Responsable de gestion administrative

Assistant(e) de Gestion Administrative et Commerciale Placé(e) sous la responsabilité des responsables de service, vous serez leur assistant(e) avec deux composantes principales : Responsabilités Gestion administrative et financière des dossiers et de l’établissement. L’élaboration des offres d’ingénierie pour des clients publics et privés. Facturation des prestations (ERP Navision) et suivi des créances. Suivi des achats du service. Suivi des indicateurs et préparation d’éléments financiers pour l’analyse d’activité et la construction du prévisionnel d’activité. Gestion quotidienne de l’établissement et assistance aux collaborateurs de l’équipe. Accueil physique et téléphonique (appels téléphoniques, visites des intervenants). Participation à la gestion financière du produit Energie en lien avec le chef de service et ses adjoints. Gestion administrative du service, participation au montage et à la rédaction des offres d’ingénierie. Suivi des commandes et relances clients. Participation à la production des documents techniques (plannings, analyses d’offres, etc.). Contrôle de la qualité des documents produits avant émission aux clients. Gestion des achats : passage des commandes, suivi des réceptions et coordination avec les prestataires extérieurs. Participation à la gestion quotidienne des locaux, à l’animation de l’équipe et lien avec les services du siège. Initialiser les contrats (montage des marchés, signatures, réception et enregistrement dans NAVISION). Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants. Transmettre les informations et documents aux responsables d’affaire et de projet. Établir et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants, etc.). Émettre les mémoires d’honoraires, décomptes définitifs de rémunération. Suivre les créances clients et relances. Gérer les interfaces avec le service comptabilité. Vérifier la constitution administrative des marchés de travaux. Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité et par le maître d’ouvrage. Réceptionner et initialiser les marchés notifiés dans l’outil de liquidation et informer le responsable d’agence. Établir les certificats de paiement et décomptes définitifs suivant l’instruction des responsables d’affaire. Signer les documents de gestion pour lesquels vous êtes habilité. Profil recherché Avoir des connaissances en facturation, suivi des clients et des contrats. Faire preuve de discrétion et respecter la valeur d’inclusion. Utiliser quotidiennement les outils bureautiques (Word, Excel) et l’ERP de la société (Microsoft Nav). Capacité à utiliser MS Project ou PowerPoint. Soigner la présentation des documents, la syntaxe et l’orthographe. Travailler en équipe au sein du service et avec des interlocuteurs d’autres établissements du Cabinet MERLIN. Maîtriser le rôle des intervenants à l’acte de construire, les procédures associées et certaines dispositions du Code de la Commande Publique. Posséder une formation en assistanat et/ou une expérience dans ce domaine, ainsi que des bases comptables. Nous Le développement des compétences et le bien‑être de nos collaborateurs sont les deux piliers de notre politique de ressources humaines. Nous favorisons l’autonomie et la mobilité interne tout en garantissant une bonne intégration par le parrainage de chaque nouveau collaborateur. Nos équipes bénéficient d’une politique généreuse d’épargne salariale et sont guidées par les valeurs d’expertise, de proximité, d’indépendance et d’éthique. Pour en savoir plus, visitez notre site www.cabinet-merlin.fr et notre page LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/cabinet-merlin/about/. #J-18808-Ljbffr