Responsable Administratif Pour L’enseignement Et

il y a 2 semaines


Palaiseau, France Institut d'Optique Graduate School Temps plein

**Présentation générale**

L’Institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l’université Paris-Saclay.

L’Institut d’Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l’ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d’entreprises, conseil et valorisation industrielle.

**Mission**

Au sein d’une école d’ingénieur, responsable d’un service de 8 personnes en charge de l’organisation administrative de l’enseignement (formation initiale et continue).

**Activités principales**

**Pilotage du service de scolarité**
- Coordonner l’activité du service en relation avec le Directeur de l’école et le Directeur des études.
- Piloter et animer l'équipe de la scolarité.
- Réaliser des procédures et les faire appliquer par les membres de l’équipe.
- Suivre et appliquer la règlementation du domaine.
- Coordonner l'implémentation d'un nouveau système de gestion pour l'équipe de la scolarité.

**Activités liées à la gestion de la scolarité**
- Coordination des emplois du temps (planning annuel et hebdomadaire)
- Contrôler la mise en œuvre des décisions de jury
- Coordonner les inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre les effectifs des élèves (arrivées, départs, césure, séjour à l'étranger...)
- Contrôler les conventions de stage
- Organiser et participer aux réunions du secteur formation (Conseil de la formation, Comité de Direction de la Formation)

**Activités liée à la gestion de la vie étudiante**
- Gérer les situations complexes et cas particuliers des étudiants
- Suivi et encadrement des associations étudiantes (subventions, autorisations d'évènements, locaux...)
- **Activités administratives liées à la direction des études**:

- Budget / Intervenants:

- Assurer le suivi des intervenants (création, mise à jour, contrôle des autorisations de cumul)
- Contrôler la paye / services des intervenants en relation avec la direction des études
- Vérifier et transmettre à l’Université Paris-Sud les dossiers de paiements des heures complémentaires

**Activités générales du service**
- Participer à l’établissement du budget du secteur formation, engagement des dépenses
- Organiser la cérémonie de remise des diplômes
- Coordonner la remontée d'informations pour les enquêtes (Ministère, CGE, CROUS...) et pour les audits (CTI, HCERES)

**Conditions particulières d’exercice**

Encadrement d’une équipe de 8 personnels.

**Connaissances**
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements
- Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
- Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
- Connaissance des réglementations comptable et fiscale applicables aux établissements publics

**Compétences**
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
- Manager et animer une équipe ; gérer des conflits
- Conduire un entretien
- Conduire un projet
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats
- Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques..

Type d'emploi : CDI

Salaire : à partir de 36 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT

Programmation:

- Horaires aménageables
- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes
- Prime semestrielle

Lieu du poste : En présentiel

Flextime



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    **Critères de l'offre**: - Responsable administratif (H/F) - Palaiseau (91) - CDI - Temps Plein - Secteur : Enseignement, Formation - Expérience requise : 3-5 ans, 6-10 ans, 11-20 ans - Langues souhaitées : Anglais - Niveau d'études : Bac+5 - Télétravail occasionnel accepté **L'entreprise **:Télécom Paris**: Télécom Paris est une grande école...


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    **Qui sommes-nous ?** Ecole de l’Institut Mines-Télécom, Télécom Paris est la première grande école française d'ingénieurs généralistes du numérique. Avec des enseignements et une recherche d'excellence, Télécom Paris est au cœur d'un écosystème d'innovation unique fondé sur la transversalité de sa formation, de ses départements de...


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    **Secteur**: Enseignement et recherche **Type de contrat**: Permanent **Expérience**: 3-6 ans **Date de publication**: 13 fév. 2023 **Poste ouvert en mobilité interne**: Oui **Date de début du poste**: Dès que possible **Présentation du service** Chaque étape de ce cycle utilise les compétences des membres du laboratoire. Le service...

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    il y a 7 jours


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    Il y a 2 mois


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    il y a 2 heures


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