Adjoint Administratif à la Direction des soins

Détails de l'offre POSTE PROPOSÉ Adjoint Administratif à la Direction des soins - H/F CONTRAT CDD DESCRIPTIF Descriptif du poste : La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions : L'organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d'établissement médico-soignant La participation à la politique de formation (DPC) dans l'objectif du projet GPMC L'animation des cadres de proximité et de pôle La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH La participation aux recrutements de l'ensemble des professionnels nonmédicaux La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées L'animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l'Etablissement support Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles. Principales missions : Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet Coordination des stages paramédicaux et médicaux : gestion des conventions et dossiers administratifs Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys Suivi des cadres juniors Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.) Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en uvre de leurs missions spécifiques Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires. Relations hiérarchiques : L'adjoint des cadres hospitaliers La Directrice coordonnatrice générale des soins La Directrice des soins Les cadres supérieurs transversaux Relations fonctionnelles : Les autres secrétaires de la Direction des soins Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH) Les instituts de formation internes et externes Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs Lieu d'exercice : Direction des Soins Pavillon Dauphiné 1er étage CDD de 3 mois renouvelable catégorie CTitulaire catégorie C Profil recherché : Compétences requises Maîtriser Word et les outils de messagerieUtiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant Effectuer un publipostage Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur Prioriser les tâches urgentes Planifier des tâches récurrentes Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins Bonne connaissance de l'organisation hospitalière du CHUGA Législation hospitalière Méthode de classement Autonomie Rigueur et méthode Capacité d'anticipation Agilité, réactivité Qualités rédactionnelles Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d'orthographe exigé) Prise de notes Rédiger des comptes-rendus et des courriers Capacité de synthèse Qualités relationnelles Sens de l'accueil Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité) Capacité à gérer les interruptions de tâches Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante Capacité d'écoute et d'empathie Discrétion Devoir de réserve Savoir rendre compte Conditions de travail du poste : Horaires : 08h00 15h50 Temps de travail : 100% Contraintes particulières : Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités. Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l'adjoint des cadres. Astreintes et gardes : NON. Travail dimanches et jours fériés : NON. Exigence institutionnelle :Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA). PERSONNE À CONTACTER Postulez sur le site carrière : nepasrepondre-- URL de l'offre : ETABLISSEMENT CHU Grenoble Alpes - Site NORD boulevard de la chantourne CS Grenoble CEDEX 938700 La Tronche