Responsable Des Affaires Générales

Il y a 7 mois


Paris, France Ville de Paris Temps plein

La Délégation Générale aux Relations Internationales (DGRI) est chargée de la mise en œuvre de la politique internationale de la Ville de Paris. Elle assure la conduite des relations bilatérales avec les Villes du Monde, la présence de Paris dans les réseaux de collectivités, le pilotage des projets de coopération décentralisée et des actions de solidarité internationale.

**Quelles sont vos missions ?**
Sous l’autorité du Délégué Général aux Relations Internationales et Membre du CODIR:
Pilotage et suivi de la préparation des séances du Conseil de Paris avec l’équipe et le service du Conseil de Paris, du Secrétariat Général, la Bureau des associations (DDCT) et les cabinets
- Coordonner via l’outil numérique dédié (Paris Délib), l’avancement des projets de délibérations du service à toutes les étapes du processus
- Contrôle juridique et budgétaire des délibérations en lien avec la Responsable Budget
- S’assurer du respect du calendrier fixé par le Secrétariat Général
- Mettre en œuvre des outils de pilotage (suivi des vœux, bilan ) et proposer une procédure d’amélioration du circuit interne
- Utiliser l’outil numérique d’organisation des Conseils de Paris (ODS) pour collecter les différents documents relatifs aux délibérations votées lors des séances

Accompagnement du service:

- Administrer l’outil numérique de pilotage des projets de délibérations (Paris Délib)
- Etre le.la référent.e des outils numériques (Paris Déli/Simpa/Paris Asso)
- Référent.e BSA
- Référent.e SG pour le contrôle interne des subventions

Affaires Générales:

- Organisation de la logistique générale du service (moyens généraux : archivage, gestion téléphones portables professionnels, réorganisation, travaux, maintenance )
- Gestion du processus de réalisation de la note mensuelle à la Secrétaire Générale (CRA)
- Référent.e laïcité, sécurité au travail, gestion des attestations d’absence de conflits d’intérêts, violences, violences sexistes au travail, AIP, travaux, plan d’adaptation de l’activité en situation de crise, DFA pour la déclaration des déplacements aériens annuels à des fins d’adaptation de l’assurance rapatriement

Management:

- Organisation des permanences et des congés des assistantes et des personnels d’accueil
- Organisation de réunions des assistantes
- Notation des agents de catégorie C à l’exception du secrétariat de direction

**Qu’attend -on de vous ?**
Qualités requises : savoir travailler en confidentialité/Savoir décider et agir dans les situations d’urgence/Savoir travailler à la fois en équipe et en autonomie/Sens de responsabilités, réactivité

Connaissances professionnelles : très bonne connaissance du fonctionnement de la Mairie de Paris et de son processus décisionnel/ Bonne connaissance de rôle des autorités locales dans les relations internationales/ Connaissance du processus d’instruction des demandes de subvention au sein d’une collectivité de la Ville de Paris/ bonnes connaissances en droit public

Savoir-faire : Diplomatie et Savoir travailler avec les élus/ Parfaite maitrise de l’orthographe et bonnes capacités de rédaction/ Etre force de proposition/ Bonne maîtrise de l’anglais

Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s)
- Expérience dans le domaine des relations internationales
- Expérience d’encadrement
- Expérience de conduite du changement

**Quelles particularités du poste ?**
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Grande disponibilité requise/forte motivation/déplacements possibles.



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