Assistant.e de Direction

-Présentation
Le Pôle Construction et Logistique a pour mission:

- Dans le domaine des infrastructures, de coordonner l’ensemble des activités de conduite d’opération et de maîtrise d’œuvre, via deux Directions routières : la Direction des Grands Travaux d’Infrastructures et la Direction de la Gestion des Routes Départementales.
- Dans le domaine des bâtiments, d’assurer la supervision de la gestion technique et la conduite des opérations menées dans les établissements (collèges, centres départementaux d’action sociale et tous les autres bâtiments départementaux, y compris les bâtiments incendie et secours), via la Direction des Bâtiments.
- De mettre à disposition des services départementaux les moyens nécessaires à leurs activités : imprimerie, fournitures, vêtements de travail, mobiliers, véhicules, etc, via la Direction des Moyens Généraux,
- D’assurer de façon transversale au sein de la collectivité, la supervision et la coordination de la thématique de la sécurité sous ses différents aspects.

Par ailleurs, des services transversaux intervenant en appui à ces quatre Directions sur des fonctions ressources humaines, marchés publics et budget sont rattachés au Directeur Général du Pôle via le Secrétariat général.
La Direction des Grands Travaux d’Infrastructures est composée de 5 services : les services études et travaux n°1, 2 et 3, le service génie civil et le service foncier des infrastructures et de 48 agents.
Elle est chargée de préparer et de mettre en œuvre les politiques d’investissement des infrastructures de mobilités départementales -routes, pistes cyclables, etc - (études, acquiistions foncières, suivi des travaux) et du suivi des grandes infrastructures portées par d’autres maitres d’ouvrages.
Description du poste
Fonctions
En binôme avec le directeur des grands travaux d’infrastructure, l’assistant(e) de la direction est une ressource d’information pour faciliter l’activité des agents de la direction.
Missions générales
Il(elle) exerce les principales missions suivantes:

- Accueil, courriers et réponse de 1er niveau en hiérarchisant les demandes et les informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité:
Suivi du courrier et des parapheurs en papier et numérique.
Accueil physique, téléphonique et gestion des mails.
Réponse de 1er niveau.
- Gestion des agendas, réunions et grands évènements:
Gestion d’agenda et gestion des réunions.
Assister l’organisation et la logistique d’évènementiel, séminaires et réunions publiques.
- Garant des échéances et de la qualité des écrits:
Etre en appui à la préparation et à la mise en forme de supports, notamment sur des outils innovants.
Prendre des notes et mettre en forme des rapports.
Avoir un rôle de garant de la qualité des productions.
Avoir un rôle d’alerte sur les échéances.
Préparer et assurer le suivi d’outils communs à la direction (tableau des congés Teams).
Etre référent pour la mise à jour de données référentielles (Oragnigramme, Annuaire).
Etre en veille sur le bon fonctionnement du classement et de l’archivage.
- Suivi d’activités de la direction:
Etablir et compléter des outils de suivi d’activité (Agenda des Mobilités) et de reporting efficients.
Assurer leurs diffusions.
Participer à l’élaboration de rapports d’activités (tableau de bord).
- Gestion de dossiers en propre (le cas échéant):
Constitution de dossier de demande de subvention.
Suivi des Rapports CP et rapports via Delib35.
- Gestion et conseils logistique, informatique et logiciel:
Suivi de stock et commande (fournitures, papiers, cartouches, enveloppes) en concertation avec la direction.
Gérer le prêt ou la mise à disposition de petits équipements:

Etre référent auprès de la DSN sur les équipements type traceurs et imprimantes.
Etre l’interlocuteur de la DMG dans les commandes de mobiliers, déménagements, demande de cachets, etc
Accompagner les nouveaux arrivants.
Favoriser l’appropriation de nouveaux outis.
Gérer les sollicitations Illisa.
- Au cœur de l’information:
Stocker la donnée et diffuser les règles de classement et d’archivage.
Assister et particper à l’accueil des nouveaux arrivants.
Préparer les dossiers en amont des recrutements.
Assurer la diffusion de l’information aux services et aux agents.
Assurer la transmission des informations montantes ou descendantes et alerter le directeur.
- Appui et coordination de l’activité des assistantes des services.
- Polyvalence et remplacement entre les assistantes de direction du pôle et participation à la permanence de présence.
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Liaisons fonctionnelles
Informations spécifiques offre Internet
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Parfaite connaissance des outils bureautiques.
- Bonne connaissance des règles d’orthographe et de grammaire.
Formation
Niveau de dipl