Coordinateur administratif pour le Secrétariat général adjoint F/H

il y a 3 semaines

Paris, Île-de-France Ville de Paris Temps plein

Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour mission de garantir la mise en œuvre harmonisée des directives politiques établies par la Maire de Paris et l'Exécutif municipal. Il joue un rôle clé dans la direction de l'action administrative et l'animation de l'ensemble des services. Il supervise les projets majeurs de la mandature.

Quelles seront vos responsabilités ?

Sous la supervision directe du Secrétaire général adjoint et en collaboration avec la responsable du secrétariat particulier de la Secrétaire générale, l'assistant est chargé du secrétariat du Secrétaire général adjoint du pôle, en coordination avec les assistantes des autres Secrétaires généraux adjoints.

Les missions incluent :

  • Organisation des réunions dirigées par les chargés de mission (réservation de salles, préparation des ordres du jour, communication aux participants)
  • Coordination des réunions animées par le Secrétaire général adjoint et gestion de l'agenda, en lien avec le Cabinet de la Maire, les Cabinets d'élus, les Mairies d'arrondissement et les Directions
  • Préparation des dossiers de réunion et envoi des documents préparatoires aux participants ;
  • Coordination des disponibilités des chargés de mission
  • Gestion du courrier à l'aide du logiciel Elise (rédaction de courriers, suivi et transmission aux interlocuteurs.)
  • Suivi des notes d'arbitrage
  • Diffusion des comptes rendus
  • Réservation des salles, préparation des ordres du jour et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;
  • Mise en forme de divers courriers
  • Classement numérique et archivage des documents, en respectant le plan de classement
  • Création et mise à jour de documents sur le réseau partagé
  • Accueil, filtrage des appels téléphoniques et prise de messages

Quelles qualités sont attendues ?

Compétences requises : Grande discrétion, sens de l'organisation et autonomie, capacité d'adaptation, esprit d'équipe et réactivité, disponibilité, aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux.

Connaissances professionnelles : Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible).

Savoir-faire : Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités, anticiper et organiser l'activité d'un ou plusieurs managers, aisance à l'oral et à l'écrit, qualité rédactionnelle, capacité à communiquer et adapter son discours selon la situation.


Les avantages du poste

NBI


Quelles spécificités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP soutiennent leurs agents en situation de handicap. Des aménagements sont mis en place à chaque étape de leur carrière, quel que soit le poste occupé.

Secrétariat mutualisé entre Secrétaires généraux adjoints – Permanence des secrétariats par roulement pour les absences et congés.

  • Assistant(e) au Secrétariat Général Adjoint du Pôle F/H

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Ville de Paris Temps plein

    Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour mission essentielle d'assurer la mise en œuvre harmonisée des directives politiques établies par la Maire de Paris et l'Exécutif municipal. Il joue un rôle clé dans la gestion administrative et l'animation de l'ensemble des directions. Il supervise les projets majeurs de la mandature. Quelles...

  • Collaborateur(trice) Administratif(ve) du Secrétariat Général

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    Poste : Coordinateur(trice) Administratif(ve) du Secrétariat GénéralSous la supervision de la Directrice du Secrétariat Général, vous aurez pour mission de gérer les affaires administratives du service en étroite collaboration avec la Direction. Vos responsabilités incluent :Gestion du courrier entrant et sortantOrganisation des déplacements...

  • Responsable des moyens généraux et secrétariat H/F

    il y a 2 heures

    Paris, Île-de-France Robert Walters Temps plein

    À propos du posteNous recherchons un(e) Responsable des moyens généraux et secrétariat H/F pour rejoindre notre équipe à Robert Walters.Compétences requisesExpérience dans la gestion administrative et du secrétariatCompétences en gestion des ressources humaines et financièresMaîtrise de l'outil bureautique (Microsoft...

  • Assistant au Secrétaire Général Adjoint du Pôle F/H

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Ville de Paris Temps plein

    Mission principale : Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour vocation d'assurer la mise en œuvre harmonisée des orientations politiques établies par la Maire de Paris et l'Exécutif municipal. Il joue un rôle essentiel dans la direction de l'action administrative et l'animation des différentes directions. Responsabilités : Assurer le...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Dynamis RH Temps plein

    Dynamis-RH is a specialist in fields like Accounting, Finance, Human Resources, Legal, and Digital/Information Technology.We are currently seeking an Administrative Assistant to join our team on a temporary basis. As part of the General Secretariat, your main responsibilities will include:Providing administrative support to the Human Resources...

  • Assistant(e) Administratif(ve) au Secrétariat Général

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    Poste : Collaborateur(trice) du Secrétariat GénéralRattaché(e) à la Directrice du Secrétariat Général, vous aurez pour mission de gérer le suivi des dossiers administratifs en étroite collaboration avec la Direction. Vos responsabilités incluent :Gestion et traitement du courrierOrganisation des déplacements professionnelsPlanification et...

  • Adjoint(e) à la Direction de Cabinet pour la Coordination Générale

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Direction générale des étrangers en France Temps plein

    Adjoint(e) à la Direction de Cabinet pour la Coordination Générale Partager la page Secteur : Fonction publique de l'État Employeur : Direction générale des étrangers en France Localisation : Ministère de l'intérieur Type de contrat Ouvert aux titulaires et contractuels Expérience requise Non spécifiée Rémunération (indicative pour...

  • Adjoint-e à la Directrice de Cabinet pour la Coordination Générale

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Direction générale des étrangers en France Temps plein

    Poste : Adjoint-e à la Directrice de Cabinet chargé-e de la coordination généraleContexte : Au sein de la Direction générale des étrangers en France, rattachée au Ministère de l'intérieur, ce poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels. Il s'agit d'un intérim du directeur de cabinet.Responsabilités :- Préparation et organisation des...

  • Gestionnaire administratif au secrétariat judiciaire H/F

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Direction de la sécurité de proximité de l'agglomération parisienne Temps plein

    Gestionnaire administratif au secrétariat judiciaire H/F Secteur: Fonction publique de l'État Employeur: Direction de la sécurité de proximité de l'agglomération parisienne Type de contrat: Ouvert aux titulaires et aux contractuels Rémunération: Non renseigné Groupe RIFSEEP: 2 Missions principales: Gestion des plaintes internes et...

  • Assistant(e) Administratif(ve) au Secrétariat Général

    il y a 2 jours

    Paris 01 Louvre, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    **Mission et Responsabilités**L'assistant(e) au Secrétariat Général est placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du Secrétariat Général. Les missions clés de cet assistant(e) sont les suivantes :**Traitement du courrier** : l'assistant(e) est chargé(e) de traiter les courriers reçus et de les transmettre à la Directrice du Secrétariat...

  • Collaborateur(trice) du Secrétariat Général

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    Poste : Collaborateur(trice) du Secrétariat GénéralSous la supervision de la Directrice du Secrétariat Général, vous aurez pour mission de gérer les affaires administratives du service en collaboration avec la Direction. Vos responsabilités incluent :Gestion du courrier entrant et sortantOrganisation des déplacements professionnelsPlanification et...

  • Adjoint-e à la Directrice de Cabinet pour la Coordination Générale

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Direction générale des étrangers en France Temps plein

    Adjoint-e à la Directrice de Cabinet pour la Coordination Générale Partager la page Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn. Fonction publique : Fonction publique de l'État Employeur : Direction générale des étrangers en France Localisation : Ministère de l'intérieur Direction générale des étrangers en France Nature de...

  • Coordinateur Administratif H/F

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France VOLUNTAE Temps plein

    VOLUNTAE, spécialiste des métiers financiers et comptables, recherche un Coordinateur Administratif H/F pour une association dynamique.Mission Principale :En tant que Coordinateur Administratif, vous serez en charge de l'assistance à la direction générale et à la gestion quotidienne de l'association. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la...

  • Assistant(e) au Secrétariat Général

    il y a 2 jours

    Paris 01 Louvre, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    **Mission et Responsabilités**L'assistant(e) au Secrétariat Général de la Fédération Française de BasketBall est chargé(e) de soutenir la Directrice du Secrétariat Général dans l'exécution de ses missions. Les principales responsabilités de l'assistant(e) sont les suivantes :Traitement du courrier : l'assistant(e) est chargé(e) de traiter les...

  • Assistant(e) au Secrétariat Général

    il y a 2 jours

    Paris, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    Détails du PosteL'assistant(e) au Secrétariat Général est chargé(e) de soutenir la Directrice du Secrétariat Général dans la gestion des dossiers du service.Missions PrincipalesTraitement du Courrier : L'assistant(e) sera responsable du traitement du courrier entrant et sortant du Secrétariat Général.Gestion des Déplacements : Il/Elle...

  • Assistant(e) au Bureau du Secrétariat Général

    il y a 2 jours

    Paris 01 Louvre, Île-de-France Fédération Française de BasketBall Temps plein

    **Mission et Responsabilités**L'assistant(e) au Secrétariat Général de la Fédération Française de BasketBall est chargé(e) de soutenir la Directrice du Secrétariat Général dans l'exécution de ses missions. Les principales responsabilités de l'assistant(e) sont les suivantes :**Traitement du courrier** : L'assistant(e) est chargé(e) de traiter...

  • Coordinateur Administratif H/F

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Grafton Recruitment Temps plein

    Présentation de l'entrepriseGrafton Recruitment, expert en intérim et en recrutement de profils variés, est à la recherche d'un nouveau collaborateur pour un client évoluant dans le secteur du tourisme.Poste proposéCoordinateur Administratif / Assistant de Direction H/FCe poste est créé pour renforcer l'équipe administrative de notre...

  • Responsable des moyens généraux et secrétariat H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Ile-de-France Robert Walters Temps plein

    Responsable des moyens généraux et secrétariat H/FNous recrutons un(e) Responsable des moyens généraux et secrétariat H/F ! Le poste est basé dans le 19è arrondissement de Paris, et vous travaillerez pour une entreprise dans le secteur de la santé.⏱️ Le poste est à pourvoir dès

  • Assistant administratif au secrétariat de la sécurité de proximité H/F

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Direction de la sécurité de proximité de l'agglomération parisienne Temps plein

    Assistant administratif au secrétariat de la sécurité de proximité H/F Partager la page Secteur: Fonction publique de l'État Employeur: Direction de la sécurité de proximité de l'agglomération parisienne Type de contrat: Ouvert aux titulaires et aux contractuels Expérience requise: Non spécifiée Rémunération: Non spécifiée Groupe...

  • Coordinateur des opérations administratives

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France INSTITUT ACTEURS PUBLICS Temps plein

    Présentation de l'organisationIntégrez l'équipe de l'Institut Acteurs Publics en tant que Coordinateur des opérations administratives, responsable de la gestion des affaires générales et de la coordination des activités.RESPONSABILITÉSGestion des affaires générales :Organiser le processus de recrutement des intervenants et superviser la logistique...