Agent d'accueil H/F, vous serez amené à accueillir et renseigner les usagers, à recevoir et à orienter les appels, à identifier et à gérer la demande et son degré d'urgence.Vous serez également chargé de la prise de rendez-vous pour les différents services ouverts au public.Vous devrez gérer les petites annonces,...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction Générale des Services Temps plein

    PrésentationL'Administration municipale de Chamonix Mont-Blanc recrute un administrateur de protocole et accueil pour renforcer son équipe.En tant que ville nature par excellence, nous proposons des activités sportives tout au long de l'année, ainsi que des lieux de détente et de culture accessibles à tous. Notre collectivité est connue pour...


  • Chamonix, France Chamonix-Mont-Blanc Temps plein

    Le profil idéal, selon nous Maîtrise de l’outil informatique, utilisation de différents logiciels métier, Connaissance de l’organisation générale des services de l’administration Connaissances des procédures administratives et juridique des différents domaines de compétences, Qualités rédactionnelles, adaptation et...


  • Chamonix-Mont-Blanc, France CDC DE LA VALLEE DE CHAMONIX MONT BLANC Temps plein

    **À propos de nous**: La Communauté de Communes de la Vallée de Chamonix Mont-Blanc, composée de 4 communes membres, accueille sur son territoire des stations été/hiver à la jonction de la France, de la Suisse et de l'Italie. Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, berceau des 1ers Jeux Olympiques d’hiver, elle est réputée...


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    À propos de nousLa Communauté de Communes de la Vallée de Chamonix Mont-Blanc, composée de 4 communes membres, accueille sur son territoire des stations été/hiver à la jonction de la France, de la Suisse et de l'Italie.Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, berceau des 1ers Jeux Olympiques d’hiver, elle est réputée pour...


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    Présentation du posteL'assistant de gestion administrative – cohésion sociale est un professionnel qui travaille au sein de l'équipe de Chamonix-Mont-Blanc pour renforcer la cohésion sociale dans notre communauté.Compétences requisesConnaissances approfondies de l'environnement institutionnel et du secteur socialCapacité à travailler en...


  • Chamonix-Mont-Blanc, Auvergne-Rhône-Alpes, France Mairie de Chamonix - Direction des Services à la Population Temps plein

    MissionL'assistant en accueil d'enfance rejoindra la Direction des Services à la Population de la Mairie de Chamonix pour aider à assurer le bon fonctionnement de l'accueil d'enfance et veiller à la santé, à la sécurité et au bien-être des enfants.Les missions principales de l'assistant en accueil d'enfance incluent...