Assistant-e de Direction

Nous sommes l'Apec, association paritaire, partenaire privilégié dans l'évolution professionnelle des cadres.

Avec une équipe passionnée de plus de 1300 collaborateurs et 60 sites à travers la France et les DROM, nous œuvrons inlassablement pour une économie plus inclusive et performante.

Notre mission s'étend de l’accompagnement des cadres tout au long de leur vie professionnelle, à l’aide à la réussite des recrutements pour les TPE/PME en passant par la prospective du marché du travail.

**Pourquoi choisir l'Apec?**

Travailler avec nous signifie participer activement à transformer le paysage professionnel en s’investissant dans des missions d’intérêt général. Nous offrons non seulement une opportunité unique d'avoir un impact positif sur la vie professionnelle de nos clients mais aussi un environnement enrichissant propice au développement personnel et professionnel.

Rattaché-e à la Déléguée régionale, vous assurez l'interface entre la Déléguée régionale et les différents interlocuteurs internes et externes et coordonnez la circulation d’informations au sein de la Région.

Vous mettez en œuvre les activités suivantes:
**1. Gestion administrative et logistique**
- Organiser et gérer l’agenda de la Déléguée régionale, organiser ses déplacements,
- Assurer l'accueil, à distance et en face à face, des différents interlocuteurs de la Délégation Régionale ;
- Initier des contacts et prendre des RDV avec des décideurs économiques et/ou politiques, en appui de la Déléguée régionale et/ou avec la Chargée de Mission ; avec des entreprises en appui des consultant-e-s entreprise ;
- Assurer le secrétariat : gestion des agendas, gestion des courriers et courriels, filtrage des appels téléphoniques ;
- Assurer la préparation et l’organisation de réunions et/ou évènements spécifiques ou récurrents ;
- Assister aux réunions et contribuer au suivi des dossiers : présentations, rapports, comptes rendus,
- Assurer la coordination des activités administratives et logistiques ;
- Assurer le traitement des notes de frais,
- Traiter et suivre en toute autonomie les dossiers confiés par la DR.

**2. Gestion financière et RH**

**Gestion financière**:

- Suivre le budget courant de la délégation régionale ;
- Réaliser les demandes et le suivi des devis prestataires ;
- Création des demandes de contrats et des comptes fournisseurs ;
- Création des bons de commandes et suivi des factures en collaboration avec le service financier.

**RH**:

- Suivi des actions auprès de la médecine du travail en lien avec le siège.
- Planification des Visites médicales pour la Région,

**3. Être en appui des managers**
- Assister les manager dans la gestion des budgets et des moyens ;
- Appuyer les managers pour aligner les agendas et organiser les rencontres individuelles avec les collaborateurs (EA, EP..etc)

**4. Piloter l'organisation logistique**
- Piloter l'organisation logistique de réunions et d'événements internes et externes ;
- Mettre en œuvre des actions correctives en cas de dysfonctionnement constaté, en lien avec la hiérarchie ;
- Assurer la coordination entre les centres de la DR, centraliser les informations et le partager avec la DR et/ou les managers
- Proposer des actions d'amélioration en fonction des priorités du projet ou de l'équipe ;
Diplôme ou expérience équivalente:

- Bac+2 (BTS, DUT...) minimum en assistanat de direction, assistanat de gestionou équivalent avec une expérience significative d’au moins 3 ans dans une fonction d'assistanat de direction (ou un poste similaire) ;
Connaissances nécessaires:

- Connaissance des outils bureautiques et de communication : Word, Excel, Power Point, outils de visioconférence
- Gestion de planning
- Notions de gestion budgétaire

Doté-e d’une bonne aisance relationnelle, vous êtes flexible et en capacité à vous adapter pour interagir avec des interlocuteurs variés de différents statuts (institutionnels, entreprises, intervenants, cadres, partenaires).

Experte et maitrisant le sens du service client, vous savez mettre en place et gérer une organisation personnelle efficiente. Vous avez impérativement de bonnes capacités de synthèse, un bon niveau rédactionnel, et êtes suffisamment polyvalent pour mener plusieurs tâches de front.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 35 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel