Senior Administrative Assistant

Il y a 2 mois

Paris, France United Nations Temps plein

The United Nations Environment Programme (UNEP) is the leading global environmental authority that sets the global environmental agenda, promotes the coherent implementation of the environmental dimension of sustainable development within the United Nations system and serves as an authoritative advocate for the global environment.

The overall objective of UNEP's Industry and Economy Division is to encourage decision makers in government, local authorities and industry to develop and adopt policies, strategies and practices and technologies that promote sustainable patterns of consumption and production, make efficient use of natural resources, ensure safe management of chemicals and contribute to making trade and environment policies mutually supportive.

The position is located in the Consumption and Production Unit (CPU) of the Industry and Economy Division in the Paris Duty Station. Under the direct supervision by the Administrative Officer, the incumbent will be responsible for following duties:
**Responsibilities**:
1. Budget and Finance:

- Acts as Certifying Officers on behalf of and in the absence of programme managers at offices outside headquarters.
- Provides expert assistance in the preparation and development of the unit’s work programme and budget.
- Assists in monitoring budget/work programme with respect to various budgets, trust funds, grant and other funds on a regular basis, and suggests reallocations of resources and implements the reallocations as necessary.
- Collects data from relevant databases and prepares customized financial reports.
- Provides assistance in the review, and preparation of the medium-term plan and its revisions.
- Reviews, analyses and assists in the finalization of cost estimates and budget proposals, in terms of staff and non-staff requirements from departments/offices at headquarters and in the field, including programmatic aspects; ensures compliance with the medium-term plan and other legislative mandates.
- Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
- Monitors budget implementation/expenditures and recommends reallocation of funds as necessary.
- Reviews requisitions for goods and services to ensure (a) correct objects of expenditure have been charged, and (b) availability of funds.
- Monitors extra-budgetary resources, including review of agreements and cost plans, ensuring compliance with regulations and rules and established policies and procedures.
- Assists in the preparation of budget performance submissions.
- Assists in finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures.

2. Human Resources Management:

- Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements.
- Reviews and processes personnel actions through IMIS.
- Advises staff on visa matters.
- Provides advice and answers general queries on classification procedures and processes.
- Provides information and advice to staff/consultants with respect to conditions of service, duties and responsibilities, and privileges and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
- Monitors IMIS staffing tables for a variety of human resource activities, e.g., appointments, retirement, expiration of appointments, reassignments, transfer and movement of staff.

3. General Administration
- Provides guidance, training and daily supervision to other general service staff in the area of responsibility.
- Provides assistance in drafting of host country agreements, budget agreements, or contributions for grants or other activities as appropriate.
- Identifies and resolves diverse issues/problems as they arise, and determines appropriate actions.
- Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
- Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme, monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services, physical space planning and the identification of office technology needs.

4.Contract Administration
- Assists with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services
- Audits the contractors' invoices against the goods and services provided by the contractor and approved by the UN.
- Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments.
- Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door key.
- Assists with the collection and analysis of data as well as preparation of data presentations and reports for information sharing, responding to queries, knowledge management, planning and decision making.
- Assists with visualizations and updating information material such as web pages or broch

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 3 jours

    Paris, France UNESCO Temps plein

    OVERVIEW **Post Number**: ED/PA 241 **Grade**: G-6 **Parent Sector**: Education Sector (ED) **Duty Station**: Paris **Job Family**: Education **Type of contract**: Project Appointment **Duration of contract**: 1 year **Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 20-JUN-2024 **UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect...

  • Assistant Administratif/polyvalent

    il y a 1 jour

    Paris, France PROFILE RESEARCH Temps plein

    **Expert en recrutement, PROFILE RESEARCH a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins en compétences fonctionnelles et techniques des entreprises. Nos solutions RH personnalisées, PLACEMENT CDI / CDD et INTERIM EXPERT, accompagnent les recrutements de Collaborateurs Cadres et Non-Cadres, Temporaires et Permanents, Juniors à Seniors.*** Rôle...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 mois

    Paris, France Euro London Appointments Temps plein

    Our client is a world-leading economic consultancy. They have over 400 employees based across 9 international offices and have tripled in size over the last 6 years. They are looking to recruit a Junior Executive Assistant to join the team in central Paris. You will provide administrative support to the team of Economists. You must have a native / truly...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 3 jours

    Paris, France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : ED/PA 241 Grade : G-6 Parent Sector : Education Sector (ED) Duty Station: Paris Job Family: Education Type of contract : Project Appointment Duration of contract : 1 year Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-JUN-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 3 jours

    Paris, France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : ED/PA 241 Grade : G-6 Parent Sector : Education Sector (ED) Duty Station: Paris Job Family: Education Type of contract : Project Appointment Duration of contract : 1 year Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-JUN-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the...

  • Assistant / Assistante Du Service Seniors Et Du

    il y a 1 jour

    Paris, France Ville de Paris Temps plein

    **Direction** : La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du...

  • Stagiaire Assistant Administratif

    il y a 10 heures

    Paris 8e, France ALOGIA Temps plein

    Poste : Stagiaire Assistant Administratif Lieu : Paris 8ème L’entreprise Expert du bien-vieillir à domicile depuis sa création en 2014, ALOGIA est une entreprise à mission dont la raison d’être est d’innover pour allonger l’espérance de vie en bonne santé des seniors. Elle propose des solutions de prévention santé dans l’Habitat pour...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    OVERVIEWPost Number : ED/PA 241Grade : G-6Parent Sector : Education Sector (ED)Duty Station: ParisJob Family: EducationType of contract : Project AppointmentDuration of contract : 1 yearRecruitment open to : Internal and external candidatesApplication Deadline (Midnight Paris Time) : 20-JUN-2024 UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity,...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 2 jours

    Paris, France UNESCO Temps plein

    OVERVIEW Post Number : ED/PA 241 Grade : G-6 Parent Sector : Education Sector (ED) Duty Station: Paris Job Family: Education Type of contract : Project Appointment Duration of contract : 1 year Recruitment open to : Internal and external candidates Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-JUN-2024   UNESCO Core Values:...

  • Cdd - Assistant(E) Administrative - (F/H)

    il y a 1 mois

    Paris, France Cartier Temps plein

    Code de référence: 97322**CDD - Assistant(e) administrative - (F/H)**: - Paris, 75, FR- Fixed TermL’histoire de Cartier repose sur l'audace et la passion. Nous avons adopté un esprit pionnier et audacieux qui continue d’inspirer nos équipes, tous métiers confondus, de nos boutiques à nos ateliers et nos sièges sociaux depuis plus de 170 ans. Nous...

  • Assistante Administrative

    Il y a 2 mois

    Paris, Île-de-France EXPERCONNECT Temps plein

    Quelles sont les missions ?L'Assistante Administrative - Services Généraux joue un rôle clé dans la gestion chez Experconnect, en participant à la coordination des activités administratives et de gestion.Votre réussite dans ce rôle dépendra de votre rigueur, de votre polyvalence, de votre aptitude à proposer des solutions, de votre adaptabilité,...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, France Mairie d'Epinay-Sur-Orge Temps plein

    Située à 17 km au sud de Paris, au nord de l’Essonne, Épinay-sur-Orge fait partie de l’agglomération Paris - Saclay. Dans un cadre calme et verdoyant, la ville accueille plus de 11 000 habitants et mène de nombreux projets : révision du PLU, aménagement d’un nouveau quartier, arrivée du Tram T12, construction d’une...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, France Mairie d'Epinay-Sur-Orge Temps plein

    Située à 17 km au sud de Paris, au nord de l’Essonne, Épinay-sur-Orge fait partie de l’agglomération Paris-Saclay. Dans un cadre calme et verdoyant, la ville accueille plus de 11 000 habitants et mène de nombreux projets : révision du PLU, aménagement d’un nouveau quartier, arrivée du Tram T12, construction d’une médiathèque, une nouvelle...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative

    il y a 1 mois

    Paris, France CNRS Temps plein

    **Veuillez postuler sur Isarta.fr**: Date Limite Candidature : jeudi 26 janvier 2023 **Informations générales** Référence : INS1660-CATHEL-004 Nombre de Postes : 1 Lieu de travail : PARIS 16 Date de publication : jeudi 5 janvier 2023 Type de contrat : CDD Technique/Administratif Durée du contrat : 12 mois Date d'embauche prévue : 10 février...

  • Assistant(E) Administratif Et Gestion

    il y a 1 mois

    Paris, France Université Inter-Ages du Val de Marne Temps plein

    **À propos de nous** Université Inter-Ages du Val de Marne est une association socio-culturelle située à Créteil. Notre objectifs est, au travers de nos activités, de maintenir les capacités cognitives et le lien social pour les seniors, de favoriser l'intergénérationnalité notamment par nos liens avec l'Université de Créteil et de proposer la...

  • Assistant(E) Administratif Et D'accueil

    il y a 1 mois

    Paris, France OVELIA Temps plein

    Filiale de VINCI Immobilier, OVELIA est spécialisée dans l'exploitation de résidences services pour seniors autonomes. Créée en 2010, elle pense et développe de véritables lieux de vie en phase avec les attentes et les besoins des seniors d'aujourd'hui. En privilégiant la qualité des implantations, à proximité des commerces et des transports en...

  • Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 3 jours

    Paris 2e, France Cogedim Résidences Seniors Temps plein

    Description de l'entreprise Pour répondre au vieillissement de la population et afin de proposer une solution de logement adaptée aux seniors autonomes, le Groupe ALTAREA a créé en 2010, la marque Cogedim Club® qui compte à ce jour 29 résidences en exploitation, en aura plus de 50 en 2025. Cogedim Club® met en œuvre pour ses clients...

  • Assistant(E) Administratif Et D'accueil

    il y a 4 jours

    Paris, France OVELIA Temps plein

    Filiale de VINCI Immobilier, OVELIA est spécialisée dans l'exploitation de résidences services pour seniors autonomes. Créée en 2010, elle pense et développe de véritables lieux de vie en phase avec les attentes et les besoins des seniors d'aujourd'hui. En privilégiant la qualité des implantations, à proximité des commerces et des transports en...

  • Assistant Administratif Start Up Biotech

    il y a 1 mois

    Paris, France Page Personnel Temps plein

    Le poste sera 70% administratif et 30% assistanat de Direction. - Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous, - Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques, - Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les...

  • 1 Assistant Comptable Et Administratif

    il y a 1 jour

    Paris, France VILLE DE SAINT-MANDE Temps plein

    Filière: **Administrative** Métier: **Population-Administration Générale** Catégorie: **C** **Adjoint administratif territorial-AAT** CDD ou titulaire **Saint Mandé** **(Val-de-Marne 94)** *** **Titulaire ou contractuel** Expérience: **1 à 2 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite: **10/08/2023** **Descriptif et...