Office Manager

**Description de l'entreprise**
Le temps partagé, vous connaissez ? Ce quotidien varié, rempli de nouvelles rencontres et de missions différentes... Plutôt plaisant non ? En tant que salarié.e de Vénétis, vous partagez votre temps entre deux entreprises à mínima, sur un temps partiel ou plein selon votre équilibre de vie, le tout en étant en CDI. Grâce à notre groupement d'employeurs, vous développez vos compétences de manière exponentielle et ne vivez pas deux fois la même journée Alors, ça vous tente ?

**Description du poste**
Plusieurs entreprises vannetaises et alréennes adhérentes à Vénétis, spécialisées dans le numérique et la communication, recherchent leur futur.e Office Manager pour les épauler sur des sujets plus variés les uns que les autres Découvrir, améliorer, aider ne vous fait pas peur ? Alors poursuivez la lecture si vous l'osez

Les missions qui vous seront confiées seront (entre autres) les suivantes:

- **Gestion administrative**

Accueil téléphonique et prise de rendez-vous

Réponse aux appels d'offre

Rédaction, mise en forme, envoi et suivi de devis et

propositions commerciales

Relecture de contenus pour publication

Classement/tri/archivage informatique sur les serveurs
- **Services généraux**

Gestion des imprimeurs : demande de devis à l'impression

Gestion d'achats de fournitures

Suivi des avis clients

Participation à l’organisation d'évènements

Gestion de la flotte de véhicules et de téléphones

Entretien et maintenance du bâtiment

Gestion des prestataires espaces verts

Reprographie

Organisation de voyages d'affaires, de séminaires et des déplacements des collaborateurs
- **Gestion comptable/financière**

Facturation client et fournisseurs, suivi des paiements clients et relance

Transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable

Être l’interlocuteur des prestataires comptable, juridique, banque, assurances, impôts et autres organismes

Analyse de rentabilité

Mise à jour des tableaux de bord de suivi existants (suivi CA prévisionnel, dépenses )

Suivi des contrats fournisseurs, abonnements

Participation à l'élaboration du budget annuel
- **Marketing et événementiel**

Veille sur les salons, conférences, événements etc, et tenue du calendrier des événements

Participation à l'organisation des salons

Suivi de la relation avec les réseaux et l'agence de communication

Maintenance éditoriale du site web
- **RH**

Gestion de la partie administrative dans le cadre de la certification QALIOPI

Suivi administratif et inscriptions aux sessions de formations

Organisation de la logistique des sessions

Veille sur les sujets de l'intelligence artificielle

Suivi de la prise des congés

Organisation des arrivées et sorties des collaborateurs

Préparation des conventions de stages

Enregistrement des notes de frais

Contrat : CDI

Temps de travail : temps plein à terme, dans le cadre de la construction d'un temps partagé.

Rémunération : entre 25,5K€ et 27K€ selon profil et expérience

Date de démarrage : dès que possible

**Profil recherché**
Doté.e d'un esprit très organisé pour être en capacité de gérer plusieurs sujets simultanément, vous êtes une personne aimant faire face à une grande polyvalence quotidienne. Votre intelligence situationnelle vous rend très efficace dans la facilitation et la fluidification organisationnelle. Votre réactivité à l'égard des missions confiées contribue au respect des délais impartis. La curiosité est innée chez vous et c'est grâce à celle-ci que vous avez connaissance de tous les rouages des entreprises. Pour répondre aux besoins de ces dernières, vous savez suggérer de nouvelles idées et proposer des solutions grâce à votre expertise et prise de recul.

Techniquement, vous avez des capacités rédactionnelles avérées, maitrisez les outils informatiques (Pack Office, les réseaux sociaux etc...) et connaissez certains logiciels comptables afin de vous familiariser rapidement au sein des entreprises.

Une expérience d'au moins 3 ans nous semble nécessaire pour vous épanouir pleinement dans ce poste

**Si vous vous reconnaissez, n'attendez plus, postulez **
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