Coordination des secrétariats du DMU THOROS F/H

Métier

Secrétariat médical - Assistanat médical

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

selon grille indiciaire

Service d'affectation

DMU sur trois hôpitaux : Cochin, HEGP et Hôtel Dieu

Présentation du service

Présentation du DMU THOROS : Thorax / ORL / Sommeil (3 sites)

• Centre d’Investigation en Médecine du Sport (CIMS)
• Centre du Sommeil et de la vigilance
• Service desPathologies professionnelles et environnementales

• Chirurgie thoracique
• Consultation ORL
• Pneumologie - - Oncologie thoracique
• Service de Physiologie - Explorations fonctionnelles

• Oncologie thoracique:
• Chirurgie thoracique - - - - ORL
• Pneumologie - Service de Physiologie - Explorations fonctionnelles - CS Stomatologie et OPH

Vos missions

sous la responsabilité de la cadre paramédicale du DMU et en étroite collaboration avec les équipes médicales et l’encadrement, la coordinatrice assure la supervision, l’harmonisation et l’optimisation des secrétariats médicaux sur les trois sites. Elle est garante de la fluidité de l’organisation administrative, de la continuité de l’activité au sein des secrétariats et de la qualité de la prise en charge administrative du patient tout au long de son parcours. Elle fait partie de l’équipe d’encadrement du DMU et participe aux réunions spécifiques.

• Encadrer au quotidien les équipes de secrétaires médicales
• Piloter, harmoniser et adapter les organisations de travail (horaires, missions du poste, procédures)
• Assurer la gestion prévisionnelle des plannings, des congés en proposant des réorganisations agiles, des mutualisations ponctuelles si besoin.
• Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des compétences des professionnels
• Organiser l’accueil et le parcours de stagiaires en partenariat avec des organismes de formation
• Recrutement des AMA en collaboration avec les Chefs de service et Cadres Supérieurs de Santé en assurant le suivi avec la DRH; définir les parcours d’intégration et la formation des nouveaux arrivants.
• Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
• Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités de chaque
• Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
• Paramétrages des outils, logiciels, système relevant de son domaine d’activité
• Accompagner le déploiement des projets institutionnels, des nouveaux outils numériques (Dossier Patient Informatisé, dictée numérique, outils de prise de rendez-vous en ligne) et des évolutions réglementaires.
• Proposer des axes d’amélioration et mener des audits organisationnels pour moderniser les pratiques de secrétariat.
• Définir et suivre des indicateurs d'activité (délais de frappe des comptes-rendus, taux de décroché téléphonique, délais de prise de RDV, satisfaction des patients).
• Planification des activités et des moyens, contrôle reporting

• Organisation des réunions 360 du DMU et du COMEX
• Vérification et optimisation des codages des UH du DMU en étroite collaboration avec la Cadre Administrative de DMU

Profil recherché

Secrétaire expérimentée, en particulier ayant exercé à l'AP-HP.

Bonnes capacités de communication et relationnelles avec les équipes médicales, d'encadrement et les secrétaires

Capacité à évaluer une charge de travail au sein d'un secrétariat et à proposer des réorganisations pertinentes

Capacité à maintenir un collectif de travail par service et transversal sur le DMU

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

Administratif - Forfait

Horaires de travail

Travail temps plein, forfait équivalent Cadre.

Télétravail

Oui

Vos avantages à l'AP-HP

Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)

Outils de travail = ordinateur portable et téléphone professionnel, bureau sur les différents sites

Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)

Remboursement à 100 % du titre de transport

Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)

L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.

Description de l'hôpital

Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité.