Agent des accueils et d'instruction Service Relation aux Usagers

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi MISSION : Dans le cadre du Guichet Unique, sous la responsabilité de la Cheffe de Service Relation aux Usagers et en liens fonctionnels avec la ou le référent Guichet Unique et le Chef du Service Affaires Générales et Etat Civil, vous accueillez, orientez et renseignez le public, identifiez et qualifiez la demande. Vous instruisez les demandes et prenez en charge le traitement des démarches administratives relevant des secteurs du Service Relation aux Usagers, du Service Affaires Générales et Etat Civil, et dans les annexes, du CCAS. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES : Être garante ou garant du respect des principes de neutralité du service public, d'égalité de traitement et de la confidentialité et de l'authenticité des actes. - Être responsable de la qualité de son action et être force de propositions pour améliorer le service rendu à la population ; - Organiser son activité en tenant compte de la démarche de transfert de connaissances et de savoir-faire et faciliter le développement de l'expérience de la collègue ou du collègue accompagné. Pour chaque secteur d'activité : accueil général de la mairie, standard téléphonique, enfance, logement, affaires générales et état civil : - Assurer les accueils physiques et téléphoniques et les activités administratives spécifiques à chaque secteur - Secteur de l'accueil général : Accueil physique et téléphonique du public et orientation des administrés vers les services gestionnaires et partenaires institutionnels ou organismes compétents ; Analyse, identification et qualification de la demande et transmission d'un premier niveau d'information aux administrés et remise de dossiers relatifs aux démarches liées à l'enfance, au logement, aux affaires générales et état civil et dans les annexes de l'action sociale et contrôle et surveillance des accès de l'Hôtel de Ville. - Secteur téléphonique : Saisie des désordres signalés par les usagers et attribution des sollicitations déposées sur l'application - Secteur de l'accueil enfance : Accompagnement des usagers dans la création de leur espace personnel et remise de documents ; calcul et établissement du quotient familial ; création des factures des dossiers séjours et encaissement des régies ; traitement des dossiers des inscriptions scolaires, périscolaires, centre de loisirs, séjours vacances et classes transplantées. - Secteur logement : Enregistrement et gestion des demandes de logement social ; rédaction des courriers divers et des suites à donner aux permanences de l'élu de secteur ; traitement des logements vacants et préparation des CALEOL Commission d'Attribution des Logements et d'Examen de l'Occupation des Logements) et suivi des attributions relevant du contingent communal. Activités en liens fonctionnels avec la référente ou le référent du guichet unique et le chef du Service Affaires Générales et Etat Civil - Secteur Affaires Générales : Traitement et transmission des dossiers d'établissement de titres d'identité sécurisées ; instruction et remise des dossiers d'attestation d'accueil, de changement de domiciliation, de vie commune, des affaires militaires, d'inscription sur les listes électorales ; légalisation de signatures, copies certifiées. - Secteur Etat Civil : Remise d'actes ; Gestion du COMEDEC ; Remise des dossiers de mariage ; PACS ; parrainage et noces d'or ; de changement de nom et prénom ; Assistance à la célébration des cérémonies (mariage, parrainage et noces d'or). Activités spécifiques : Réceptionner les déclarations et établir des actes d'état civil et tenue administrative des registres d'état civil ; Etablissement des dossiers de mariage ; PACS ; parrainage et noces d'or ; de changement de nom et prénom ; Participation à l'organisation des scrutins électoraux. A SAVOIR SUR CE POSTE : - Restaurant dédié au personnel, foodles, prime annuelle, NBI = 10 pts. - Horaires liés aux horaires d'ouverture au public : horaires décalés sur la semaine par roulement, le samedi par roulement. - Disponibilité supplémentaire liées aux périodes électorales et recensement de la population. Profils recherchés -Titulaire du grade d'adjoint administratif ou de rédacteur ou d'un diplôme de niveau 5 - Compétences relationnelles : sens de l'accueil et gestion des conflits - Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et bureautiques - 1ère expérience de l'accueil du public très vivement souhaitée - Connaissances appréciées des procédures relatives aux formalités administratives - Aptitude à travailler en équipe -Goût pour le contact avec le public. Bonne maîtrise de ses émotions - Capacité à conserver neutralité et objectivité face aux situations - Expression orale et écrite de parfaite qualité