Gestionnaire administratif

Il y a 6 mois

AixenProvence, France Aix-Marseille Université Temps plein

Mission

L’Université du Temps Libre est un service commun d’Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C’est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l’attention des séniors de notre société ainsi qu’à toute personne en situation de temps libre.

L’UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4. adhérents et participants.

Ce poste est rattaché au site d’Aix qui compte 1. inscrits, intervenants (enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires). Il se situe au sein d’une cellule administrative actuellement composée d’une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.

Installé au Cube, sur le campus Schuman, l’environnement de travail est agréable. L’équipe est réduite et se doit d’être soudée autour d’une même vision des missions. Il est nécessaire d’avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.

Ce poste, au sein d’une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches administratives à réaliser tout au long de l’année.

Les actes administratifs s’effectueront dans le respect des techniques et des règles de procédure.

Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d’un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.

Activités principales :

Le/la gestionnaire assurera la gestion administrative et le secrétariat courant

Gérer les tâches au quotidien d’un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails.

Participation aux réunions.

Suivi administratif des conventions de partenariats culturels .

Organiser le classement et la conservation des documents de travail.

Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l’Université.

Répondre aux demandes émanant des services centraux.

Le /la gestionnaire aura en charge l’accueil

Assurer l’accueil physique, informer et orienter les participants et les intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives.

Connaitre l’ensemble des formations proposées et en assurer la promotion.

Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles hebdomadaires et enregistrement des paiements sur le logiciel d’inscription prévu à cet effet.

Accueil et soutien logistique auprès des enseignants.

Le/la gestionnaire devra planifier en toute autonomie les emplois du temps des vacataires

Responsabilité du planning annuel des emplois du temps– gestion des salles de cours.

Gérer les modifications de plannings -Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord +diffusion de l’information.

Saisie des vœux d’enseignement.

Ces opérations s’effectuent sur des outils de gestion adaptés. Des formations sont prévues.

Le/la gestionnaire participera à la mise à jour de la maquette et au bon déroulé des inscriptions

Conception et mise à jour de la maquette d’enseignement chaque année renouvelée.

Organiser les opérations d’inscription des adhérents - de la prise de rdv à l’enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques tout au long de l’année.

Activités ponctuelles :

Savoir assurer le relais en cas d’absence de la gestionnaire polyvalente sur l’établissement d’un bon de commande ou le paiement d’une facture. Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses et en rendre compte.

Être à l’écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d’être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle.

Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l’ensemble de son domaine de gestion.

Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin.

La gestionnaire s’occupe de la reprographie, du prêt de matériels et peut également être mobilisée pour des évènements culturels ponctuels, salon, exposition, rencontres littéraires.

Coopérer avec l’UTL site de Marseille.

Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d’Aix en Provence et de la directrice de l’UTL.

Profil

Connaissance, savoir :

Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’environnement de l’université serait un atout.

Connaitre et respecter les procédures mises en place par AMU.

Savoir-faire :

Maitrise des outils de bureautique et des logiciels de gestion.

Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe.

Bonne connaissance du fonctionnement de l’UTL serait un plus afin de répondre aux demandes des participants et des enseignants.

Savoir être :

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Sens de l’organisation.

Rigueur et discrétion.

Collaboration efficace au sein de l’équipe.

Qualité relationnelle avérée.

Adaptation aux différents interlocuteurs.

Autonomie et disponibilité.

Dynamisme, esprit d’initiative et force de proposition.

Les avantages AMU :

•Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

•Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

•Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

•Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

•Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

•Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

•L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

•Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

•Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

•Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 2 mois

    Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un gestionnaire administratif pour renforcer son équipe à Aix-en-Provence, France. En tant que gestionnaire administratif, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 7 mois

    Aix-en-Provence, France KELLY SERVICES Temps plein

    **GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F) - AIX EN PROVENCE** **Lieu** : AIX EN PROVENCE **Type de contrat** : Intérim **Début**: ASAP **Durée**: 1 mois + renouvellement **Vous êtes le roi ou reine de la gestion administrative ?** **Les outils informatiques n'ont pas de secret pour vous ?** **Vous êtes dynamique, rigoureux(se), persévérant(e) et...

  • Gestionnaire Administratif Proche de Aix-en-Provence

    il y a 2 semaines

    Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France IZIWORK Temps plein

    Ce poste de Gestionnaire Administratif au sein d'Iziwork offre la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et de contribuer à l'excellence des opérations administratives. En tant que Gestionnaire Administratif, vous serez responsable de l'administration des ventes, de la gestion administrative et de l'administration du...

  • Gestionnaire Administratif Et Pédagogique

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Ras Intérim Temps plein

    **À propos de nous**: Vous recherchez un emploi ? Faites confiances à nos différences ! R.A.S Intérim, réseau d’agences d’emploi de 175 agences, propose des centaines d’opportunités d’emploi dans tous les secteurs d’activité, en intérim, CDD et CDI. Vous êtes à la recherche d'un poste de Gestionnaire administratif au sein d'une...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Ras Intérim Temps plein

    **À propos de nous**: Staffing R.A.S Marseille, expert en recrutement de cadres, cadres supérieurs et cadres dirigeants tous secteurs d’activités, et tous métiers dans les secteurs banque-assurance et overseas. **Mission**: Nous recherchons pour un client spécialisé dans la gestion de clientèle situé à Aix-les-Milles un **Gestionnaire...

  • Gestionnaire Administratif de Formation

    Il y a 2 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est...

  • Assistant(E) Administratif

    Il y a 7 mois

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) assistant(e) administratif - Gestionnaire de dossier administratifs (h/f).** DIRECTION DES ÉTUDES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX Catégorie C Au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Finance,...

  • Gestionnaire administratif F/H

    Il y a 7 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    Mission Le gestionnaire joue un rôle crucial dans le suivi de l'évolution de la réglementation en matière de recrutement des chargés de cours, tout en proposant des évolutions de procédures pour garantir leur conformité et efficacité. Il gère un portefeuille de chargés de cours. Son rôle est de vérifier la régularité administrative de leurs...

  • Gestionnaire Administratif Et Commercial

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Interaction Temps plein

    Nous recherchons, un Gestionnaire administratif et commercial H/F pour l'un de nos clients basé sur Aix en Provence, spécialisé dans le Btp et industrie. Vos missions seront les suivante: - Gérer et développer la base de données CRM, - Créer un dispositif de collecte et de traitement des datas, - Qualifier l'information collectée, la synthétiser...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un Gestionnaire administratif - Secteur Petite Enfance (h/f).** Pour la Direction Education, Enfance et Petite Enfance Catégorie B - Filière Administrative ou Animation **CONTEXTE**: La Direction Éducation, Enfance...

  • Adjoint Administratif Gestionnaire Greffe

    Il y a 2 mois

    Aix-en-Provence, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein

    _Vos activités principales _ **En matière d’exécution des peines**: - exécuter les formalités d'écrou (prise d'empreintes et biométrie), - tenue des registres entrées et sorties, - contrôle de l'effectif avec les services de la détention, - établissement des certificats de présence, gestion boîtes structurelles du greffe, - Etablissement des...

  • Gestionnaire Administratif Et Financier

    Il y a 7 mois

    Aix-en-Provence, France Groupe NGE Temps plein

    CDI - Localisation: - France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13), Aix en Provence 13 100 - Domaine: - Comptabilité et Finance - Publié le: - 15/04/24 Participer à la construction et à la rénovation d'infrastructures au service des territoires. Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (4 milliards d'euros...

  • Gestionnaire Administratif Et Adv

    Il y a 2 mois

    Aix-en-Provence, France 2j Process Temps plein

    **Présentation de l'entreprise** Depuis près de 30 ans, 2J Process révolutionne la formation Santé/Sécurité au travail avec des supports pédagogiques digitaux innovants. Experts en e-learning, réalité virtuelle, mobile learning, serious games et films vidéo, nous concevons des solutions sur mesure ou prêtes à l'emploi, pour sensibiliser et...

  • Assistant(e) Comptable et Administratif Gestionnaire de Projet

    il y a 4 semaines

    Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France VINCI ENERGIES FRANCE INFRAS MÉDITERRANÉE CENTRE-EST Temps plein

    Descrivez l'offreVous cherchez une opportunité qui vous permettra d'acquérir des compétences comptables et administratives tout en travaillant au sein d'une équipe dynamique et innovante ? Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Comptable et Administratif Gestionnaire de Projet pour rejoindre notre équipe financière basée à...

  • Gestionnaire Administratif de Données

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps plein

    La Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) Gestionnaire administratif de données (h/f).** DIRECTION DE LA PROPRETÉ Catégorie C/B **MISSIONS**: Au sein du département gestion de l’espace urbain, à la direction de la propreté, vous avez pour...

  • Gestionnaire Administratif de Flotte Multimodale

    il y a 2 semaines

    Aix-en-Provence, France MODALIS Temps plein

    **MODALIS**est une PME de 24 personnes, acteur leader dans le domaine de la location du matériel de transport Multimodal (caisses mobiles, conteneurs citernes et vrac, châssis et wagons porte container). Nous recherchons **un Gestionnaire administratif de flotte (H/F)** pour rejoindre notre service opérationnel dynamique. Ce poste est essentiel pour...

  • Gestionnaire Administratif

    Il y a 6 mois

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...

  • Gestionnaire Administratif Et Pédagogique

    il y a 1 semaine

    Aix-en-Provence, France Aix-Marseille Université Temps plein

    **Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5...