Assistant.e Administratif.ve

il y a 3 semaines


Rennes, France Département Ille-et-Vilaine Temps plein

-Présentation
Le pôle solidarité humaine est chargé de participer à la définition, la mise en oeuvre et l’évaluation des politiques départementales menées en faveur des personnes âgées, des personnes handicapées et des personnes en situation d’exclusion. Il pilote et coordonne, à ce titre, en liaison avec les agences départementales, l’action des services intervenant sur ces politiques.
Description du poste
Fonctions
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service Accompagnement médico-social et l'autorité fonctionnelle de la directrice autonomie, l'assistant.e assurera les missions suivantes:

Missions générales
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires en assurer la diffusion.
- Concevoir des courriers, rapports, notes, comptes-rendus de réunions, documents de présentation..., les saisir suivant les nécessités dans applicatif métier ( DELIB 35).
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour.
- Répondre aux diverses sollicitations téléphoniques et orienter les usagers.
- Collaborer à des dossiers thématiques (guide, évaluation, campagne budgétaire,visite de courtoisie ).
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des dossiers.
- Assurer le suivi des courriers Départ et Arrivée.
- Organiser les déplacements des responsables ou de membres de l'équipe.
- Organiser les rendez vous, les plannings, et assurer l’accueil physique.
- Préparer et organiser les réunions (réalisation de supports, convocations, préparation des dossiers, réservation de salles,...).
- Participer à la mise en oeuvre des projets de la direction et du service.
Missions spécifiques
- Saisir et suivre dans le logiciel "PROGOS" des demandes de subventions, assurer leur mandatement.
- Assurer le secrétariat de la CODIP ( commission départementale des informations préoccupantes).
Spécificités du poste
Ce poste est susceptible d'évolution, une étude sur les assistantes du pôle solidarité humaine étant programmée.
Liaisons fonctionnelles
L'assistant.e établit des liaisons:

- avec les autres agents du service et de la direction,
- les autres assistantes du pôle solidarité humaine, le cabinet et les autres pôles et les agences départementales,
- les partenaires.
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Connaissance ou intérêt pour les secteurs personnes âgées et handicapées.
Formation
Une formation BTS Assistante de direction souhaitée.
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Sens des relations, de l’accueil et de l’organisation.
- Esprit d’initiative.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques.
- Goût du travail en équipe.
Expériences
Une expérience sur des fonctions similaires est souhaitée.
Niveau d'expérience
4 - 5 ans
Informations complémentaires
Contacts
Les personnes intéressées par ce poste peuvent prendre contact avec:

pour les questions concernant les ressources humaines : Christophe Moussu, Chargé de mission recrutement mobilité au 02.99.02.31.47
Date de fin publication Web
03/04/2023



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