Assistant.e de Direction

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d’Ille-et-Vilaine œuvre pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons l’assistant-e du secrétaire général de la direction générale des services.
La direction générale des services dirige l’administration de la collectivité départementale et coordonne l’activité des pôles. Elle pilote la feuille de route des services, fixe le cap, les priorités, projets et actions à mettre en œuvre.
Au cœur des décisions, elle est en lien permanent avec le Président, l’exécutif et l’ensemble des conseillers départementaux et le cabinet.
Elle comprend:

- le Secrétariat Général des services,
- la Direction Assemblée, Affaires juridiques et Documentation
- la Direction de la Communication.
Description du poste
Fonctions
Collaborateur-trice direct-e et de confiance du secrétaire général des services, vous assurerez son assistance et serez le-la garant-e des échéances et de la qualité des productions (dossiers, notes à l'exécutif, notes internes, courriers.
Pour assurer une continuité de service, vous travaillerez en binôme avec l’assistante de direction du directeur général des services.
Missions générales
Vous assurerez les missions suivantes:

- Organiser l’agenda du secrétaire général des services.
- Gérer ses communications téléphoniques, électroniques et accueil physique des rendez-vous.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles, préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs, et des relations avec les partenaires extérieurs.
- Assurer la gestion administrative du secrétariat général de la direction générale des services (suivi administratif du personnel mais aussi suivi des enveloppes RH, suivi budgétaire en lien avec la Direction assemblée, affaires juridiques et documentation et la Direction de la communication, gestion des besoins bâtimentaires, logistiques et informatiques, suivi des tableaux de bord).
- Concevoir des mails d’information, des courriers, rapports, et notes pour le secrétariat général des services.
- Assurer le lien avec les assistant-es de direction des pôles pour la préparation des instances intéressant la direction générale et la présidence.
- Suivre et anticiper les échéances.
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
- Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents.
Missions spécifiques
- Organiser les réunions du Groupe Exécutif Restreint et du Groupe Majoritaire, en lien avec le cabinet du Président.
- Organiser et suivre les réunions des maires et des Président-es d’EPCI, en lien avec le cabinet du Président.
- Assurer la préparation et le suivi des réunions du Comité de Direction Générale et du Comité de direction.
- Assurer la gestion des temps des agent-es rattaché-es à la Direction Générale.
- Suppléer l’assistante de direction du directeur général des services pendant ses congés.
Spécificités du poste
- Relations régulières avec le cabinet du Président et avec l’ensemble des services départementaux.
- Assurer les fonctions de RH délégué-e pour la Direction Générale.
- Discrétion et confidentialité exigées.
- Capacité à travailler en autonomie avec de multiples interlocuteurs.
- Poste pivot et stratégique.
- Disponibilité.

Le Département propose:

- des plages de travail variables élargies.
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail (sous conditions). La première année de prise de poste, le cycle 1 vous octroiera 34 jours de congés, dont 2 jours de fractionnement, et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier ou ponctuel (jusqu'à 1 jour par semaine en coordination avec l’assistante du directeur général).
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo - co-voiturage).
- l'accès à un parking voiture vélo.
- des avantages et prestations sociales:

- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire.
Liaisons fonctionnelles
Fonctionnement en binôme avec l’assistante de direction du directeur général.
Informations spécifiques offre Internet
- votre CV.
- une lettre de motivation.

1. Vous êtes fonctionnaire territorial et titulaire du cadre d'emploi des rédacteurs