Adjoint en Gestion Administrative
il y a 4 jours
**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,
122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
**Mission**:
La Faculté de Droit et de Science politique est une composante qui accueille plus de 10 000 étudiants répartis sur 3 sites (Aix, Marseille, Arles), dans le cadre d'une offre de formation très variée. Elle emploie 279 enseignants (professeurs, maîtres de conférences, enseignants-chercheurs, ATER, CME...) et 122 agents administratifs.
Le bureau des personnels administratifs assure la gestion de la carrière des personnels administratifs de l'UFR, la gestion des recrutements ainsi que la préparation de la campagne d'emploi et le suivi du budget masse salariale.
L'Adjoint-e sera placé-e sous l'autorité de la responsable du bureau des personnels administratifs.
1/ Accueil et information aux agents
Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
Orienter les personnels administratifs vers les services concernés par leurs demandes
Diffuser les informations relatives aux procédures relatives à la formation, recrutement, concours, mobilité
2/ Gestion du temps
Gérer les absences pour raison de santé, les demandes de temps partiel, les autorisations de cumul d'activités, les demandes d'absence à l'étranger, les disponibilités
Recensement des fiches horaires des agents, des grèves, des congés sur toute l'année universitaire, consolider et faire remonter ces informations par le biais d'un tableau général des personnels de la FDSP au Cabinet du Doyen
Réaliser des tableaux de bords pour le suivi des absences : à faire remonter à la Responsable administrative de l'UFR
3/ Gestion administrative et financière des contrats étudiants
Gérer les dossiers de recrutements
Recenser et contrôler les formulaires des services faits auprès des services de la Faculté, envoi au service des ressources humaines, relances si l'étudiant n'a pas perçu son traitement
Suivre le budget : vérification et suivi
4/ Gestion des campagnes individuelles et collectives
Gérer les dossiers administratifs : envoi des mails aux agents, et leurs N+l, accompagnement aux agents, contrôle de la complétude des dossiers, mise à la signature du Doyen, scan et envoi au service des ressources humaines
5/ Gestion des vacations administratives
Alimenter le tableau de suivi des vacations administratives
Transmettre les plannings de vacations aux responsables des services ou aux agents selon la situation
Les envoyer au service des ressources humaines et gestion du suivi, après contrôle
En plus de ces activités, l'adjoint-e pourra venir en appui au responsable de service sur la gestion de dossiers
**Profil**:
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE:
L'Adjoint-e sera placé-e sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service des personnels administratifs
CONDITIONS PARTICULIERES:
Respect des calendriers
COMPETENCES REQUISES:
- Connaissances :_
Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Analyse des données financières (notion de base)
Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Savoir-faire :_
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Savoir s'exprimer oralement et par écrit et savoir retranscrire des informations
Utilisation des outils bureautiques et plus particulièrement Excel
Analyser, gérer les demandes et y répondre de manière appropriée
Capacité à travailler dans des calendriers contraints
- Savoir être :_
Grand sens de la confidentialité
Aptitudes relationnelles : maitrise de soi, diplomatie
Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions
Rigueur/fiabilité/Réactivité
Capacité d'adaptation
Respect des principes entourant les missions de service public (neutralité, discrétion)
**Les avantages liés au poste**:
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’an
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Chef de Service Absences Et Gestion Administrative
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) Chef de service absences et gestion administrative de la santé (h/f).** SA DIRECTION QUALITE DE VIE AU TRAVAIL Catégorie a/B - Filière Administrative Créée en 2015, la direction Qualité de Vie au Travail...
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Adjoint Administratif
il y a 3 semaines
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF - AFFAIRES MEDICALES PDS **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros...
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Adjoint Administratif
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF - AFFAIRES MEDICALES **CONTRAT** CDD; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France...
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Adjoint Administratif
Il y a 4 mois
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) SERVICE FORMATION ET DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES **CONTRAT** CDD; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50...
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Adjoint Administratif
il y a 3 semaines
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF - AFFAIRES MEDICALES CAL **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros...
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Adjoint Administratif
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF (H/F) GESTIONNAIRE RETRAITES **CONTRAT** CDD; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros...
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Adjoint Administratif
Il y a 4 mois
Aix-en-Provence, France CHPA- CHIAP Temps plein* Régime horaire / organisation du temps de travail Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits). Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au...
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Gestionnaire Administratif
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un gestionnaire administratif (h/f).** DIRECTION DES SERVICES AUX PUBLICS - Service État Civil Catégorie B Affecté au service Etat civil au sein de la Direction des services aux publics, vous assurez l’interface...
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Adjoint Responsable Bureau Des Entrees
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT RESPONSABLE BUREAU DES ENTREES **CONTRAT** CDD; CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros...
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Adjoint Administratif Gestionnaire Greffe
Il y a 2 mois
Aix-en-Provence, France Direction Interrégionale Services Pénitentiaire Sud Est Temps plein_Vos activités principales _ **En matière d’exécution des peines**: - exécuter les formalités d'écrou (prise d'empreintes et biométrie), - tenue des registres entrées et sorties, - contrôle de l'effectif avec les services de la détention, - établissement des certificats de présence, gestion boîtes structurelles du greffe, - Etablissement des...
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Adjoint administratif
Il y a 6 mois
Bourg-en-Bresse, France Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse Temps pleinConditions des concours Vu le Code de la Santé Publique, Vu le Code général de la fonction publique, Vu le décret n° 2016-636 du 19 mai 2016 relatif à l’organisation des carrières des fonctionnaires de catégorie C de la fonction publique hospitalière La Directrice du Centre Hospitalier de Bourg-en-Bresse décide : Article 1 : Il est...
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Directeur Administratif Et Financier Adjoint
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Ortec Group Temps plein**Brand description**: Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d’activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivitésSes 14 000 collaborateurs, en France et à l’international, assurent la...
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Directeur Administratif Et Financier Adjoint
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Groupe Ortec Temps plein**À propos de nous**: Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d’activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivitésSes 14 000 collaborateurs, en France et à l’international, assurent la...
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Adjoint Des Cadres Aux Finances
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Centre hospitalier spécialisé Montperrin Temps plein**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Adjoint des cadres aux finances (H/F) **CONTRAT** CDI **DESCRIPTIF** Prérequis: Présentation du lieu d'exercice et de l'équipe de travail: La Direction des Affaires Financières est constituée de 2 pôles d'activité : le pôle financier et le pôle analyse de gestion. C'est au sein de ce premier pôle...
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Chargé de Gestion Financière
il y a 4 jours
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un **chargé de gestion financière (h/f)**. DIRECTION FONCIER ET GESTION DU PATRIMOINE CATÉGORIE C OU B - Cadre d’emplois Adjoint administratif territorial ou Rédacteur Rattachée au Secrétariat Général, la...
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Agent de Gestion Administrative
il y a 1 mois
Aix-en-Provence, France Metropole Aix Marseille Provence Temps pleinDate - 20-11-2024 - Référence - N°33420 - Direction - DIRECTION EXPLOITATION ZONE NORD 2 - Contrat - Contractuel permanent - Localisation - Aix en Provence - Filière - Administrative - Catégorie - C - Cadre d'emploi - ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT. - 20-12-2024 **Contexte du recrutement et définition de poste**: **Au sein de la Direction Générale...
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Employé Administratif Et Réglementaire
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un employé administratif et réglementaire (h/f).** DIRECTION SERVICES AUX PUBLICS Service État Civil Catégorie C - Filière Administrative **MISSION**: Au sein du service État - Civil qui compte 25 personnes,...
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Assistant(E) Administratif
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) assistant(e) administratif - Gestionnaire de dossier administratifs (h/f).** DIRECTION DES ÉTUDES JURIDIQUES ET DU CONTENTIEUX Catégorie C Au sein de la Direction Générale Adjointe des Services Finance,...
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Chargé de Gestion de Dossiers RH
Il y a 6 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recrute par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle un **chargé de gestion de dossiers RH (h/f).** Pour la Direction carrières et rémunérations Catégorie B Au sein de la DGAS RH et Numérique, Le département Ressources Humaines de la Ville d’Aix en Provence compte...
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Chargé(E) D’accueil Administratif
Il y a 7 mois
Aix-en-Provence, France Aix en Provence Temps pleinLa Ville recherche par voie statutaire (mutation, détachement ou nomination sur liste d’aptitude) ou à défaut, par voie contractuelle **un(e) chargé(e) d’accueil administratif (h/f).** DIRECTION DE L’URBANISME RÉGLEMENTAIRE Catégorie C/C+ - Filière administrative Au sein du service administration générale de la Direction de l’urbanisme...
