Adjoint en Gestion de Scolarité

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
Du 01 février 2025 au 31 janvier 2026
- Localisation:
UFR SOCLE (SOciété, Cultures et Langues Etrangères)
Bât. Stendhal bât principal (A-I,Z) 1180 Avenue centrale
38610 Gières

Présentation de la structure

L’UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l’enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).
L’UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.
Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.
Elle compte 2600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs.

Missions principales

L’équipe administrative est constituée d’une direction générale, d’un pôle ressources humaines, d’un pôle relations internationales, d’un pôle financier, d’un pôle communication, d’un pôle bibliothèque et d’un service formation.

Vous travaillerez sous l’autorité de la responsable du service formation et au sein d'une équipe composée de 12 agents. Vous aurez en charge la gestion administrative d'un ou plusieurs parcours de formation: de l'inscription de l'étudiant à la délivrance du diplôme.

Activités principales
- Accueillir et orienter les usagers (étudiants, enseignants) par différents moyens (physique, téléphonique, et par mail).
- Renseigner les étudiants sur les démarches administratives et les enseignants sur les règlements et procédures.
- Diffuser les informations et assurer la liaison entre étudiants et enseignants.
- Gérer les inscriptions pédagogiques des étudiants (inscription aux UE, options, demandes spécifiques).
- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE et vérifier leur conformité avec les maquettes.
- Gérer les informations d’emploi du temps pour la remontée sur le logiciel HELICO et le paiement des services.
- Saisir les maquettes d’enseignement dans le logiciel APOGEE et s'assurer de la conformité des cursus.
- Organiser les jurys (convocation, respect des règles, préparation des PV, gestion des notes).
- Gérer les résultats : saisie des modalités de contrôle, édition des relevés de notes et attestations de réussite.
- Participer à l’organisation matérielle des examens (préparation des listes, enveloppes, sujets, gestion des fraudes).

Les missions impliquent des plages horaires de présence plus importantes à certaines périodes de l’année, notamment lors de la rentrée universitaire, des jurys et des commissions d’admission. Prise de congés en priorité lors des périodes d’interruption pédagogiques.

Compétences attendues
- Connaissance souhaitée de l'environnement de l'enseignement supérieur
- Capacité à gérer les priorités et respecter des calendriers contraints.
- Connaissance ou aptitude à se former rapidement aux outils de gestion de scolarité (APOGEE, ADE)
- Bon esprit d'analyse, de synthèse et sens de l'organisation.
- Sens du service public.
- Capacité de communication, de conseil et accueil du public.
- Rigueur, fiabilité, réactivité.
- Adaptabilité aux situations complexes et aux changements organisationnels.

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.