Coordinateur des services d'état civil et élections

il y a 4 semaines


Montreuil, Île-de-France Ville de Montreuil Temps plein
Ville de Montreuil

Montreuil, une commune dynamique du département de la Seine-Saint-Denis, se distingue par sa diversité sociale et son patrimoine riche. Avec une équipe de 3 000 agents et une multitude de services municipaux, la ville est un acteur clé de l'établissement public territorial Est Ensemble, bénéficiant d'un réseau de transports public développé.

Description du poste

Filière : Administrative

Catégorie : B

Direction : Direction des démarches administratives et de l'état civil

Type de recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSION

Encadrer et superviser, avec les autres adjoints, l'ensemble des officiers d'état civil tout en ayant une responsabilité hiérarchique sur une partie de l'équipe.

Assurer la formation des nouveaux agents.

Organiser et suivre les activités dans les domaines de l'identité, des élections, des affaires générales, des naissances, des mariages et des décès, réparties sur plusieurs sites.

Faciliter le partage et la circulation de l'information au sein de l'équipe.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Supervision et coordination

Gérer l'activité d'une ou plusieurs équipes, en fonction des exigences de service.

Analyser et questionner les processus et pratiques en place.

Adapter et formaliser les procédures tout en accompagnant l'équipe dans leur mise en œuvre.

Suivi d'activité

Élaborer des tableaux de bord pour le suivi des activités à transmettre à la direction.

Participer à la création d'outils et d'indicateurs pour le suivi des performances.

Assurer le reporting et l'analyse des indicateurs de performance.

Identifier et mettre en œuvre des actions d'amélioration.

Gestion des priorités

Planifier les activités et définir les priorités des tâches au sein de l'équipe.

Coordonner les priorités avec les autres adjoints du service.

Gestion des ressources humaines

Gérer les congés, conduire les entretiens professionnels et suivre les formations des agents.

Contribuer à l'évolution des compétences des équipes.

Assurer les entretiens nécessaires pour le bon fonctionnement des équipes.

Respect des procédures

Transmettre les consignes de la collectivité et veiller à leur application.

Assurer le respect des normes d'hygiène et de sécurité.

Évaluation de la qualité du travail

Évaluer quotidiennement la qualité des prestations fournies par l'équipe.

Développer des outils d'évaluation pour des bilans individuels et collectifs.

Collaboration interservices

Coordonner les activités avec d'autres services municipaux et partenaires externes.

Maintenir le lien avec les autorités compétentes selon les domaines d'activité.

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Assurer le remplacement des autres adjoints en cas d'absence.

Participer aux événements majeurs du service, tels que les élections.

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire

Organiser le travail quotidien de l'équipe et répartir les tâches.

Contrôler et accompagner les équipes dans la résolution des difficultés rencontrées.

Animer des réunions et participer aux échanges de service.

Gérer les données liées à l'activité.

Assurer le respect des plannings et des normes.

Savoirs

Connaissance des règles et procédures de la collectivité.

Compréhension des enjeux budgétaires et comptables.

Maîtrise des règles de marchés publics.

Connaissance des missions et objectifs de la collectivité.

Utilisation des outils bureautiques.

CONDITIONS D'EXERCICE

Une implication importante est attendue lors des périodes de recensement et d'élections, pouvant nécessiter du travail en soirée ou le week-end.

Possibilité de télétravail selon les besoins du service et les règles établies par la collectivité.

Profil recherché

Savoir-être
Former et encadrer les agents au quotidien, accueillir et intégrer les nouveaux membres de l'équipe.

Participer activement aux réunions et faire preuve de responsabilité dans le service public.



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    il y a 4 semaines


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    il y a 2 semaines


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