Secrétaire de Direction

il y a 1 mois

SaintClaude, France Communauté de Communes Haut-Jura Saint-Claude Temps plein

La communauté de communes Haut-Jura Saint-Claude recrute un personnel Secrétaire de direction / Gestion des assemblées dont la mission est de gérer le secrétariat de direction ainsi que d'assurer la gestion et l'organisation administratives.
Sous l'autorité directe de la DGS, l'agent sera polyvalent au sein de l'organisation puisqu'il jonglera entre l'accueil et les tâches administratives. Sa polyvalence, sa discrétion et son efficacité sont des éléments primordiaux dans l'accomplissement de ses missions.

L'agent secrétaire de direction, en tant que collaborateur, doit être une personne de confiance, capable d'enchainer plusieurs tâches à la fois. Il doit alors être capable d'intervenir sur plusieurs fronts simultanément tout en ayant un ordre de priorité bien défini. Il a également besoin d'être ordonné et méthodique pour bien gérer son travail. Bien qu'étant tenu à un emploi du temps souvent surchargé, il doit trouver le moyen de se rendre disponible pour des tâches urgentes et la tenue à jour des dossiers.
Pour bien assurer la rédaction des documents, l'agent doit avoir une bonne rapidité d'écriture et surtout s'exercer à pouvoir rapidement prendre des notes au cours des réunions.

Cet agent fait partie des premières personnes que tout visiteur rencontre. Il se doit donc de développer de bonnes attitudes afin d'améliorer ses qualités humaines. À son poste de secrétariat de direction, il est amené à garder le sourire et à faire preuve de courtoisie professionnelle à l'égard des clients ou visiteurs. A ce titre, avoir un excellent sens de la communication et un esprit d'initiative font partie des qualités prisées.

Par ailleurs, l'agent dans son rôle de gestionnaire des assemblées sera le garant du bon déroulement des différents processus liés aux instances délibérantes. Il prépare les notes et les actes pris par la collectivité. Il a la capacité de réunir les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées et de traduire les décisions prises en séances par les élus, jusqu'à leur transmission au contrôle de légalité.

Ce poste nécessite plusieurs qualités. Il faut évoquer avant tout une excellente présentation, de très bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle et le sens de l'organisation développé. L'agent sera disponible, autonome, toujours avenant et faire preuve de sang-froid pour gérer certaines situations. En plus de savoir utiliser les nouvelles technologies, l'esprit d'initiative, la discrétion, l'adaptation à toute situation et le sens de l'observation lui seront aussi nécessaires dans l'exercice de ses fonctions.

**MISSIONS**:

- Accueil téléphonique et gestion du courrier,
- Préparation et suivi des assemblées
- Classement et archivage des dossiers
- Préparation des réunions et suivi des dossiers

1. Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires institutionnels, fournisseurs ou collaborateurs et leur orientation vers le chef de service

2. Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions.

3. Préparation et organisation des réunions et assemblées
Participation à l'élaboration du calendrier des assemblées, Suivi des ordres du jour, Assistance aux services pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d'actes, annexes, notes...), Rédaction de rapports et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées, Constitution, mise à jour et classement des dossiers, Envoi des convocations et des dossiers, Diffusion des informations relatives aux assemblées et lien avec les chefs de service, Exécution et suivi des formalités postérieures : rédaction / saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux liés à l'ensemble des assemblées, Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, Rédaction et suivi des actes au contrôle de légalité

4. Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda de la présidente et de la directrice générale des services

5. Participation à la communication interne et externe

6. Constitution, mise à jour, Classement et tri de dossiers administratifs.

7. Suivi des opérations d'archivage

Cette liste de missions n'est pas exhaustive, car l'agent sera amené à accomplir d'autres tâches selon les compétences spécifiques qu'il détient.

**INFORMATIONS DU POSTE**:
Positionnement au sein de la collectivité:
Supérieurs hiérarchiques DGS et Autorité territoriale représentée par sa
Présidente
Encadrement : Non
Collaboration au sein de la Communauté de communes : Chefs de service
Fonction occupée : Secrétaire de direction / Gestion des assemblées

Classification du poste : Catégorie B ou C
Niveau de compétences attendues
Etudes : Bac +2 mini
Autres : Permis B indispensable

Contraintes liées au poste:

- Réunions en soirée
- L'agent sera amené à traiter avec de nombreux

  • Secrétaire de Direction D'une Association

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France AVANT GARDE DE SAINT DENIS Temps plein

    Secrétaire de direction d'une association multisports Type d'emploi : Temps plein, CDI Salaire : 32 500,00€ à 36 000,00€ par mois Avantages: - Horaires flexibles Programmation: - Horaires flexibles Lieu du poste : In person Date de début prévue : 16/08/2023

  • Secrétaire Direction Des Soins Et Qualité

    il y a 1 mois

    Saint-Gobain, France Centre de rééducation - réadaptation fonctionnelle Jacques FICHEUX Temps plein

    **Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** Secrétaire direction des soins et qualité **CONTRAT** CDD **DESCRIPTIF** Au cœur de la forêt domaniale de Saint Gobain (Aisne), le CRRF Jacques Ficheux est un Etablissement Public de Santé de 200 lits et places. Sa mono spécialité, SSR (affections du système nerveux, affections de l’appareil...

  • Secrétaire / Secrétaire de Direction (H/F) - Mas

    il y a 4 semaines

    Saint-Martin-du-Tertre, France FONDATION JOHN BOST - SITE DE LA CLÉ - Jouy le Moutier Temps plein

    **Vous êtes amené à**: - Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe - Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social **Vos missions principales**: - Produire des documents professionnels courants, - Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure, -...

  • Secrétaire de Direction Daqss

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France Haute Autorité de Santé Temps plein

    Date : 25/03/2024 - Poste à pourvoir**Secrétaire de direction (h/f) auprès de la DAQSS** - Emploi**Secrétaire de direction** **Filière : Appui au management et au pilotage** - Emploi-repère**Secrétaire de direction** - Catégorie d’emploi**Catégorie 3** - Type de contrat**Contrat à durée indéterminée / Temps complet** - Motif**Remplacement de...

  • Secretaire de Direction

    il y a 4 semaines

    Saint-Contest, France GIP LABÉO Temps plein

    **Entreprise**: Présent sur l’ensemble de la Normandie, LABÉO est reconnu internationalement pour son engagement et le savoir-faire de ses 400 collaborateurs. Forte de ses 4 sites et de ses 2 agences, c’est une plateforme d'analyses et de recherche de haut niveau technologique dédiée à la biologie, à la microbiologie et à la chimie dans les...

  • Secrétaire de direction DAQSS

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France Haute Autorité de Santé Temps plein

    Date : 25/03/2024 Poste à pourvoir Secrétaire de direction (h/f) auprès de la DAQSS Emploi Secrétaire de direction Filière : Appui au management et au pilotage Emploi-repère Secrétaire de direction Catégorie d’emploi ...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France Haute autorité de Santé Temps plein

    **Emploi **:Secrétaire de direction **Filière **:Appui au management et au pilotage **Emploi-repère**:Secrétaire de direction **Catégorie d’emploi **:Catégorie 3 **Type de contrat **:Contrat à durée indéterminée / Temps complet **Motif** : Remplacement de personnel permanent **Localisation **:Saint-Denis (93) **Description du poste à...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 1 mois

    Saint-Pierre-la-Cour, France Collège Notre Dame Temps plein

    Nous recherchons un(e) Secrétaire de Direction (H/F), Chargé (e) RH et comptable général (e) compétent(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que Secrétaire de Direction, vous serez responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel aux cheffes d'établissement Responsabilités: - Secrétariat : Suivi administratif des données liées...

  • Secretaire de Direction

    il y a 4 semaines

    Saint-Contest, France Labéo Temps plein

    **Type de contrat**: Contrat duree indeterminee **Description**: **Entreprise**: Présent sur l’ensemble de la Normandie, LABÉO est reconnu internationalement pour son engagement et le savoir-faire de ses 400 collaborateurs. Forte de ses 4 sites et de ses 2 agences, c’est une plateforme d'analyses et de recherche de haut niveau technologique dédiée...

  • Secrétaire de Direction

    Il y a 2 mois

    Villiers-Saint-Denis, France Hôpital Villiers Saint Denis Temps plein

    **Missions**: - Assurer le secrétariat du Directeur et l’assister dans la gestion et le suivi des dossiers. - Etre l’interface entre le Directeur et l’ensemble des interlocuteurs internes et externes. - Prise en charge des courriers et appels téléphoniques. - Organisation des réunions de travail, d’évènements internes et externes. -...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 1 mois

    Mont-Saint-Aignan, France Université de Rouen Normandie Temps plein

    L’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPÉ) Normandie Rouen - Le Havre est une composante de l’Université de Rouen Normandie. Il travaille en étroit partenariat avec les services et établissements scolaires de l’académie de Normandie « périmètre Rouen ». Il s’inscrit dans le réseau des INSPÉ de France. Il...

  • Secretaire Medicale

    il y a 1 mois

    Saint-Herblain, France INSTITUT DE CANCÉROLOGIE DE L'OUEST Temps plein

    SECRETAIRE MEDICALE - H/F - CDI 100 % - St Herblain L’assistante médicale assure la gestion du dossier médical, réalise l'interface entre les différents acteurs de soins et les patients, la gestion des rendez-vous et l’accueil dans les meilleures conditions (qualité, délai). ACTIVITES **Accomplir la gestion et le suivi des dossiers...

  • Secretaire de Directiion

    il y a 1 mois

    Saint-Cyr-sur-Loire, France Montjoie Temps plein

    Forte de ses valeurs fondatrices qui affirment le droit au respect de l’Homme dans toutes ses dimensions, l’Association Montjoie est depuis 1947 un acteur engagé de la cohésion sociale. Montjoie est présent dans les régions Pays de Loire, Centre Val de Loire et Normandie. L’Association recherche pour **DISPOSITIF UPASE 37 à Saint-Cyr sur Loire...

  • Secrétaire Administrative

    il y a 1 mois

    Saint-Pierre-du-Perray, France Groupe ADEF Résidences Temps plein

    Secrétaire administrative / secrétaire de direction — H/F à Saint-Pierre-du-Perray (91) DIR - SECRETARIAT Pour étoffer son pole administratif, notre établissement situé sur la commune de St-Pierre-du-Perray recrute: Une secrétaire (H/F) à temps plein en CDI Au sein de La Maison du Cèdre Bleu EHPAD qui compte 138 résidents dont une unité...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 1 mois

    Saint-Ouen, France Association Empreintes Temps plein

    **L'association EMPREINTES, recrute sur Saint Ouen une secrétaire de Direction pour son service de MNA (Mineurs Non Accompagnés)** Sous la responsabilité d’un(e) chef(fe) de service et au sein d’une équipe administrative du secteur de la Seine Saint Denis, vous réaliserez les activités suivantes: **VOS MISSIONS**: - Secrétariat administratif...

  • Secrétaire de direction

    il y a 3 jours

    Seine-Saint-Denis, France AP-HP Temps plein

    Informations générales Entité de rattachement du publieur Situé à Bobigny , l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts : la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de...

  • Un.e Secrétaire Social.e

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France Ville de SAINT-DENIS Temps plein

    Filière **:Administrative** Métier **:Santé - Médico-social** Catégorie **:C** **Adjoint administratif territorial-AAT** CDD ou titulaire Lieu **:SAINT DENIS** **Titulaire ou contractuel** Expérience **:1 à 2 ans** Rémunération statutaire + régime indemnitaire Date limite **:23/07/2024** **Descriptif et missions**: UN.E SECRÉTAIRE...

  • Secrétaire Administrative

    il y a 1 mois

    Saint-Pierre-du-Perray, France Groupe ADEF Résidences Temps plein

    DIR - SECRETARIAT Pour étoffer son pole administratif, notre établissement situé sur la commune de St-Pierre-du-Perray recrute: Une secrétaire (H/F) à temps plein en CDI Au sein de La Maison du Cèdre Bleu EHPAD qui compte 138 résidents dont une unité dédiée accueillant 48 résidents, nous vous proposons d’intervenir sur les missions...

  • Secrétaire Médicale

    il y a 1 mois

    Saint-Denis, France Centre de rééducation fonctionnelle Clinique du Grand Stade Temps plein

    La clinique du grand stade recherche une secrétaire médicale en CDD à temps complet du 02 mai 2023 au 30 juin 2023, pour assurer le remplacement de la secrétaire médicale en poste. **En tant que secrétaire médicale, vos missions seront notamment les suivantes**: - Frappe du courrier et des CRH - Prise de rendez-vous (consultations externes, examens,...

  • Secretaire Medicale

    il y a 1 mois

    Saint-Herblain, France INSTITUT DE CANCÉROLOGIE DE L'OUEST Temps plein

    L’assistante médicale assure la gestion du dossier médical, réalise l'interface entre les différents acteurs de soins et les patients, la gestion des rendez-vous et l’accueil dans les meilleures conditions (qualité, délai). ACTIVITES **Accomplir la gestion et le suivi des dossiers médicaux**: - Saisir les comptes rendus de consultation,...