Assistant à La Direction Générale Des Services

Il y a 2 mois


Marseille, France Aix-Marseille Université Temps plein

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
L’activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de l’attachée de direction de la direction générale des services, l’assistant de direction assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

Il travaille au sein d’une équipe de trois personnes qui réalise l’ensemble des activités du bureau de l’assistanat de la direction générale des services.

**Missions et activités transverses**:
**Secrétariat**:

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités)
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement.
- Gestion des parapheurs
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale.
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ;
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage )
- Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox,)

**Missions d'assistanat**:

- Gérer les agendas
- Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions
- Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations,)
- Gérer l’archivage physique et numérique associé à l’activité
- Gérer le process de signature électronique

Dans les activités globales du bureau de l’assistanat de la direction générale des services listées ci-dessus les missions particulières et d’expertise du poste sont:

- Assurer l’assistanat du directeur général adjoint des services responsabilité sociétale de l’établissement et de la directrice générale adjointe des services formation et internationalisation.
- Élaborer et mettre à jour les outils cadres de la direction (calendriers des instances, calendriers de gestion, calendriers des réunions et séminaires, etc.)
- Gérer et mettre à jour les opérations de dépenses et ordres de mission pour l’ensemble de la direction.

**Profil**:
Vous maîtrisez des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office, SIFAC ) et des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Vous avez de l'expérience en travail d'équipe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, seront un atout pour le poste.

**Les avantages liés au poste**:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents**Assistant à la Direction Générale des Services F/H****:
**Structure**:

- Services Centraux - DGS**Localisation**:

- Marseille**Campus**:

- PHARO**Type d'Offre**:

- Externe**Statut**: CDD**Catégorie Fonction Publique**:

- A**Corps du


  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois


    Marseille, France La Sécu recrute Temps plein

    **Assistant de direction**: - CDI - Marseille - NIVEAU 5A - NVHADD84912 **ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR**: L'Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d'un siège basé à Marseille et des six délégations...


  • Marseille, France Igual Temps plein

    **IGUAL en quelques mots** IGUAL est un acteur majeur de l’hygiène professionnelle en Occitanie et Paca, experte dans son domaine depuis plus de 50 ans. Notre mission : éclairer l’opaque marché de l’hygiène pour permettre à nos clients un choix avisé. Accrédité des labels « HappyAtWork » et Ecovadis, l’environnement IGUAL c’est à la...


  • Marseille, France GROUPE CAP SANTE Temps plein

    **ASSISTANTE DE DIRECTION** La Clinique Saint Jean, recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein CDI. **Missions générales**: Assure le secrétariat de la Direction Générale de la Clinique Saint - Jean. - Gestion de l’agenda et du courrier du directeur général, en lien avec les agendas des autres membres du comité de direction....

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


    Marseille, France ARS PROVENCE ALPES COTE D'AZUR Temps plein

    **Contexte**: l'ARS Paca se compose d’un siège basé à Marseille et des six délégations départementales. L’action de l’Agence couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et...


  • Marseille, France ADRH handicap et inclusion Temps plein

    L’ADRH Handicap & Inclusion est une association 1901, crée en 1983 à l’initiative de Paul Blanc, Sénateur, qui sera rapporteur de la loi handicap de février 2005. L’ADRH (Accompagnement Diversité Réhabilitation Handicap) s’engage au quotidien et depuis 40 ans, pour l'inclusion professionnelle et sociale des personnes en situation de handicap...


  • Marseille, France Menway Emploi Sète Temps plein

    Votre mission Au sein de la structure de notre client, votre mission consistera à optimiser et soutenir le fonctionnement des différents services par le biais d'une gestion effective des achats et des services généraux afférents. Ci-dessous, les principales responsabilités de cette fonction clé: - Assurer la gestion opérationnelle des achats, y...


  • Marseille, France EDISON Temps plein

    **ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F** Pour poursuivre et accompagner le développement de notre agence de Montpellier spécialisée en Electricité tertiaire, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction. Rattaché(e) au service comptabilité et direction. **Vos principales missions consisterons à**: - Gestion et dépôt des appels d’offres...


  • Marseille, France Adsearch Temps plein

    **En BREF : Assistant Services Généraux (H/F) à Marseille (13 016), en CDI - 35 000 - 40 000 euros bruts annuels - poste central, leader, international.** Adsearch recrute pour lun de ses clients **un Assistant Services Généraux (H/F)** pour un poste basé à **Marseille (13016)**. Au sein dune entreprise spécialisée dans le secteur du BTP, vous...


  • Marseille, France APHM (Assistance Publique - Hopitaux de Marseille) Temps plein

    FICHE DE POSTE Assistant(e) de Direction 1. CHAMP D’ACTIVITE La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels : Pôle Attractivité, Recrutement et intégration Pôle GPMC, Développement RH & Formation Pôle Qualité de vie et conditions de travail Pôle Gestion des personnels Pôle Présence et maintien...


  • Marseille, France Potentiel Humain Temps plein

    **À propos de nous**: Notre ambition chez Potentiel Humain : vous aider à trouver l’entreprise et le poste de vos rêves ! Nous sommes une agence de recrutement et d’intérim spécialisée dans les métiers de la comptabilité et de la gestion, du commerce et de l’ingénierie. Notre client, acteur privé de l’ingénierie écologique et de la...

  • Assistant de Direction

    Il y a 2 mois


    Marseille, France Connect RH Temps plein

    Assistant de direction, si vous êtes la polyvalence incarnée ce poste est pour vous ! Notre client est une PME de la région marseillaise intervenant en B2B. Sa croissance soutenue depuis plusieurs années l'amène à renforcer ses équipes et dans ce cadre nous recherchons un Assistant de Direction. En lien direct avec le Comité de direction, vous...


  • Marseille, France HABITAT MARSEILLE PROVENCE AIX MARSEILLE PROVENCE METROPOLE Temps plein

    Descriptif du poste Rattaché au Directeur Général, vous assurez le secrétariat de la Direction Générale, du Président, du Conseil d’administration et du Bureau. Vous jouerez un rôle de soutien clé auprès de notre équipe de direction, ainsi vous aurez comme principales missions: - Assurer l’accueil téléphonique et physique des...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 mois


    Marseille, France CARECRUTE Temps plein

    Ça recrute est un nouveau cabinet de recrutement. Basé à Montpellier, nous intervenons dans l'Hérault et le Gard. Aujourd'hui, nous sommes à la recherche d'un assistant de direction H/F en CDI pour l'un de nos clients, une entreprise de maçonnerie générale implantée à Saint Jean de Védas (34). Vos missions: - L’assistant (e) exécute des...


  • Marseille, France FED Office Temps plein

    **Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Marseille 7ème, un(e) Assistant(e) des Services Généraux H/F en CDD.** **Votre fonction**: Sous la responsabilité de la Responsable des Services Généraux vos missions seront...


  • Marseille, France Nauti Services Temps plein

    La société Nauti Services est en plein développement et vous propose de participer à cette aventure. Basée à l’Estaque, elle assure une activité de vente et de dépannage de matériel électronique et électrique à destination des loisirs nautiques et de la pêche semi-professionnelle. Exprimez vos talents ! Au sein d'une équipe de 3...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


    Marseille, France Groupe ONET Temps plein

    **Votre mission**: Onet Sécurité recrute, pour sa Direction générale, un **Assistant de direction F/H**. Basé au sein du siège social de Marseille (9ème arrondissement) et rattaché à la Directrice générale d’Onet Sécurité, vos principales missions seront les suivantes: - Assurer la tenue de l’agenda de la Directrice générale - Organiser...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


    Marseille 16e, France Connect RH Temps plein

    Assistant de direction, si vous êtes la polyvalence incarnée ce poste est pour vous ! Notre client est une PME de la région marseillaise intervenant en B2B. Sa croissance soutenue depuis plusieurs années l'amène à renforcer ses équipes et dans ce cadre nous recherchons un Assistant de Direction. En lien direct avec le Comité de direction, vous...

  • Secretaire de Direction

    il y a 1 mois


    Marseille, France CAF DES BOUCHES-DU-RHONE Temps plein

    **Contexte**: Comme les 101 autres Caisses d’Allocations Familiales (Caf), la CAF des Bouches-du-Rhône est un organisme de droit privé qui appartient à la Branche Famille du régime général de la Sécurité Sociale. En tant qu’acteurs de la protection sociale, nos salariés remplissent une mission essentielle de service public, au cœur des...

  • Assistant de Direction

    il y a 4 semaines


    Marseille, France KELLY SERVICES Temps plein

    **ASSISTANT DE DIRECTION H/F MARSEILLE** **Type de contrat** : INTERIM **Salaire**: ENTRE 40 ET 45K€ ANNUEL SELON PROFIL **Durée**: 2 mois + renouvellement **Expériences sur poste similaire exigées** **Vous êtes le roi ou la reine de l'assistanat ?** **L'assistanat n'a pas de secret pour vous ?** **Organisation, rigueur et autonomie font parties de...


  • Marseille, France Page Personnel Temps plein

    En qualité d'Assistant de Direction, vos missions sont les suivantes: - Accueil physique et téléphonique, - Gestion de différents dossiers administratifs, - Classement, archivage, - Missions de pré-comptabilité en lien avec le cabinet comptable, - Support aux différents dossiers clients en cours, - Participation à la vie quotidienne du cabinet, -...