Gestionnaire Administratif
Il y a 6 mois
**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
**Mission**:
L'Université du Temps Libre est un service commun d'Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C'est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l'attention des séniors de notre société ainsi qu'à toute personne en situation de temps libre.
L'UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4.000 adhérents et participants.
Ce poste est rattaché au site d'Aix qui compte 1.700 inscrits, 100 enseignants enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires. Il se situe au sein d'une cellule administrative actuellement composée d'une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.
Ce poste, au sein d'une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches à effectuer tout au long de l'année.
La réalisation des actes administratifs s'effectuera dans le respect des techniques et des règles de procédure.
Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d'un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.
Installé au Cube, sur le campus Schuman, l'environnement de travail est agréable. L'équipe est réduite et se doit d'être soudée autour d'une même vision des missions. Il est nécessaire d'avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.
**Activités principales**:
Gestion administrative — secrétariat courant
- Gérer les tâches au quotidien d'un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails
- Participation aux réunions
- Suivi administratif des conventions de partenariats culturels
- Organiser le classement et la conservation des documents de travail
- Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l'Université Répondre aux demandes émanant des services centraux.
Fonctions d'accueil
- Assurer l'accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives
- Connaitre l'ensemble des formations proposées et en assurer la promotion
- Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles et enregistrement des paiements sur le logiciel Apogée prévu à cet effet
- Accueil et soutien logistique auprès des enseignants
Gestion des enseignants vacataires
- Responsabilité du planning annuel — réservation de salles
- Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord
- Soutien à l'instruction des dossiers de recrutement des vacataires — recevabilité des dossiers
- saisie des voeux
- Soutien à la mise en paiement mensuelle des heures complémentaires pour les intervenants extérieurs dans le respect du budget
Ces opérations s'effectuent sur des logiciels de gestion adaptés. Des formations sont prévues
Gestion des inscriptions
- Conception et mise à jour de la maquette d'enseignement chaque année renouvelée
- Organiser les opérations annuelles d'inscription des adhérents - de la prise de rdv à l'enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques
Gestion financière (quelques actes ponctuels de comptabilité en étroite collaboration avec la Directrice aministrative)
- Elaboration, suivi des bons de commandes (réception, vérification et validation du service fait) en rendre compte
- Saisir et calculer les missions des déplacements simples du personnel en lien avec l'agence comptable
- Suivre les stocks (cartes de conférences numérotées - fournitures) sur Excel (l fois par an) et tenir l'inventaire pour les matériels >4()0 € HT (fiche entrée des biens)
- Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses rendre compte à tout moment de la situation financière du service
Divers
- Etre à l'écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d'être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle
- Participer aux réunions et
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Gestionnaire Administratif
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €beBee Professionals recherche un gestionnaire administratif pour renforcer son équipe à Aix-en-Provence, France. En tant que gestionnaire administratif, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...
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Gestionnaire administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps pleinMission L’Université du Temps Libre est un service commun d’Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C’est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l’attention...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France KELLY SERVICES Temps plein**GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F) - AIX EN PROVENCE** **Lieu** : AIX EN PROVENCE **Type de contrat** : Intérim **Début**: ASAP **Durée**: 1 mois + renouvellement **Vous êtes le roi ou reine de la gestion administrative ?** **Les outils informatiques n'ont pas de secret pour vous ?** **Vous êtes dynamique, rigoureux(se), persévérant(e) et...
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Gestionnaire Administratif Proche de Aix-en-Provence
il y a 2 semaines
Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France IZIWORK Temps pleinCe poste de Gestionnaire Administratif au sein d'Iziwork offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et de contribuer à l'excellence des opérations administratives. En tant que Gestionnaire Administratif, vous serez responsable de l'administration des ventes, de la gestion administrative et de l'administration du...
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Gestionnaire Administratif Et Pédagogique
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Ras Intérim Temps plein**À propos de nous**: Vous recherchez un emploi ? Faites confiances à nos différences ! R.A.S Intérim, réseau d’agences d’emploi de 175 agences, propose des centaines d’opportunités d’emploi dans tous les secteurs d’activité, en intérim, CDD et CDI. Vous êtes à la recherche d'un poste de Gestionnaire administratif au sein d'une...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Ras Intérim Temps plein**À propos de nous**: Staffing R.A.S Marseille, expert en recrutement de cadres, cadres supérieurs et cadres dirigeants tous secteurs d’activités, et tous métiers dans les secteurs banque-assurance et overseas. **Mission**: Nous recherchons pour un client spécialisé dans la gestion de clientèle situé à Aix-les-Milles un **Gestionnaire...
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Gestionnaire Administratif de Formation
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein**Employeur**: Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est...
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Assistant(E) Administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) assistant(e) administratif - Gestionnaire de dossier administratifs (h/f).** DIRECTION DES ÉTUDES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX Catégorie C Au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Finance,...
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Gestionnaire administratif F/H
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps pleinMission Le gestionnaire joue un rôle crucial dans le suivi de l'évolution de la réglementation en matière de recrutement des chargés de cours, tout en proposant des évolutions de procédures pour garantir leur conformité et efficacité. Il gère un portefeuille de chargés de cours. Son rôle est de vérifier la régularité administrative de leurs...
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Gestionnaire Administratif Et Commercial
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Interaction Temps pleinNous recherchons, un Gestionnaire administratif et commercial H/F pour l'un de nos clients basé sur Aix en Provence, spécialisé dans le Btp et industrie. Vos missions seront les suivante: - Gérer et développer la base de données CRM, - Créer un dispositif de collecte et de traitement des datas, - Qualifier l'information collectée, la synthétiser...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un Gestionnaire administratif - Secteur Petite Enfance (h/f).** Pour la Direction Education, Enfance et Petite Enfance Catégorie B - Filière Administrative ou Animation **CONTEXTE**: La Direction Éducation, Enfance...
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Adjoint Administratif Gestionnaire Greffe
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein_Vos activités principales _ **En matière d’exécution des peines**: - exécuter les formalités d'écrou (prise d'empreintes et biométrie), - tenue des registres entrées et sorties, - contrôle de l'effectif avec les services de la détention, - établissement des certificats de présence, gestion boîtes structurelles du greffe, - Etablissement des...
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Gestionnaire Administratif Et Financier
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Groupe NGE Temps pleinCDI - Localisation: - France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13), Aix en Provence 13 100 - Domaine: - Comptabilité et Finance - Publié le: - 15/04/24 Participer à la construction et à la rénovation d'infrastructures au service des territoires. Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (4 milliards d'euros...
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Gestionnaire Administratif Et Adv
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, France 2j Process Temps plein**Présentation de l'entreprise** Depuis près de 30 ans, 2J Process révolutionne la formation Santé/Sécurité au travail avec des supports pédagogiques digitaux innovants. Experts en e-learning, réalité virtuelle, mobile learning, serious games et films vidéo, nous concevons des solutions sur mesure ou prêtes à l'emploi, pour sensibiliser et...
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Assistant(e) Comptable et Administratif Gestionnaire de Projet
il y a 3 semaines
Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France VINCI ENERGIES FRANCE INFRAS MÉDITERRANÉE CENTRE-EST Temps pleinDescrivez l'offreVous cherchez une opportunité qui vous permettra d'acquérir des compétences comptables et administratives tout en travaillant au sein d'une équipe dynamique et innovante ? Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Comptable et Administratif Gestionnaire de Projet pour rejoindre notre équipe financière basée à...
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Gestionnaire Administratif de Données
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) Gestionnaire administratif de données (h/f).** DIRECTION DE LA PROPRETÉ Catégorie C/B **MISSIONS**: Au sein du département gestion de l’espace urbain, à la direction de la propreté, vous avez pour...
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Gestionnaire Administratif de Flotte Multimodale
il y a 2 semaines
Aix-en-Provence, France MODALIS Temps plein**MODALIS**est une PME de 24 personnes, acteur leader dans le domaine de la location du matériel de transport Multimodal (caisses mobiles, conteneurs citernes et vrac, châssis et wagons porte container). Nous recherchons **un Gestionnaire administratif de flotte (H/F)** pour rejoindre notre service opérationnel dynamique. Ce poste est essentiel pour...
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Gestionnaire Administratif Et Pédagogique
il y a 6 jours
Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...