Assistant(E) D’accueil Et Secrétariat

Le Crous (Centre régional des oeuvres universitaires et scolaires) de Strasbourg intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des étudiants de l’académie de Strasbourg. Établissement public, le Crous gère les aides financières (bourses), une offre de restauration à tarification sociale équivalente à 1 566 380 repas étudiants par an et un parc de 5 527 logements. Il est animé, dans le cadre d’un réseau national, par le Centre National des OEuvres Universitaires et Scolaires (CNOUS).

Les résidences de l’Esplanade, à proximité immédiate du campus central strasbourgeois, emploient une équipe de 40 personnes et assurent la gestion au quotidien de l’hébergement de 1835 étudiants. Il s’agit de la plus grosse unité de gestion en hébergement du Crous. Les logements son répartis principalement sur deux sites (cité universitaire Paul Appell et résidence Les Flamboyants, comprenant 485 lits en studios et 1350 en chambres), auxquels s’ajoutent 10 appartements T2 et T3.

Avantages:

- Reboursement transport 75%
- contribution à la mutuelle
- prestations d'action sociale sous conditions
- restaurant universitaire
- formation

Sous l’autorité de la directrice et de son adjointe, l’agent accueille le public et participe à l’administration et à la gestion de la structure.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**Accueil des usagers (internes et externes)**:

- Analyse et traitement des demandes du public quel que soit le mode de communication (direct, téléphone, messagerie, courrier) : informer, orienter, filtrer, transmission au service concerné,
- Courrier : tri et répartition, réception colis et matériel,
- Relais et contact auprès des diverses entreprises intervenant sur site (remise des clés, avis de passage,),
- Gestion des supports de communication à destination des usagers (brochures, affiches, tracts ).

**Gestion locative et suivi administratif**:

- Première interface des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous état des lieux,
- Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat, prise de rendez-vous état des lieux sortant,
- Mise à jour quotidienne des plannings de nettoyage, états des lieux, travaux et occupation des logements,
- Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers,
- Tenue d’un rapport d’événements,
- Enregistrement comptable des redevances liées à l’occupation des logements en liaison avec le Régisseur,
- Exécution des tâches administratives courantes (saisie d’informations, rédaction de courriers et de factures), du suivi des disponibilités et de la vérification et du suivi des dossiers des résidents,
- Traitement de la messagerie électronique des résidences avec transfert à la hiérarchie si nécessaire.

**ACTIVITES SECONDAIRES**
- Remise en état des studios (ponctuellement),
- Interventions de premier niveau (nettoyage siphon évier par exemple),
- Liaison avec l’entreprise de ménage pour la planification des prestations.

**Connaissances générales**:

- Connaissance de l’environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d’attribution des logements (dossier résident - règlement intérieur -cautionnement, etc.),
- Connaissance de la structure du parc locatif,
- Connaissance du règlement intérieur,
- Maitrise de l’expression écrite et orale,
- Connaissance de base en anglais au minimum,
- Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
- Connaissance des règles d’hygiène et sécurité en vigueur,
- Connaissance en gestion hôtelière,
- Connaissance des produits d’entretien, des matériels et équipements.

**Compétences opérationnelles**:

- Connaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité, matériel de sécurité, accès aux différents espaces techniques),
- Maitrise de l’utilisation des outils de communication et de gestion de base (imprimante, scanner, téléphone, ordinateur),
- Maitrise des technologies de communication interne (intranet, logiciels dédiés ),
- Connaissance des techniques d’accueil, de communication,
- Connaissance en gestion des conflits et des personnalités difficiles,
- Utilisation d’un TPE,
- Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF).